Der Anfang der Schublade – Der Dokumentationsprozess im Firmenwiki

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Michael Holley: Swtpc6800, Public domain, via Wikimedia Commons
Eine Dokumentation im Unternehmenswiki hat das Ziel, dass die Mitarbeiter firmeninterne Informationen gezielt wiederfinden. Das Sammeln, Ablegen und Ordnen dieser Informationen ist idealer Weise kein Selbstzweck, sondern in besonderem Maße auf die Suchbedürfnisse der anderen Nutzer angepasst.

Verlassen sich die Wikiautoren allein auf eine technisch gelungene Suchfunktion, anhand der die Artikel im Volltextmodus gefunden werden können, verzichten sie auf viele wichtige Wiki-Funktionen und Methoden, die dem Suchenden das Auffinden von relevanten Informationen erheblich erleichtern, z. B. das Anlegen von Begriffsklärungsseiten (Disambiguierung) oder Weiterleitungen bei synonymen Begriffen.

Genau mit diesen Methoden der Wissensrepräsentation werde ich mich in den folgenden Blogartikeln beschäftigen. Die Reihe orientiert sich an dem Namen von David  Weinbergers „Das Ende der Schublade“ und möchte die (Gegen)-These vertreten, dass selbst im Web 2.0- Zeitalter mit seinen hochgelobten Tagging—Systemen, die quasi unkontrolliert von einer Massen von Usern aus einem sehr subjektiven Blickwinkel erstellt werden, inhaltlich geplante und zentral gepflegte Ordnungssysteme in vielen Organisationen eine nicht zu unterschätzende Rolle spielen.

Das heißt jedoch nicht, dass ich eine Rückkehr in das Bibliothekszeitalter propagiere, in dem ein einsamer Dokumentar über seine von oben vorgegebene, starre Signaturordnung wacht. Im Gegenteil: Das Spannende an der Ordnung im Wiki ist die Tatsache, dass nicht nur die Erstellung des Inhalts in die Hände von „Amateuren“ gegeben wird, sondern auch das Handwerk des Bibliothekars mit all seinen komplexen Aufgabestellungen. Und die Realität zeigt, dass es in den meisten Fällen gut funktioniert!

Die Wikigärtner in den jeweiligen Unternehmen eignen sich aus einer sehr praktischen Perspektive Kenntnisse der Ordnungslehre, Sprachwissenschaft und Computerlinguistik an, um der Informationsflut Herr zu werden und werden damit zu Experten für die Wissens-, Informations- und Kommunikationsstrukturen in ihrer Organisation.

Den Einstieg in dieses Thema widme ich der grundlegenden Fragestellung,  wie eine (ideal)-typische Erstellung eines Wikiartikels aussehen könnte.

Beschaffung der Informationen

Im ersten Schritt sollten die jeweiligen Informationen zur Verfügung stehen. Dieser Vorgang der  Beschaffung kann eher zufällig passieren, indem ein Mitarbeiter Informationen z. B. per E-Mail erhält, die nicht in seinem Mail-Ordner – und damit für andere unzugänglich – liegen bleiben, sondern an zentraler Stelle „konserviert“ werden sollen. Oder aber die Informationen werden aktiv besorgt, indem man im Intranet sucht, Kollegen fragt oder gar einen völlig neuen Text verfasst (was natürlich auch direkt im Wiki erfolgen kann).

Prüfung auf „Dokumentationswürdigkeit“

Dann sollte gefragt werden, ob diese offenbar wichtige Information überhaupt im Wiki richtig aufgehoben ist oder möglicherweise so aktuell ist, dass sie eher in die Kommunikationskanäle wie Micro-Blogging oder Rundmail eingespeist werden soll. Auch Aspekte des Datenschutzes und der Qualitätssicherung spielen hier eine Rolle. Muss der Chef die Veröffentlichung im Wiki eventuell erst absegnen?

Prüfung, ob der Content schon vorhanden ist

Als nächster Schritt sollte überprüft werden, ob schon Andere das Wiki mit den jeweiligen Informationen  versorgt haben. Dabei sollte nach entsprechenden Artikelnamen, ähnlichen Artikeln oder aber auch nach unter oder übergeordneten Begriffen gesucht werden. Gerade an dieser Stelle können viele Konstruktionen der Wissenspräsentation dem User anhand von Portalseiten, Redirects oder Verschlagwortung bessere Antworten über den aktuellen inhaltlichen Stand des Wikis geben  als das eine Volltextsuche vermag. Eine besondere Herausforderung ist dabei auch die Zusammenführung und Ausdifferenzierung vorhandener Artikel und Inhalte.

Anlegen des Artikels

Wenn feststeht, dass es die gewünschten Informationen im Wiki noch nicht gibt, sollte überlegt werden, ob man diese auf eine bereits bestehende, inhaltlich verwandte Seite als Unterpunkt hinzufügt oder ein neuer Artikel angelegt werden sollte.  Dies kann nicht pauschal beantwortet werden, sondern hängt von der Art der Information und dem gesamten bestehenden oder geplanten Wissensgefüge des Wikis ab. In vielen Unternehmenswikis werden klare Regeln für die Erstellung und – auch ganz wichtig – für die Benennung neuer Artikel definiert.

Gliedern und Schreiben des Artikelinhalts

Nun steht die eigentlich Arbeit an: Der Inhalt muss zum Wiki-Artikel aufbereitet werden. Häufig genügt hier nicht ein simples Copy&Paste aus einem Worddokument heraus. Die Information muss gegliedert und möglicherweise für eine allgemeinere Zielgruppe umgeschrieben werden. In vielen Fällen sind Quellenangaben und Verlinkung zu weiteren relevanten Inhalten ratsam.

Ordnen und Verlinken

Damit der neue Artikel wiedergefunden wird, ist es als Nächstes wichtig, ihn einzuordnen, d. h. ihn zu kategorisieren, ihn einem bestimmten Namespace zuzuordnen (das sollte genau genommen bereits bei der Erstellung des Artikels passieren) und ihn anhand von Links in das bereits bestehende Wissensnetz des Wikis einzuhängen. Dieser Schritt darf nicht unterschätzt werden. Allein den Inhalt auf den entsprechenden Portalen und „Nachbarseiten“ zu verlinken um seine Sichtbarkeit zu steigern, erfordert ein intensives Eindenken in das entsprechende Thema. Ohne einen gewissen Überblick über das Wiki geht es eigentlich nicht.

Natürlich findet der hier beschriebene Prozess in der Realität häufig nur in Teilstücken statt, einfach weil ein Mitarbeiter keine Zeit hat und nur schnell einen Artikel anlegt um z. B. eine Definition oder einen Link abzulegen. Die übrigen Schritte werden in einem gut gepflegten Wiki dann entweder später oder von einem anderen Nutzer erledigt. Letzteres stellt eine Maßnahme der Qualitätssicherung dar, da ein anderer Nutzer die Inhalte und Einordnung eines Artikels aus einer weiteren Perspektive beurteilt und möglicherweise Verbesserungen vornimmt. Doch dies ist ein Thema, das ich in einem der folgenden Beiträge detaillierter besprechen werde.

 

Quelle:

Weinberger, David: Das Ende der Schublade: Die Macht der neuen digitalen Unordnung. Hanser Verlag 2008.

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