MediaWiki für Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen – ein Erfahrungsbericht

MediaWiki hat sich längst zum Standard-Wiki in Unternehmen gemausert. Nur der Gesundheitssektor hinkte etwas hinterher. Aber jetzt erobert sich die Software auch dort ihren festen Platz. Arztpraxen, Apotheken und Krankenhäuser nutzen MediaWiki als Tool zur Qualitätssicherung. Wie das konkret funktioniert, zeigt der Gastbeitrag von Maik Arlt, VAMED Deutschland.

Aufgaben und Anforderungen innerhalb des Gesundheitssektors

Moderne Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen benötigen eine moderne Infrastruktur. Nur wenn im Hintergrund alles reibungslos funktioniert, können sich Ärzte und Pflegekräfte ganz auf ihre Arbeit konzentrieren. VAMED unterstützt die Betreiber von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen dabei, dieses Ziel zu erreichen.

Bei unserer Arbeit verfolgen wir einen ganzheitlichen Ansatz: Wir haben stets das Zusammenspiel aller Abläufe bei der Patientenversorgung im Blick. Dementsprechend verfügen unsere Mitarbeiter über ein umfassendes Fachwissen und langjährige Erfahrungen. Diese reichen von der Wartung sowie Instandhaltung der Medizin-, Informations- und Krankenhaustechnik über die Sterilgutaufbereitung und das Facility Management bis hin zur kompletten technischen Betriebsführung.

Wir betreiben Qualitätsmanagementsysteme, die nach DIN EN ISO 9001 und DIN EN ISO 13485 zertifiziert sind und deren Dokumentationsgrundlage Mediawiki bildet.

Wie wird die Dokumentation umgesetzt? Und warum mit MediaWiki? 

Zum einen, weil es dank Wikipedia ein stabiles System mit einer Vielzahl von Erweiterungen ist und zum anderen, weil sich die Möglichkeit bietet, auf einfache und selbstkonfigurierbare Weise Qualitäts- und Wissensmanagement zu verbinden. Wir haben insgesamt drei Systeme auf Mediawiki aufgesetzt die unterschiedliche Anforderungen erfüllen.

MediaWiki bei CFM
MediaWiki bei CFM

 

MediaWiki bei Vamed
MediaWiki bei Vamed

 

Der Aufbau:

Das System ist schnell aufgesetzt und kann mit Inhalt gefüllt werden. Die Grundidee à la Google – es reicht ein Suchfenster – wurde von den Nutzern schnell abgewählt. Eine Struktur musste her. Seitdem nutzen wir die Categorytree-Erweiterung zur Gliederung der Artikel. Jeder Abteilung ist eine Kategorie mit der entsprechenden Kategorie-Seite zugeordnet, die wir in Anlehnung an die Wikipedia-Portalseiten erstellt haben. Der Nutzer findet auf dieser ersten Seite Informationen zu den Aufgaben des Bereiches, zu Ansprechpartnern sowie die aktuellen Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und mitgeltende Dokumente. Diese Seiten sind für alle im Lesezugriff erreichbar. Für die Erstellung und Freigabe von Artikeln haben wir einen entsprechenden internen Bereich als eigenen Namensraum erstellt. Berechtigte Mitarbeiter können hier bearbeiten und ändern, bevor der Artikel freigegeben und durch verschieben für alle sichtbar wird.

Das Wiki mit Inhalten füllen:

Artikelinformationen und Freigabe-Status

Die einzelnen Artikel werden über eine „createarticle-Funktion“ auf Basis einer Vorlage im internen Bereich angelegt. Somit wird sichergestellt, dass alle Artikel den gleichen Aufbau haben. Die Vorlage enthält die hier abgebildete Infobox, eine kurze Zusammenfassung und drei vordefinierte Überschriften. Interessant ist die Zeile „Status“. Hier wird automatisch beim Vergeben des Dokumentenstatus‘ der Artikel in die gleichnamige Kategorie gesetzt. Das hat den Vorteil der Übersichtlichkeit noch zu bearbeitender Artikel. Wir verwenden Kategorien auch, um Artikel zu kennzeichnen, die u. a. Verweise auf externe Dokumente (Normen und Gesetzte) haben.

Etwas anders verhält es sich mit Uploads, also z. B. Formularen, die in den Artikeln angesprochen werden. Hier hat man das klassische Problem der “Inhaltslosigkeit“. D.h. der Inhalt des Dokuments bleibt für die Suchfunktion verborgen. Man sollte also beim Upload zumindest darauf achten, Schlagworte oder Kategorien zu vergeben.

Freigabe als Qualitätssicherung:

Sind die Artikel redaktionell bearbeitet, werden Sie für die Freigabe vorbereitet. D.h. der letzte Bearbeiter setzt den Dokumentenstatus von „Entwurf“ auf „zur Freigabe“ und übergibt ihn an den Prozessverantwortlichen. Dieser druckt den Artikel aus, streicht „zur Freigabe“ schreibt „freigegeben“, Name, Unterschrift und Datum darauf und gibt das Dokument an den QMB. Der QMB prüft den Artikel im Wiki auf defekte Links (eventuelle Verweise in andere Namensräume, die durch fehlende Berechtigungen dann nicht mehr erreichbar sind), fehlende Verknüpfungen usw. und setzt anschließend den Status auf „freigegeben“ und verschiebt den Artikel in den öffentlichen Bereich. In geschlossenen Namensräumen besteht zusätzlich die Möglichkeit, dass User mit Administrator-Rechten Artikel für die Bearbeitung sperren können. Praktisch ist das u.a., wenn mehrere Mitarbeiter an einem Projekthandbuch arbeiten und der Projektleiter den aktuellen Stand zur Freigabe vorgelegen muss. Mit zwei Klicks ist der Bearbeitungsstand eingefroren.

Kleines Manko – Prozessvisualisierung: 

Aktuell wird die Aufbauorganisation noch unzureichend abgebildet. Die unterschriebenen Organigramme werden eingescannt und als pdf im Wiki hinterlegt. Zukünftig sollen Organisationseinheiten über Kategorien stärker mit den Prozessen verknüpft werden. Gleiches gilt für die Prozesslandkarte. Die im Wiki zahlreich angelegten Verknüpfungen, die die Wechselwirkung der Prozesse beschreiben, können nicht visualisiert werden. Versuche, das Problem über GraphViz zu lösen, waren im ersten Schritt nicht erfolgreich.

Fazit – Mehr als Qualitätsmanagement

Strategisch soll ein Wiki aber nicht allein dem Vorhalten von QM-Dokumenten dienen. Unter dem Stichwort „Wissensmanagement“ wurden in einem unserer Systeme, neben dem obligatorischen Qualitätsmanagement und der Arbeitssicherheit, auch bereichsspezifische Namensräume angelegt, und das sowohl öffentlich als auch geschlossen. Dieses Vorgehen unterstützt die periodische Neubewertung der im QM hinterlegten Prozesse. Denn wenn die Tagesdokumentation zu stark vom Soll-Prozess abweicht, wird es Zeit für eine Anpassung. Dabei ist es Aufgabe des QM-Bereiches darauf zu achten, dass keine Parallel-Systeme entstehen. Um dies zu verdeutliche zwei Beispiele:

  • Die Küche kann sämtliche Dokumentation tagesaktuell im geschlossenen Bereiche erstellen, den wöchentlichen Speiseplan aber in den öffentlichen Bereich Küche verschieben und somit für alle sichtbar machen. Dazu braucht es keinen QM-Freigabe-Workflow.
  • Andere Abteilungen nutzen nur den internen Bereich. So hat das CallCenter ein „schwarzes Brett“, an dem jeder Mitarbeiter aktuelle Informationen für seine Kollegen einstellen kann, Rundmails werden somit überflüssig.

Ein Wiki bietet – wie man sieht – viele Möglichkeiten, komplexe Sachverhalte abzubilden. Für das Qualitätsmanagement ist es nahezu ideal. Man denke nur an die hervorragende und automatische Versionierung der Artikel. Eigentlich ein Wunder, dass es kein QMler erfunden hat.

 

Weitere Erfahrungsberichte:

 

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