Hallo Welt! Kundentreffen – das BlueSpice Come Together 2012

Wozu brauchen wir ein BlueSpice Kundentreffen?

Wachstum im Wiki - Ideenentwicklung im WikiLab
Wachstum im Wiki – Ideenentwicklung im WikiLab

Das BlueSpice Come Together kam zustande, um Kunden die Möglichkeit zu geben, sich gegenseitig ihre Best Practices vorzustellen und sich über die Entwicklung ihres Wikis austauschen zu können; zudem sollte Hallo Welt! geplante Entwicklungen vorstellen. Der Austausch zu Herausforderungen, Lösungen und Ideenentwicklung sollte von drei Seiten her möglich sein: von Kunde zu Kunde, von Hallo Welt! zu Kunde und von Kunde zu Hallo Welt!. Edeka Minden-Hannover gab dazu den Anstoß und organisierte dankenswerterweise den Veranstaltungsort und half bei der weiteren Planung.

Wie sah unser Tag aus?

Nach einer kurzen, persönlichen Vorstellungsrunde stellten die Kunden ihre Firma und ihr Wiki vor. Hier eine kurzer Überblick: Seit 2009 betreibt die IHK Darmstadt ein Wiki der Hallo Welt! Der Schwerpunkt liegt hier auf einer zentralen Wissensplattform um inhaltliche Dopplungen, und damit Pflegeaufwände einzelner Abteilungen zu reduzieren. Das Wiki löst damit ein Intranet ab. Inhalte betreffen u.a. Mitarbeiter, Anweisungen, Protokolle, Projektportraits sowie Standardprozesse. Eine zentrale Wiki-Redaktion kümmert sich hier Weiterentwicklung des Systems, Marketing nach innen und außen, fungiert als Ansprechpartner und ist für Qualität und Pflege zuständig. Come-together1

hannoverimpuls, eine Organisation zur Wirtschaftsförderung in Hannover, betreibt noch ein HalloWiki von 2008. Das Wiki fungiert nun als zentrales Nachschlagewerk für langfristige Mitarbeiterinformationen und ersetzt vollkommen Wissensdokumente außerhalb des Wikis. Das Projekt war ursprünglich zeitlich begrenzt bis Ende 2012 – jetzt wird es eine Weiterführung auf unbestimmte Zeit geben.

HAVI Logistics nutzt ihr Wiki seit 2009 als Anlaufstelle für Service Informationen. Havipedia steht ergänzend zu Intranet, SharePoint und Mysites und wird genutzt als Enzyklopädie (für Abkürzungen u.ä.), als Ort für die Beschreibung von Best Practices, der Dokumentation des Second Level Supports, sowie der Beschreibung von Teams und deren Aufgaben. Havi beendet derzeit die Migration von HalloWiki zu BlueSpice docu. Damit wird BlueSpice ein festes Mitglied der vier zentralen Havi Applikationen.

Edeka Minden-Hannover baute ihr Projektwiki auf MediaWiki Basis zusammen mit der Hallo Welt! aus. Eine zusätzliche Herausforderung war die eingesetzte PostgreSQL Datenbank, statt der üblichen MySQL DB. BlueSpice ist nun das (Teil-)Unternehmenswiki mit einem internen und einem öffentlichen Bereich für Einzelhandel, Verwaltung, Produktion und Logistik. Langfristiges Wissen soll gespeichert, Informationen gesichert und Transparenz geschaffen werden.

Die Stadtwerke Potsdam nutzen BlueSpice docu für Betriebshandbücher (derzeit überwiegend als SAP Dokumentation), um Risiko- und Qualitätsmanagement gemäß dem Energiewirtschaftsgesetz (§ 10 (6) EnWG) von 2005 aufzuwerten. Tätigkeitsabschlüsse spielen hier eine zentrale Rolle.

Der Medizinische Dienst der Krankenkassen in Niedersachsen betreibt seit 2011 ein BlueSpice Wiki. Inhalte sind hier u.a. untergliedert in die Bereiche: Arzneimittel, Behandlungsfehler, Pflege Qualitätsmanagement, Reha, neue unbewertete bzw. negativ bewertete Methoden uvam. Das Wiki steht derzeit am Anfang und in der Ausbauphase. Es soll ein kompletter Überblick zu Medikamenten und Behandlungen geboten werden. Die Inhaltspflege an jeweils einer Stelle und teils über Workflows ermöglicht effizientes Wissensmanagement und integrierte Benutzerprofilseiten machen Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter transparent.
Come-together2Die S-Pedia der KSK Saalfeld-Rudolstadt wurde 2011 mit BlueSpice umgesetzt. Arbeitsrechtlich wird eine schriftliche fixierte Ordnung des Geschäftsbetriebs (§ 25a Abs. 1 Nr. 2 KWG) gefordert, die anhand von Online-Handbüchern, freien Wiki Artkeln und einem integrierten Blog umgesetzt werden. Rundschreiben wurden abgelöst und Strukturen des Organisationshandbuches abgebildet. Schneller als erwartet erzielte auch der Blog eine zentrale Rolle in der Verteilung von Informationen. Die Mitarbeiter „greifen“ nicht erst zum E-Mail-Programm oder Telefonhörer, sondern nutzen die Kommentar-Funktion des Blogs, um Themen öffentlich innerhalb der Sparkasse zu diskutieren oder um Fragen zu beantworten.

Bereits während der Vorstellung der Use Cases begannen rege Diskussionen unter den anwesenden Teilnehmern und auch die ersten Ideen und Verbesserungsvorschläge für die Projekte aber auch die Software wurden bei dieser Gelegenheit geäußert. Die bunte Mischung der Teilnehmer sollte auch dem weiteren Verlauf des Tages würzige Note verleihen. Nach der Vorstellung der Kunden, präsentierte Hallo Welt! die Roadmap für BlueSpice 1.20. Schon während der Präsentation der Roadmap gab es  u.a.  einige Ideen zum Paket [bookmaker]. So könnte es künftig möglich werden, Artikel direkt in einem Buch anzulegen, wenn man sich eben in diesem befindet. Auch das Durchsuchen eines Buchs könnte demnächst gezielt über die Kapitelnavigation auf die aktiven Buchinhalte eingeschränkt werden.

Viele weitere, kleine und hilfreiche Features konnten so identifiziert werden und fließen vielleicht schon bald auf dem einen oder anderen Weg in den nächsten Release ein.

Welche Ergebnisse und „Next Steps“ waren deutlich?

Einige Wikis sind stark gekennzeichnet durch interaktive Elemente und Aktionen, andere eher weniger. Die Verwendung ist je nach Anforderung und Umgebung, d.h. Nutzung von zusätzlichen Systemen, teils sehr unterschiedlich. Generell gilt es jedoch Nutzer und vor allem Redakteure bei Laune zu halten und neue zu akquirieren. Ähnliches gilt teils für inhaltliche Bereiche, um beispielsweise mehr Fachwissen einzubringen.  Wächst das Wiki stetig weiter, steht man aber auch hier vor Herausforderungen, da neue Strukturen und Rechtegruppen gefunden werden müssen. Auch der Gegensatz von „alten“ Wikis zu „neuen“ wurde deutlich, denn Aussehen und Funktionen haben sich im Lauf der Jahre stetig verbessert und bieten Lösungsansätze für eben genannte Veränderungen. Neuere Wikis kämpfen dagegen oft noch mit Grundsatzfragen der Wikigestaltung, Verfahren und Arbeitsweisen. Nichtsdestotrotz gibt es gerade auch auf der technischen Seite einiges zu tun. Doch damit allein wird ein Wiki nicht erfolgreich sein. Um sich zu inhaltlichen Themen auch in Zukunft austauschen zu können und sich gegenseitig zu speziellen Dokumentations- und Wiki-Problematiken Hilfe stellen zu können, haben wir im BlueSpice Helpdesk einige Kundenseiten eingerichtet, bei denen sich Benutzer mit einem Account beteiligen können:

Gibt es das wieder?

Die Antwort ist kurz und knapp und lautet JA! Die Resonanz war durchweg positiv und die Kunden untereinander profitierten vom Input und Beispielen der anderen für alternative Herangehensweisen. Zudem sind sie nun auf dem aktuellen Stand was unsere Planungen angeht und wissen, welche Funktionen sinnvoll sind, um einige Herausforderungen anzugehen und zu lösen. Wir (Hallo Welt!) können uns besser auf die Wünsche und Bedürfnisse einstellen und dementsprechend Entwicklungen vorantreiben, aber auch Fehlentwicklungen vorbeugen und Schmerzpunkte herausfinden. Vielen Dank an alle Teilnehmenden für den wertvollen Beitrag, nächstes Jahr wird es also sicherlich eine Fortsetzung dieser Veranstaltung geben. Um bis zum persönlichen Wiedersehen das Engagement zu unterstützen, gibt es nun eine Xing-Gruppe um den Austausch untereinander zu erleichtern. Für den internationalen Austausch in den kommenden Jahren wurde auch eine Google+-Community eingerichtet. Google+ unterstützt Gruppen derzeit schon mit einfach zu organisierenden Videokonferenzen (Hangouts) oder auch mit einem Event-Tool. Wir freuen uns auf spannende Ideen und natürlich ein persönliches Wiedersehen 2013!

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