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Vom technischen Handbuch zum Unternehmenslexikon

Seit mittlerweile zehn Jahren setzt die TenneT TSO GmbH auf ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt! GmbH. Anfänglich war es zunächst nur ein Nachschlagewerk für die Bau- und Betriebsrichtlinien des Netzbetreibers, mittlerweile entwickelt es sich zu einem unternehmensweiten Lexikon mit derzeit rund 11.000 Artikeln.

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Datenmigration BlueSpice MediaWiki
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Datenmigration in BlueSpice MediaWiki

In Kurzinterviews mit unseren Mitarbeitern bringen wir Ihnen Fragestellungen aus dem Arbeitsalltag mit BlueSpice näher. In diesem Artikel geht es um das Thema Datenmigration. Ein Interview mit Robert Vogel, Team Lead Produkt- und Softwareentwicklung bei der Hallo Welt! GmbH.

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Landau Media Berlin BlueSpice MediaWiki
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Ein gut gefüllter Wissensspeicher mit Ausbaupotential

Seit über zehn Jahren nutzt die Landau Media GmbH & Co KG ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt! GmbH. Für die Spezialisten in Sachen Medienbeobachtung einerseits wichtiges Werkzeug zur Prozessdokumentation, andererseits ein umfassendes Nachschlagewerk.

Eine „extreme Zeitersparnis“ nennt Anke Przybilla als ersten Punkt, wenn man sie nach den wesentlichen Vorteilen fragt, die das BlueSpice MediaWiki mit sich gebracht hat. Die Diplom-Bibliothekarin ist Wiki-Beauftragte der Landau Media GmbH & Co KG. Seit über 20 Jahren bietet das Unternehmen einen Rundum-Service in Sachen Medienbeobachtung. Vom Hauptsitz Berlin und Dependancen in Stuttgart und Hamburg aus betreuen die rund 280 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über 10.000 Kunden – vornehmlich Medienagenturen und die Presseabteilungen von Unternehmen. „Bei uns kommen noch richtige Zeitungen auf den Tisch“, erzählt Przybilla.

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Datenschutzkonform dokumentieren – BlueSpice MediaWiki und die DSGVO

Für Organisationen ist es wichtig, dass die in ihrem Wiki hinterlegten Dokumentationen nachvollziehbar und revisionssicher abgelegt werden. BlueSpice MediaWiki unterstützt Sie nun beim Spagat zwischen Nachvollziehbarkeit und Datenschutz. Vor dem Hintergrund der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) haben wir unsere Enterprise-Wiki-Software hinsichtlich des Schutzes personenbezogener Daten überarbeitet.

Die DSGVO definiert eine Reihe von grundlegenden Rechten, die auch für die Benutzer von BlueSpice MediaWiki relevant sind:

  • Auskunft: Die Benutzer haben ein Recht darauf, zu erfahren, welche Daten über sie im System hinterlegt sind.
  • Datenportabilität: Es muss den Benutzern möglich sein, die auf einer Plattform hinterlegten Daten zu extrahieren und ein ein anderes System zu überführen.
  • Berichtigung, Löschung oder Sperrung: Benutzer können die Berichtigung ihrer Daten verlangen oder selbst veranlassen. Ebenso können sie die Löschung oder Sperrung des Zugriffs auf ihre Daten verlangen.
  • Vergessen: Die Zuordnung von Daten zu einzelnen Benutzern muss aufgehoben werden können.
  • Einwilligung: Nutzer müssen die Möglichkeit haben, der Speicherung und Nutzung ihrer Daten differenziert zuzustimmen.

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Eine starke Online-Ressource rund um das digitale Marketing

Für sein Nachschlagewerk in Sachen digitales Marketing setzt das Münchner Softwareunternehmen Ryte seit Februar 2018 auf ein BlueSpice 3 MediaWiki der Hallo Welt GmbH. Die in dieser Form führende Ressource wird regelmäßig in universitären Arbeiten zitiert und hat einen großen Anteil an den Sessions auf der Ryte-Webseite.

 „Am Anfang haben unsere Entwickler einfach ein Wiki für uns selbst gebaut und betreut. So etwas gab es in dieser Form bis dahin nicht“, erzählt Pauline Mitifiot. Sie ist Marketing Expertin bei der Münchner Ryte GmbH, einem 2012 gegründetem SaaS-Unternehmen (Software as a Service). Mittlerweile ist das Wiki von Ryte eine wichtige und in dieser Form führende Online-Ressource. Im Februar 2018 wurde das Lexikon in ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt GmbH überführt. Der Grund: „Für unsere Entwickler ist das Wiki zu aufwändig geworden. Zudem sollen sie sich voll und ganz auf unser Produkt konzentrieren“, so Mitifiot.

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Übersichtliches Wissensmanagement für rund 2.000 Anwender

Aufgabenbeschreibung, Funktionsweise, Beispiele und Schulungsunterlagen – um ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Anwendung eines gemeinsamen Bearbeitungs- und Informationssystems zur Flurbereinigung zu erleichtern und alle damit verbundenen Fragen zu erläutern, greifen sieben Bundesländer auf ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt! GmbH zurück.

Es ist ein Mammutprojekt, das die Bundesländer Brandenburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Sachsen-Anhalt vor rund sieben Jahren in Angriff genommen haben: die Realisierung eines gemeinsamen Bearbeitungs- und Informationssystems für sämtliche Belange der Flurbereinigung, auf einheitlicher Datenbasis und mit den damit verbundenen technischen Standards.

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Linzer Strasse 299-325, Foto: Wiener Wohnen (c)
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„Ein Wert, den Sie in Zahlen gar nicht ausdrücken können.“

Vor einem guten halben Jahr hat „Wiener Wohnen“, Europas größte kommunale Hausverwaltung, ihr Unternehmenshandbuch sowie das komplette Prozess- und Dokumentenmanagement in eine Wiki-Plattform überführt. Ein Erfahrungsbericht.

„Das Wiki einzuführen, war ein bisschen wie aufräumen“, sagt Ing. Dietmar Milkovits. Er ist Dezernatsleiter für Qualitätsmanagement bei „Wiener Wohnen“, einer sehr traditionsreichen Unternehmung, deren Wurzeln bis in die 1920er Jahre zurückreichen. Als Dienststelle des Magistrats der Stadt Wien verwaltet, saniert und bewirtschaftet „Wiener Wohnen“ heute rund 220.000 Gemeindewohnungen in 1.800 Wohnhausanlagen und ist damit die größte kommunale Hausverwaltung in Europa. Bei ihren Verwaltungsaufgaben sind die rund 750 MitarbeiterInnen mit zahlreichen Vorschriften konfrontiert – das Word-Dokument, in dem diese zunächst in einer Art Unternehmenshandbuch zusammengefasst waren, war gut 600 Seiten stark. Entsprechend aufwändig gestaltete sich die Handhabung, die Suche nach Vorschriften, verbunden mit den flankierend benötigten Dokumenten.

„Mehr als nur irgendein Hype“

„Die große Herausforderung für die Zukunft war es, diese Masse an Informationen für unsere MitarbeiterInnen klar, verständlich und transparent aufzubereiten und wir haben auf ein Werkzeug zurückgegriffen, das bekannt und bewährt ist“, so Milkovits. 2017 traf die Unternehmensleitung deshalb die Entscheidung, dieses Unternehmenshandbuch sowie das komplette Dokumenten- und Prozessmanagement in ein BlueSpice 3-Wiki der Hallo Welt! GmbH zu überführen, das sogenannte „MitarbeiterInnenanleitungssystem“ (MAAS). Auch das hauseigene Intranet wurde im Zuge dessen abgelöst, sozusagen im Vorbeigehen, und seit Mai 2018 gilt: „Wenn ich was brauche, schaue ich ins MAAS.“

„Ein Wiki ist mehr als nur irgendein Hype. Das ist etwas Stabiles, das sich ausbauen und an zukünftige Herausforderungen anpassen lässt“, sagt Milkovits, dessen Dezernat das MAAS federführend betreut und als Betreiber der Plattform fungiert. Suchfunktion, einfache Struktur mit vielfältigen Vernetzungsmöglichkeiten, PDF-Druckfunktion für Dokumente, gefälliges Layout und ein einfach anpassbares Berechtigungssystem benennt er als die grundlegenden Pluspunkte. Weiterlesen