„Das Wissen ist eben kein Snapshot“

Forschung und Entwicklung. Q.: Schaeffler Gruppe
Forschung und Entwicklung. Q.: Schaeffler Gruppe

Wie machen sich Wikis in Unternehmen? Bewähren sie sich? Paul Seren, Leiter des Wissensmanagements der Schaeffler Gruppe hat schon vor Jahren ein Unternehmenswiki eingeführt. Es ist heute eines seiner Erfolgsprojekte. Hallo Welt! sprach mit ihm über seine Erfahrungen.

Herr Seren, das Unternehmenswiki von Schaeffler ist bereits seit 2007 aktiv, hat ca. 1000 angemeldete Nutzer und ca. 2000  Einträge. Sind Sie wunschlos glücklich?

Prinzipiell ja: Ein Wiki im Unternehmen scheint immer mehr dem Informationsbereitstellungsbedürfnis der Mitarbeiter zu entsprechen. Der Bekanntheitsgrad und die Akzeptanz im persönlichen Internet-Einsatz von Wikipedia, sowie die sich verändernde Kommunikation um Internet sind hierzu sicher eine riesige Hilfestellung. Dennoch treffen im Unternehmensgebrauch konventionelle Gedanken-Welten der „gesicherten Ablagen“ mit dieser gemeinsamen Aufbereitung zusammen – hier ist eine intensiver Informations-/Einweisungsbedarf zur Kultur-Anpassung notwendig.

Sie haben den Impuls für das Schaeffler Wiki gegeben. Welche Idee steckt dahinter?

Die Grundidee entstammt aus der „Dokumentation“ des Wissen von Mitarbeitern, welche das Unternehmen aufgrund der Erreichung des Rentenalters verlassen (Methode Expert Debriefing): Einerseits sind gerade langjährige Mitarbeiter sehr stark vernetzt: Die eigene Arbeit hat eine Menge an Relationen zu anderen Wissen-und Arbeitsgebieten. Hier bieten Wikis mit seiner einfachen Vernetzungsmöglichkeit (interne und externe Links, Interwikilinks, Kategorisierung) gegenüber allen anderen Dokumentationssystem wesentliche Vorteile und vielfältige Möglichkeiten.

Andererseits: Das Wissen entwickelt sich weiter, Zusammenhänge verschieben sich, auch andere Mitarbeiter wissen etwas zu dem Thema, das Wissen ist eben kein „Snapshot“. Und hier greift der Wiki-Ansatz in einem  besonderen Maße:  Die Inhalte lassen sich ständig aktualisieren und sie werden auch aktualisiert.  Der Wissensschatz eines Experten kann die Initial-Zündung sein, aber sie wird in einem Wiki niemals so verstauben wie z.B. eine eventuell mit dem gleichen Inhalt erstellte Powerpoint-Datei.

Auch Wikis altern. Wo sehen Sie die größte Herausforderung mit „reifen“ Wissensportalen?

Die Herausforderung liegt in der aktiven Mitarbeit der bei uns als „Wiki-Gärtner“ bezeichneten Wiki-Verantwortlichen aus den Fachbereichen, welche sich um die größeren Themen-Cluster kümmern. Anpassung und Flexibilität sind nötig und letzten Endes auch gemeinsame Initiativen („Aufräumaktionen“) , damit das Unkraut nicht den sinnvollen Inhaltskern überdeckt.

Mir scheint, dass bereits etablierte Wiki-Systeme irgendwann vor dem Problem stehen, dass es einen neuen Anfang geben muss, weil neue Mitarbeiter das Wiki inhaltlich anders – „für sich“ –  gestalten wollen oder weil mit der ständigen Veränderung in dynamischen Wissensgebieten der Pflegeaufwand so groß wird, dass es einfacher scheint, alles einfach neu schreiben zu dürfen. Liege ich da richtig oder tritt das Problem bei Schaeffler erst gar nicht auf?

Ich denke, wir sind noch nicht an diesen Punkt angekommen. Aber: In einem Wiki mit der Verteilung der Pflegeverantwortlichkeit auf viele Schultern ist es wesentlich einfacher, Anpassungen durchzuführen als in klassischen eher hierarchischen Ablagesystemen.  Es geht ja grundsätzlich nichts verloren, es entstehen eher neue „Blickwinkel“ auf die Wissensinhalte. Natürlich muss immer wieder bewusst gemacht  werden, dass nichts abgeschlossen ist. Je abgeschlossener ein Bereich und dann noch mit einer geringen Zahl an mitwirkenden Mitarbeitern, um so mehr wächst die Gefahr, dass unveränderbare Monolithe entstehen, welche schwerfällig für Veränderungen sind.

Dokumentieren sie eigentlich bestimmte Zwischenstände des Wikis? Oder gibt es eine Routine für die Archivierung älterer Artikel?

Nein!

Nun ist ein international aufgestelltes Unternehmen wie Schaeffler ist zwingend mehrsprachig. Wie gehen Sie mit dem Problem im Wiki um? Welchen Lösung haben Sie dafür gefunden?

Wir unterstützen das Unterrnehmens-Wiki auf Deutsch und Englisch. Sollte es zu einer deutschsprachigen Wiki-Seite eine vergleichbare Seite im englischen Wiki geben, wird mit Interwiki-Links der Querverweis mit eingebracht. Es gibt nur in den wenigsten Fällen eine 1:1 Übersetzung – welche auch dann nur für den Zeitpunkt der Erstellung so gesehen werden kann. Grundsätzlich sind es eben zwei unabhängige Seiten in zwei unterschiedlichen Wikis – damit ist unser Vorgehen mit der Internet-Wikipedia-Welt vergleichbar.

Sie arbeiten für die inhaltliche Organisation des Wikis mit sehr visuellen Hilfsmitteln wie Wissenslandkarten. Hat sich das bewährt? Brauchen wir für Enterprise 2.0-Projekte noch einen eigenen Methodenapparat oder sind aus ihrer Sicht die etablierten Methoden der Gruppenarbeit ausreichend?

Die Wissenslandkarte ist generell nur ein Gedankenmodell – diese verändert sich ständig und ist auch daher nicht eine „verbindliches“ Dokument. Die Wissenslandkarte im Moment ist daher eher nur „sichtbar“ in der Auswertung der Kategorien-Zuordnung/Hierarchisierung der Wiki-Seiten. Bewährt hat sich bisher schon der Gedankengang, dass eine Information einer Wiki-Seite nicht zwangsläufig nur in einem Teil-Ast einer Wissenslandkarte steckt, sondern durch die Kategorien mehreren „Sichten“ zugeordnet sein kann. Von daher  reichen die Methoden aus – sie finden in Wiki aber eine anfassbare Umsetzungsmöglichkeit.

Herr Seren, vielleicht noch zum Schluss, wo sehen Sie den größten Bedarf  in der Weiterentwicklung des Wissensmanagements mit Wikis?

Es ist die Organisation und die Kultur im Unternehmen, welche den Umgang mit dieser Art der gemeinsamen Erstellung  von Inhalten als „selbstverständlich“  zu akzeptieren lernen muss. Dies erfordert Umdenken und das Loslösen von gewohnten Strukturen. Aber es ist auch die große Chance für Unternehmen, welche sich einer dem Idealbild einer „lernenden Organisation“ bewusst nähern wollen!

Herr Seren, wir danken Ihnen für das Gespräch!

Das Interview führte Richard Heigl.

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