Agile Methoden – Mit Scrum und Wikis IT-Projekte planen

Scrum und agile Softwareentwicklung  sind mittlerweile bekannte Alternativen zum klassischen Projektmanagement. Agile Projekte brauchen agile Tools, findet Martin Brüggemann, Technical Writer bei emarsys eMarketing Systems AG, Wien.

Was sind „agile Methoden“?

Das klassische Projektmanagement versucht den Erfolg eines Projekts mit einer möglichst umfassenden Planung sicherzustellen. Doch diese Herangehensweise ist mit dem Problem konfrontiert, dass Planung im Vorfeld ihre Grenzen hat und sich oft im Verlauf des Projekts einiges ändert:

Zu Beginn eines Projektes herrscht viel Unsicherheit (Cone of uncertainty)
Der Cone of Uncertainty visualisiert den Verlauf von Unsicherheiten in einem Projekt.
  • Der Auftraggeber muss schon zu Beginn wissen, was das Gesamtsystem später können muss, sodass es bei allen Eventualitäten funktioniert.  Das heißt, gerade zu Beginn eines Projektes werden von ihm präzise Entscheidungen gefordert, obwohl noch die größte Unsicherheit herrscht. Bei vielen Auftraggebern werden die Vorstellungen erst im Verlauf eines Projektes präziser und die Unsicherheit verringert sich.
  • Auf Projektleiter-Seite entstehen zu Beginn hohe Aufwände für die Aufwandsschätzung, wenn Anforderungen noch nicht genau beschrieben sind. Auch für den Projektleiter sind präzise Planungen schwierig: Es treten unvorhergesehene Probleme auf, Prozesse verzögern sich, Änderungen müssen mit dem bisherigen Plan abgeglichen und ggf. neu beauftragt  werden.

Agile Methoden sehen dagegen Veränderungen als Vorteil und setzen auf möglichst enge Zusammenarbeit der Beteiligten und kürzere Abläufe, um auf Veränderungen flexibel reagieren zu können. Dinge, die man nicht ändern kann, werden hier zunächst akzeptiert und es wird an einem anderen Punkt angesetzt. So entstehen in kurzen Abständen und regelmäßig Teilergebnisse. Dies impliziert, dass Veränderungen früh kommuniziert werden und gemeinsam mit dem Kunden nach Lösungen gesucht wird.  „Das kommt den Ansprüchen vieler Kunden entgegen“, sagt Martin Brüggemann im Gespräch mit Hallo Welt!.

Die Kombination von Story Points und Sprints erlaubt Geschwindigkeitsmessungen
Die Kombination von Story Points und Sprints erlaubt Geschwindigkeitsmessungen

Ein Beispiel für agiles Vorgehen im Projektmanagement ist das Vorgehensmodell „Scrum“. Scrum liefert konkrete Vorschläge zur Umsetzung. Zum Beispiel zehn Minuten tägliches Stand-up-Meeting oder alle zwei Wochen Ergebnisbesprechung mit dem Auftraggeber. Auch eine Aufwandsschätzung mit sogenannten Story Points gehört zu den wesentlichen Bestandteilen. Dabei ist der Auftraggeber stets Teil des Prozesses. Er und der Projektleiter, den bei Scrum die Funktion des „Product Owner“ ersetzt, stehen in beständigem Austausch. Feedback ist wesentlicher Teil der Kommunikation. Bei Scrum sind Iterationen von einer bis maximal vier Wochen vorgesehen, d.h. die einzelnen Aufgaben werden idealerweise in einem sehr geringen Zeitraum umgesetzt. So werden in kurzen Abständen Erfolge sichtbar.

Wie unterstützen Wikis agile Methoden?

Agile Methoden sollten konsequenterweise von agilen Werkzeugen unterstützt werden. Martin Brüggemann sieht vor allem das Wiki als ein solches Werkzeug. Denn:

1. Wikis fördern Kommunikation und Interaktion

Kollaboratives Arbeiten stellt einen Schwerpunkt agiler Methoden dar. Die transparente Kommunikation im Team,  der Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitern ist  für den schnellen Erfolg zentral. Scrum fordert deshalb konkret: „Setz Dein Team in einen Raum“. Nun ist es aber so, dass die Mitglieder der meisten Teams in verschiedenen Büros und teils sogar an verschiedenen Standorten in verschiedenen Ländern arbeiten. Abwesenheiten einzelner, Meetings, Telefonate und vieles andere verhindern ein beständiges „Zusammensein“.

Wikis und agiles Projektmanagement (wie z.B. Scrum) ergänzten sich dank ihrer gemeinsamen Grundlagen hervorragend. Sie setzen auf flache Hierarchien und gemeinsames, inkrementelles Arbeiten. Dazu unterstützten Enterprise-Wikis die geforderte regelmäßige Kommunikation der Teams.

 2. Wikis erlauben inkrementelles Arbeiten

Als zentrale Anlaufstelle für Dokumentationen und als Informationspool bieten Wikis für Brüggemann wesentliche Vorteile.

  •  Jeder kann zu jederzeit Informationen einstellen, bearbeiten und ergänzen.
  • Es ist nachvollziehbar wer wann welche Änderungen geschrieben hat.
  • In ausgereifter Wiki Software (z.B. BlueSpice for MediaWiki) werden Teams u.a. durch Workflows und Freigaben unterstützt.
  • Aber auch ein integrierter Blog, über den aktuelle Neuigkeiten verbreitet werden können, trägt wesentlich zu einem transparenten Informationsfluss bei.
  • Scrum baut auf dem Prinzip häufiger Besprechungen auf, hier kann im Wiki in Echtzeit und für alle sichtbar protokolliert werden, das spart Zeit und sichert durch die Dokumentation Verbindlichkeit.

Konkrete Beispiele der Umsetzung

So kann das Wiki beispielsweise im Produktmanagement genutzt werden, um den Status einzelner neuer Produkte nachzuvollziehen. Von „Idee“ über „Getestet“ über „Ausgeliefert“ lassen sich die Stati des Produktes festhalten.  Anstatt regem Mailverkehr wird gemeinsam auf einer Wikiseite gearbeitet. Für jeden ist der aktuelle Stand sichtbar, aber, falls notwendig, eben auch veränderbar. Das ist vor allem für die Status Reports interessant. Hier wird jedes Produkt und jedes neue Feature durch eine Wiki-Seite abgebildet, die einen eigenen Workflow durchläuft.

„Unsere Entwickler nutzen Wikis, um mit dem hohen Tempo agiler Entwicklung mitzuhalten“, berichtet Brüggemann. Dokumentationen werden sozusagen „live mitgeschrieben“. Denn  das Kriterium „fertig“ bedeutet nicht nur, dass ein Produkt entwickelt ist, sondern es muss auch getestet und dokumentiert vorliegen.

„Auch in unserem Geschäftsbereich „Agenturdienstleistungen“ werden neue Kampagnen in einer Wiki-Seite skizziert und mit allen diskutiert“, so Brüggemann weiter. Das Wiki hält die Beteiligten dann z. B. mit der Beobachtungsliste über neue Beiträge auf dem Laufenden. Und zu guter Letzt sind auch die notwendigen Abstimmungen über Vorschläge im Wiki möglich.

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1 Kommentar

  • Ralf Baumann

    16. Juli 2013

    Wir, ein Scrum-Team, nutzen ebenfalls ein Wiki. Wir dokumentieren vom Systemkontext bis zum Architekturentwurf alles und haben so einen zentralen Ort für Information und Entwurf. Welche Modelle wir wie nutzen, beschreibe ich in meinem Blog (http://easyrequirement.blogspot.de/).

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