Wiki-Maintainer unter sich: Rückblick auf das BlueSpice Come Together 2013

Das Come Together ist die wichtigste jährliche Veranstaltung der Medienwerkstatt.
Jeden Herbst fahren Wiki-Maintainer zum BlueSpice Come Together. Poweruser mit viel Energie, Ideen und Interesse an der Wissensvermittlung in Unternehmen. Und die Teilnehmer sind sehr gemischt: Einsteiger und fortgeschrittene Betreiber von Wikis sind gleichermaßen vertreten.

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Das jährliche BlueSpice Come Together fand dieses Jahr in Darmstadt statt.

Produktive Atmosphäre

Dabei werden sehr schnell die Ähnlichkeiten zwischen BlueSpice-Community und der Wikipedia-Community deutlich. Die Projekte werden von Menschen vorangetrieben, die einen großen Drang zur Veränderung und Verbesserung haben und einfach loslegen, um den Weg zu ebnen. Während andere über Social Media nur reden, setzen diese die Konzepte um.

Und so verlassen auch die Debatten auf dem Come Together schnell die Oberfläche. Diskutiert werden Fragen der Mitarbeiter-Motivation. Es geht um Kategorisierungen und den Einsatz von Vorlagen. Die Chance zum vertieften Austausch ist der Grund, warum man beim Come Together dabei ist. Hier trifft man im besten Sinn auf Gleichgesinnte, denen man sein Projekt vorstellen kann, um Tipps zu bekommen – aber auch um welche zu geben. Das Come Together ist, wenn man so will, eine Mini-Mini-Wikimania für Wikis in Organisationen.

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Sandra Brüge, Industrie- und Handelskammer Darmstadt, berichtet vom Relaunch des IHK-Wikis in diesem Sommer.

Es ist ein großer Vorteil von Wikis (und namentlich der Software MediaWiki), dass auch komplexere Anpassungen mit Bordmitteln zu erledigen sind. Wiki-Maintainer reizen gern die vorhandenen Tools mit viel Kreativität bis an die Grenze aus. Dazu muss man sich allerdings auch in die Vorlagenprogrammierung oder andere „technische“ Themen einarbeiten, um das Wiki besser zu verstehen.

Doch als jemand in Darmstadt plötzlich sagt, „Wikis und Wissensmanagement sind kein IT-Thema. Im Mittelpunkt stehen immer die Inhalte und ihre Gestaltung“, wird es für wenige Sekunden ruhig im Raum, und man sieht zustimmendes Nicken.

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Kaffeepause

Bei aller Ernsthaftigkeit kommt der Spaß keineswegs zu kurz. Es gibt auch viel Raum für die berühmten Kaffeegespräche und am Abend geht das Gespräch natürlich auch bei Cola, Bier und Wein weiter.

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Vorstellung des Prototypen von LinkTank.

 Projektvorstellungen

Das Come Together ist schon deshalb interessant, weil hier die Anwender das sagen haben. Natürlich stellen wir von Hallo Welt! unsere neusten Entwicklungen und Projekte vor:

  • BlueSpice 2: In Darmstadt konnte man einen Blick auf den neuen Release werfen (hier eine Beispiel-Installation im Web) und wir zeigten zum ersten Mal außerhalb der Medienwerkstatt den Prototypen von
  • LinkTank, einem Tool zur kollaborativen Erfassung und Bewertung von Inhalten im Web.

Aber Hallo Welt! ist auf dem Come Together nur Gast. Die Veranstaltung geht auf die Initiative von Kunden zurück und das hat sich insgesamt als Ansatz bewährt.

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Debatte um das neue Hallo Welt-Projekt LinkTank

Im Mittelpunkt des Treffens stehen die Projektbesprechungen, die Use Cases in den einzelnen Unternehmen.

  • Die IHK Darmstadt Rhein Main Neckar, hat vor wenigen Monaten einen erfolgreichen Relaunch des IHK-Wikis hingelegt. Das Wiki ist die zentrale Intranetlösung der Kammer, das mindestens die Hälfte der Mitarbeiter täglich nutzt.
  • Die Lürssen Werft setzt ein Wiki zur Dokumentation des selbstprogrammierten ERP-Systems ein. Dieses auf das Unternehmen angepasste System wird ständig weiterentwickelt. Das Wiki ist in erster Linie Online-Hilfe und Knowledgebase für die Entwickler.
  • EDEKA Minden-Hannover: Hier hat sich das Wiki zu einem wichtigen Tool für der internen Unternehmenskommunikation entwickelt.
  • SEMA produziert ein hochspezialisiertes CAD-Programm für Holzbau und Zimmerei. Das weltweit aktive Unternehmen lotet aktuell aus, wie Wikis für eine mehrsprachige Online-Hilfe eingesetzt werden können.
  • Mit dem Notfallhandbuch fing es an: Die terranets bw, ein baden-württembergischer Fernleitungsnetzbetreiber für Erdgas, verfügt seit 2012 über ein schnell wachsendes Firmenwiki.
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Sascha Oster, Lürssen Werft.

Strukturierung als Thema

Die Vorstellung der Projekte stand diesmal unter drei Leitfragen: Wie bringt man Ordnung ins Chaos? Wie kommen Strukturen ins Wiki? Und wie sichert man die Qualität?

Inhalte, Qualität und Strukturen begleiten jedes Wikiprojekt von Anfang an. Sofern Dokumentbestände bereits eine bekannte Struktur haben, wie Notfallhandbücher, ist der Einstieg noch relativ einfach. Doch es wird kompliziert, wenn die Frage auftaucht, welche Version oder welcher Artikel jetzt gültig ist. Und Nutzer wissen manchmal nicht, wo sie etwas ablegen sollen: Was kommt in das Dokumentenmanagement, was ins Wiki? Wie teilt man das Intranet sinnvoll mit den verschiedenen Tools auf? Bei Wissensplattformen, die fünf oder mehr Jahre alt sind, muss umstrukturiert, archiviert und aufgeräumt werden. Das sind alles Herausforderungen, die aber gemeistert werden, wie die Teilnehmer zeigen konnten.

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Mareike Götze zeigt, wie sich das EDEKA-Wiki in das Unternehmen einfügt.

Wichtig ist die klare Aufteilung der Wikis, damit die Nutzer wissen, was rein soll und wie. Was soll das Wiki? Was ist unternehmensintern, was öffentlich oder Partnern zugänglich? So kann man beispielsweise im EDEKA-Wiki generell keine Dokumente hochladen, um sich inhaltlich vom unternehmensweiten Dokumentenmanagement abzugrenzen.

Eine andere Hilfe bei der Strukturierung ist die Klärung, worum es eigentlich im Wiki gehen soll: Was ist das „Social Object“, um das sich alles dreht? Im Projekt BlueForge (Hallo Welt! – Publishing) geht es zum Beispiel um Artikel über Software. Von dort baut man die inhaltlichen Strukturen aus, kommt aber auch an die Grenzen. Nicht alles lässt sich in ein und dasselbe Wiki packen, ohne es inhaltlich zu überfrachten und somit auch die Nutzer zu überfordern.

Richtig komplex wird es, wenn viele Ordnungssysteme in ein Wiki sollen. Softwarehersteller wie Dr. Georg Keller von der SEMA GmbH können ein Lied davon singen: Man braucht ein Helpdesk für die Nutzer, in verschiedenen Sprachen, sortierbar in Handbüchern, aber auch unterscheidbar nach verschiedenen Versionen der Software. Damit Wikis möglichst einfach zu nutzen und zu pflegen sind, muss man die Inhalte irgendwann auf verschiedene Wikis aufteilen.

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Keine Kaffeepause

Man kann alle diese Anforderungen technisch abfangen oder Anforderungen unterstützen, doch es geht immer um das jeweilige Unternehmen und die Mitarbeiter. Viele Mitarbeiter trauen sich nicht, Artikel zu bearbeiten oder haben schlicht keine Zeit dazu. Technisch kann man jedoch viele Hindernisse abbauen: mit Visuellen Editoren und Dialogen zum Beispielen. Und natürlich ist es hilfreich, den Nutzern auf Dashboards Listen zu geben, was Sie zu tun haben. So ist schneller zu sehen, welche Begutachtungen zu erledigen sind und was sich im eigenen Wissensgebiet getan hat.

Schwieriger wird es, wenn man planen muss, welche Sicherungsmaßnahmen, täglich und welche periodisch anfallen. BlueSpice bietet zum Beispiel die Möglichkeit, sich über die „Superlist“  Themen, Letzte Bearbeitungen, Bearbeiter und Verantwortliche Redakteure anzeigen zu lassen, um sie dann mit dem „Review“ zu bitten, die Artikel zu überprüfen. Das ist ein Weg, wenn Mitarbeiter aufgrund ihrer Funktion im Unternehmen Inhalte aktuell halten müssen. Wiedervorlagen oder die MediaWiki-Beobachtungsfunktionen sind weitere Tools, die jedoch freiwillige Kontrollen möglich machen.

 

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Alexander Menges, terranets bw, führte 2012 die terrapedia ein.

Aber natürlich konnten in Darmstadt nicht alle Probleme endgültig gelöst werden. Am Ende gingen jedoch alle Teilnehmer mit vielen neuen Anregungen nach Hause.

Und so bleibt uns nur, der Gastgeberin IHK Darmstadt herzlich für die Gastfreundschaft zu danken.

Im Herbst 2014 wird es wieder ein Come Together geben. Veranstaltungsort ist dann Regensburg. Wem das zu weit in der Zukunft liegt, kann schon einmal der BlueSpice-Nutzergruppe auf Xing beitreten.

 

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