4 kostenlose Business Online Tools

Es gibt jede Menge kleine Helferlein für den Arbeitsalltag. Viel davon sind kostenlos und online verfügbar. Einige kennt man schon, andere sind relativ unbekannte Schätze. Ich habe vier dieser Werkzeuge ausgewählt, um sie Ihnen vorzustellen:

  1. Doodle: Werkzeug für Terminabfragen, Umfragen und Abstimmungen.
  2. Trello: Tool, das  für Projektmanagement und Workflows genutzt wird.
  3. Tricider: unterstützt nachvollziehbar Brainstorming- und Abstimmungsprozesse.
  4. The Deadline: Werkzeug für Aufgabenerstellungen und To-Do-Listen mit vielen Extras.

Alle ausgewählten Tools sind online und kostenlos verfügbar. Gemeinsam ist ihnen auch, dass sie alle sehr intuitiv und benutzerfreundlich aufgebaut sind und man sie schnell für seine Zwecke nutzen kann. Eine genaue Beschreibung der ersten Schritte, speziellen Funktionen und ein kurzes Fazit finden Sie nachfolgend:

1. Doodle

Doodle-kleinDoodle ist wohl das bekannteste
kostenlose Online-Tool. Mit Doodle lassen sich Terminabfragen und Umfragen bzw. Abstimmungen gestalten.
Wie funktioniert’s?

Gehen Sie auf www. doodle.com. Dort kommen Sie in 4 Schritten zum Beispiel zu einem Wunschtermin für eine Veranstaltung.

1. Geben Sie allgemeine Informationen an, also um welchen Termin es sich handelt (Titel), wo er stattfinden soll (Örtlichkeit), nähere Informationen zum Termin (z.B. Themen, die besprochen werden sollen oder Ähnliches) und natürlich von wem der Termin kommt (Name) und eine Referenz (E-Mail-Adresse).

2. Geben Sie als Veranstalter oder Verantwortlicher eine erste Vorauswahl von Terminen an. Es können mehrere Tage ausgewählt, und zusätzlich Zeitzonen oder genaue Uhrzeiten angegeben werden.

3. In den Einstellungen wird dann bestimmt, welche Form der Terminabfrage gewünscht ist. Die einfachste Form ist die „Einfache Abfrage“, hier kann jeder anklicken, an welchen Terminen er oder sie Zeit hat. Zum Schluss wird dann der größte gemeinsame Nenner gewählt.  Aber es gibt auch spezielle Einstellungen, wie zum Beispiel das „Ja-Nein-Wennsseinmuss“, das ist vor allem bei Umfragen hilfreich, bei denen einige vielbeschäftigte Mitarbeiter beteiligt sind, die sich aber notfalls noch die ein oder andere Minute freischaufeln könnten. Die „versteckte Umfrage“ ist für Umfragen nützlich, die sich mit heikleren Themen befassen. Hier sieht dann nur der Verantwortliche der Umfrage, wer was abgestimmt hat. Wenn jeder nur eine Stimme abgeben soll, so kann auch dies limitiert werden. Und eine letzte Variante ist die Möglichkeit, jede einzelne Antwortmöglichkeit als eine Art Anmeldeformular mit begrenzter Teilnehmerzahl zu gestalten. Nach einer definierten Anzahl an Stimmen ist der Kurs (also diese Antwortmöglichkeit) voll.

4. Laden Sie Leute zur Abstimmung ein. Entweder Sie klicken auf „Fertigstellen“ und erhalten dann einen Link zur Umfrage, den Sie selbst über Ihr eigenes E-Mail-Programm verschicken oder Sie verbinden Ihr Google- bzw. Outlook-Adressbuch mit Doodle und lassen die Einladung darüber verschicken. Nun können die Eingeladenen ihre Stimme abgeben. Der Verantwortliche kann über einen speziellen Link weiterhin Änderungen an den Beschreibungen etc. vornehmen.

Fazit: Sehr nützliches, schnell und einfach zu bedienendes Tool. Jedoch kommt Doodle bei zu vielen Terminmöglichkeiten mit der Anzeige in Schwierigkeiten. Man muss sich also im Vorfeld überlegen, wie man die Terminmöglichkeiten bestmöglichst voreinstellt. Z. B. um eine gemeinsame Urlaubswoche festzulegen ist es nicht sinnvoll den Kalender zu bemühen, sondern am besten die Kalenderwochen zur Abstimmung einzutragen (also statt 1.1.; 2.1.; 3.1.  oder 8.1.; 9.1.; 10.1. geben Sie KW1 oder KW2 zur Auswahl).

2. Trello

Trello-kleinTrello ist ein kostenloses Werkzeug für Projektmanagement und speziell die Kanban-Methode. Hier können Schritt für Schritt Arbeitsabläufe erstellt, zugewiesen und bearbeitet werden.

Wie funktioniert’s?
Besuchen Sie www.trello.com und registrieren Sie sich (Sie können auch ihren Google-Account dazu nutzen).

1. Boards. Falls Sie schon bei Trello registriert sind, haben Sie vermutlich mehrere Boards, d.h. Projekte angelegt. Wählen Sie eines Ihrer Projekte aus oder erstellen Sie ein neues. (Bei Neuregistrierung wird man direkt auf ein Willkommens-Board geleitet und kann sich hier ausprobieren). Ein Board besteht dann wiederum aus mehreren Listen.

2. Listen. Wählen Sie entsprechend Ihrem Thema die Anzahl der Arbeitsschritte (in Form von Listen) aus und ersetzen Sie die Überschriften in den Listen. Über die Navigation am rechten Rand können auch zusätzliche Listen hinzugefügt werden. Die Reihenfolge (von links nach rechts) der Listen ist über Drag & Drop auch nachträglich veränderbar. Listen beinhalten mehrere Cards.

3. Aufgaben. Benutzen Sie die sogenannten „Cards“ innerhalb von Listen, um einzelne Aktivitäten innerhalb der Arbeitsabschnitte festzulegen. Die Cards fungieren dabei als eine Art eigenes schwarzes Brett, d.h. hier können Videos, Fotos etc. eingebunden werden, es kann über eine Aktivität diskutiert werden, man kann Checklisten, Votings erstellen und Termine festlegen. Die Cards können per Drag & Drop zwischen den verschiedenen Stationen des Projektes verschoben werden. Auch die Rangreihenfolge der Cards ist auf diese Art veränderbar. So kann eine Aufgabe zum Beispiel einem bestimmten Arbeitsstatus zugewiesen werden. Durch die Reihenfolge erhält man die Möglichkeit, Aufgaben nach Wichtigkeit/Dringlichkeit zu sortieren. Übrigens kann man auf diese Cards per Link aufmerksam machen und sie, z. B. zu Dokumentationszwecken, exportieren oder drucken. Auch eine Archivierung der Cards innerhalb von Trello ist möglich.

4. Profile und zusammen arbeiten.  Um es als Teamwerkzeug zu benutzen, müssen sich natürlich andere Leute beteiligen. Diese kann man über die Eingabe der E-Mail-Adresse oder, falls schon bei trello registiert, per Nutzernamen zu dem Projekt einladen. Die Beteiligten können wiederum per Drag & Drop den einzelnen Cards zugewiesen werden. Alle Bearbeitungen an einer Card werden übrigens auf der Card selbst dokumentiert und zwar mit Name und Zeit. Die Nutzerprofile werden über ein kleines farbiges Kästchen gekennzeichnet, welche Nutzer „Admin“ eines Bords sind und ob sie gerade online oder inaktiv sind.

5. Sonstiges. Über die Zuweisung von einer oder mehrer Farben zu den einzelnen Cards können weitere Kategorien oder Einteilungen vorgenommen werden. Welche Aktivitäten zuletzt in einem Board vorgenommen wurden, wird übersichtlich rechts in der Navigationsleiste aufgelistet.  Über verschiedene Filter kann nach einzelnen Aufgaben und Prozessen sortiert und gesucht werden. Das ist vor allem bei großen Projekten sehr hilfreich. Trello läuft auch auf mobilen Geräten bestens. Und als letzter Punkt: es können Organisationen auf Board-Ebene angelegt werden.

Fazit: Trello ist sehr nützlich und intuitiv. Man findet alle nötigen Funktionen schnell und kann leicht mitarbeiten. Bei der ersten Registrierung finden sich viele Hilfestsellungen von einem Einführungsvideo, über First Steps in Form von Cards u.v.a.m.
Etwas gewöhnungsbedürftig ist zum Beispiel bei den Cards, dass es keinen „Speichern“-Button gibt. Bearbeitungen werden automatisch übernommen, wenn man das Fenster bzw. die Card schließt. Auch dass die Benutzeroberfläche bislang nur auf Englisch verfügbar ist, mag den ein oder anderen stören.
Laut Trello ist und bleibt das Tool kostenlos, lediglich einige kostenpflichtige Zusatzfeatures sind geplant. Was den Datenschutz und Sicherheit angeht, so scheint es auf den ersten Blick auch für sensible Projekte geeignet, jedoch ist zu empfehlen sich vorher noch einmal genau die Einstellungen etc. anzuschauen. Ein MobileApp steht auch schon in den Startlöchern … der aktuelle Status ist in einer Trello-Liste einsehbar.

3. Tricider

Tricider-kleinTricider ist ein hervorragendes Hilfsmittel, das nachvollziehbar Brainstorming- und Abstimmungsprozesse abbildet und unterstützt.In seiner Eigenschaft als Abstimmungstool ist es Doodle nicht unähnlich, basiert aber auf einem etwas anderen Prinzip. Bei Tricider wird eine Frage in den Raum gestellt, die dann mit Hilfe von allen argumentativ zu einer besten Lösung kommen soll. Das heißt, jeder darf Vorschläge machen, abstimmen und auch Argumente anführen, warum er den einen Vorschlag gut, den anderen weniger gut findet. Tricider sammelt die Abstimmungen und zeigt die meist favorisierte mit einem Sternchen an. Das Tool eignet sich also hervoragend für Brainstorming, aber auch Abstimmungen, die nachvollziehbar sein sollen.

 

Wie funktionierts?

Gehen Sie auf http://www.tricider.com/. Von hier sind es noch  3 Schritte bis zum Ergebnis.

1. Geben Sie eine Frage in das Feld ein, die Sie mit Ihren Kollegen oder mit anderen zusammen beantworten und bearbeiten wollen. Auf „Los“ klicken und schon können Sie starten.

2. Sie kommen nun auf die Bearbeitungsseite. Hier können Sie selbst erste Ideen einstellen. Unten auf der Seite finden sich alle erdenklichen Möglichkeiten andere User zum Zusammenarbeiten einzuladen, E-Mail, facebook, twitter oder LinkedIn. Ganz rechts oben befindet sich die Deadline. Sie ist auf 14 Tage voreingestellt, kann aber vom Ersteller des Brainstormings geändert werden.

3. Um Ideen vorzuschlagen gibt es links oben einen grünen Button. Wenn man darauf klickt, öffnet sich ein Abfragefeld. Dort können Sie ihre Idee und ihren Namen eingeben. Letzteres ist optional, aber sinnvoll, um später bei möglichen Rückfragen o.ä. leichter nachvollziehen zu können, wer welche Idee eingebracht hat. Zudem kann ein Bild hochgeladen werden, das ist bei vielen Entscheidungen sehr nützlich. Die Idee wird dann in einer Tabelle angezeigt.  Von nun an können weitere Ideen vorgeschlagen werden oder vorhandene Ideen mit Pro und Contra-Argumenten versehen werden. Die Art der Argumente muss vorher ausgewählt werden, dann werden Pro-Argumente blau und Contra-Argumente orange dargestellt. Bei den Argumenten gilt im Übrigen dasselbe wie bei den Ideen, Namen können, müssen aber nicht angegeben werden. Ich halte es jedoch aus Übersichtsgründen für sinnvoll sie anzugeben. Ganz rechts wird dann bei jeder einzelnen Idee noch abgestimmt. Ein Klick auf Abstimmen bedeutet eigentlich „Zustimmen“.
Wie oben bereits angedeutet, zählt tricider dann die Abstimmungen für alle sichtbar und markiert die Idee mit den meisten Zustimmungen mit einem Stern.

Fazit: Für Brainstorming sehr nützlich und übersichtlich. Vor allem, wenn das Brainstorming dokumentiert werden soll sehr hilfreich, allerdings auch etwas zeitaufwendig. Bei vielen Ideen und Argumenten wird es schnell unübersichtlich, insbesondere dann, wenn Leute ihre Namen nicht richtig oder gar nicht angeben. Es empfiehlt sich daher, einige Anweisungen zur Vorgehensweise zu besprechen und mit auf den Weg zu geben.

4. The Deadline

The-Deadline-kleinThe Deadline ist ein Tool für Aufgabener
stellung und To-Do-Listen. Im Gegensatz zu Doodle oder Tricider muss man sich bei „The Deadline“ für die Nutzung des kostenlosen Accounts erst registrieren. Übrigens gibt es den kostenlosen Account, auch wenn er unter den ganzen Angebotspaketen nicht sonderlich auffällt. The Deadline funktioniert auch auf Mobilgeräten, die mit Android laufen.

 

Wie funktionierts’s?

Wechseln Sie auf https://the-deadline.appspot.com und registrieren Sie sich. Nach der Anmeldung poppt ein „Erste Schritte“ Fenster auf, das den Einstieg wesentlich erleichtert. Hier werden in einem Mouseover alle Funktionen kurz erläutert.

  • Aufgaben anlegen und terminieren: einfach auf „neue Aufgabe anlegen“ klicken und in einem Freitext die Aufgabenbeschreibung eintippen. Um die Aufgabe zu spezifizieren, muss man die unten aufgeführten Sonderzeichen benutzen. Die Terminierung läuft entweder über „irgendwann“, d.h. unbestimmt oder über ein festzulegendes Datum mit Uhrzeit. Die Aufgabe kann wiederkehrend eingestellt werden, d.h. über eine definierte Anzahl an Tagen, Wochen, Monaten oder sogar Jahren.
  • Per #Hash-Tag-Zeichen und Keyword können Aufgaben kategorisiert werden, also z.B. #Marketing #CeBit. So können nachher Aufgaben schneller durchsucht, gefiltert und geordnet werden.
  • Mit dem @-Zeichen und der anschließenden Angabe der E-Mail-Adresse, können Aufgaben einer Person zugewiesen werden. Zum Beispiel: @koepff@hallowelt.com
  • Eigene Tabs, d.h. Ordner, können angelegt werden, um Aufgaben thematisch zu strukturieren. Dazu auf ein Keyword (#-Tab) klicken, dieses wird dann gefiltert und man kann dann den Tag als Tab, also Ordner, abspeichern.
  • Die Aufgaben werden dann aufgelistet und können über Einstellungen gelöscht, markiert, bearbeitet oder erledigt werden. Auch ein direkter Link auf die Aufgabe zum Verschicken kann angezeigt werden.
  • Ganz rechts befindet sich eine Übersicht des Aufgabenstatus. Wie viele Aufgaben beispielsweise erledigt, wiederkehrend, markiert usw. worden sind.
  • In den Benutzereinstellungen können u.a. Angaben über die Zeitzone gemacht, Benachrichtigungseinstellungen bearbeitet und die Aufgaben als CSV-Datei eportiert werden.

Fazit: Sehr gute Erklärungen und Hilfestellungen, um sich in „The Deadline“ schnell zurecht zu finden. Die Oberfläche ist übersichtlich gestaltet und intuitiv. Allerdings sind die Funktionen der kostenlosen Version doch stark begrenzt. Etwas ärgerlich ist weiterhin, dass nach der Löschung des eigenen Accounts weiterhin E-Mails an nicht-angemeldete, eingeladene Kollegen verschickt werden. Damit diese keine weiteren E-Mail-Erinnerungen erhalten, müssen sich diese zunächste einen eigenen Account anlegen und dann wieder löschen.

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3 Kommentare

  • Rado

    27. März 2012

    Doodle kenne ich ja schon etwas länger und nutze es auch privat, um Termine zu organisieren. Tricider ist da noch eine sinnvolle Ergänzung für mich – und Trello macht tatsächlich so viel Spaß, dass ich schon nach einer guten Gelegenheit und Einsatzmöglichkeit dafür suche ;o)

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  • Markus Schwed

    8. Juli 2013

    Hi, vielleicht wäre CompanyMood noch eine schöne Erweiterung dieser Liste von kostenlosen Tools? 😉

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  • seco

    5. Juli 2017

    Hi, https://pollunit.com wäre noch ein weiteres kostenloses Tool für einfache Terminfindungen/Umfragen/Bewertungen im Team. Quasi eine Mischung aus Doodle und Tricider.

    Das für mich beste Feature bei pollunit ist für mich das Dot-Voting und das Abstimmen über Bilder.

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