Qualitätssicherung mit BlueSpice for MediaWiki – Teamwork

Wissen wird zwar nicht nur im Qualitätsmanagement gesammelt, aber hier spielt die Qualitätssicherung eine besonders wichtige Rolle. Nutzt man ein Wiki als Tool, so hat man in der Software selbst die Möglichkeit die Qualitätssicherung zu organisieren. Oft reicht es, wenn man einem Wiki-Artikel einen festen Ansprechpartner gibt, dies lässt sich mit der Funktion „verantwortliche Redakteure“ in BlueSpice realisieren. Um jedoch im Team das Bearbeiten und Freigaben von Artikeln, Bildern und Dateien zu organisieren und vorzunehmen, gibt es das Paket Teamwork, das in BlueSpice pro enthalten ist.

Begutachtungen im Team organisieren
Begutachtungen im Team organisieren

Die Qualitätssicherung im Wiki betrifft hier also explizit nicht nur einen Redakteur, sondern das koordinierte Zusammenspiel von mehreren Verantwortlichen. Es können Zeiträume und Abläufe definiert werden, in denen die Gutachter agieren sollen.

Das dahinterstehende System von wenn-dann-Beziehungen ist komplex, kann aber eben auch auf das jeweilige Unternehmensumfeld angepasst werden.

Nehmen wir als Standardprozess, es gibt eine Änderung in einem Artikel, die im Anschluss von Mitarbeitern der verschiedenen Fachabteilungen begutachtet und entweder angenommen, abgelehnt oder delegiert werden kann. Wir gehen davon aus, dass am Ende eine Begutachtungs-Workflows immer noch eine letzte Freigabe erfolgen muss, um der Arbeitsanweisung den Status „freigegeben“ und damit Gültigkeit zu verleihen.

Diesen Standardprozess gehen wir nun anhand eines Beispiels durch:

Zu Beginn des Jahres 2013 hat Frau Mehring die Seite „Reisekostenabrechnung“ für das Organisationshandbuch erstellt. Sie hat über die Reminder-Funktion den Artikel in die Schleife der Wiedervorlage gesetzt, weil sie wusste, dass Mitte des Jahres über eine neue Regelung entschieden werden soll. Nach fünf Monaten erscheint der Hinweis „veraltet“ beim Aufrufen des Artikels. Frau Mehring ist allerdings gerade in Mutterschutz.

Der Mitarbeiter aus der Buchhaltung, Herr Müller, sieht, dass der Inhalt der Seite im Organisationshandbuch veraltet ist. Er hat auch mitbekommen, dass es die neue Regelung bezüglich der Reisekostenabrechnung bereits beschlossen wurde. Er startet daraufhin einen Begutachtungsprozess, und ist damit Initiator des Workflows.

Herr Müller setzt Frau Stein, die die Schwangerschaftsvertretung von Frau Mehring ist, als erste in den Workflow, mit der Bitte, die aktuelle Regelung einzutragen. Er setzt sich und Frau Probst aus der Personalabteilung als weitere Teilnehmer des Workflows ein, mit der Bitte um Begutachtung der Änderung. Die Liste der Gutachter ist im Fortlauf übrigens erweiterbar.

Der Artikel „Reisekostenabrechnung“ wird mit „Review“ gekennzeichnet, sodass andere sehen, dass hier gerade eine inhaltliche Prüfung läuft. Zusätzlich wird der Artikel auf einer Übersichtsseite aller aktiven Workflows angezeigt.  Herr Müller hat zudem die Möglichkeit, Einstellungen für den Workflow vorzunehmen: zum einen, ob die Reihenfolge der angegeben Begutachtungen eingehalten werden muss, ob ein Begutachter die Seite nur begutachten oder auch bearbeiten kann, und was passieren soll, wenn ein Begutachter, die Begutachtung ablehnt (also den Änderungen nicht zustimmt). Während der Workflow läuft, wird übrigens sowohl die zuletzt freigegebene Version als auch die aktuelle Entwurfsfassung des Artikels angezeigt. Die Entwurfsfassung und freigegebene Fassungen können aber von Nutzern, die nicht begutachten (diese Rechte können individuell definiert werden), nicht bearbeitet werden.

Im Artikel werden Hinweise auf den Status gegeben. Redakteure können hier der Freigabe zustimmen..
Im Artikel werden Hinweise auf den Status gegeben. Redakteure können hier der Freigabe zustimmen..

Frau Stein erneuert also die Richtlinie zu den Reisekosten und bestätigt Ihre Bearbeitung mit dem Kommentar „Richtlinie aktualisiert auf Stand 06-2013“ und einem anschließenden Klick auf „Ich stimme zu“. Herr Müller sieht an der Nummer neben dem Augensymbol in seinem Nutzerbereich, dass er nun eine Aufgabe innerhalb eines Workflows zu erledigen hat. Er ruft die Seite auf, prüft die Änderungen und stimmt den Änderungen ebenfalls zu. Nun ist Frau Probst an der Reihe, stimmt sie ebenfalls zu, so muss Herr Müller anschließend den Artikel endgültig freigeben. In den Einstellungen kann aber auch definiert werden, dass die letzte Begutachtung im Workflow immer mit einer Freigabe einhergeht, insofern der letzte Begutachter zustimmt. Stimmt Frau Probst als letzte Gutachterin nicht zu, sondern wünscht weitere Änderungen, so beginnt der Workflow von vorne.

Auf der BlueSpice Website finden Sie weitere Informationen zu BlueSpice pro und die darin enthaltenen Funktionen.

Kontakt zum Hersteller Hallo Welt! – Medienwerkstatt GmbH: +49 (0) 941 – 66 0 800

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2 Kommentare

  • Christoph Dietze

    2. Mai 2015

    Hallo,

    ich habe das aktuelle bluespice-free (die Version mit Installer) installiert. Für mich war ausschlaggebend das Review-Light. Dieses aber funktioniert nun gerade nicht. Scheint ein Problem bei den Benutzerrrechten zu sein. Ich kann als sysop zwar eine Begutachtung erzeugen aber als bestellter Begutachter nicht annehmen oder ablehnen. Hier kommt die Meldung, dass ich nicht berechtigt sei (review-view erforderlich). Die Rechte für alle Review-Funktionen habe ich aber bis zur Ebene der User freigeschaltet.

    Schade, sonst ein chickes Layout aber ohne die Funktionalität an der entscheidenden Stelle…

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    • Nathalie Köpff

      4. Mai 2015

      Hallo Herr Dietze,
      freut uns, dass Ihnen BlueSpice gefällt. Bezüglich des Problems mit der Review Light Extension, müsste ich Sie bitten die Frage in dem kostenlosen Support-Forum auf Sourceforge zu stellen (am besten mit einem Screenshot der Fehlermeldung und der Rechtevergabe) http://sourceforge.net/p/bluespice/support-requests/ dann kann sich einer unser Techniker das anschauen. Wenn es eilt, können Sie aber auch unseren kostenpflichtigen Support in Anspruch nehmen (dazu dann am besten bei uns anrufen oder eine Mail an support@hallowelt.com schicken).
      Viele Grüße

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