Technische Handbücher in einem Enterprise Wiki erstellen – Das Beispiel TenneT TSO

tennet-logo-180pxDokumentationen und Handbücher sind inzwischen eine der häufigsten Anwendungsfälle von Wikis in Unternehmen. Doch wie kann eine solche Plattform konkret aussehen?
Wir stellen Ihnen daher das unternehmensinterne Wiki „transpedia“ der TenneT TSO GmbH vor.

Die TenneT TSO GmbH ist ein deutsches Tochterunternehmen des niederländischen Stromnetzbetreibers TenneT und betreibt in Deutschland ein Höchstspannungsnetz (220 kV und 380 kV) mit einer Gesamtlänge von rund 10.700 Kilometern. Damit deckt sie 40 Prozent (140.000 km²) der Fläche in Deutschland ab und versorgt rund 20 Millionen Menschen indirekt mit Strom. TenneT errichtet und betreibt eine Infrastruktur zur Übertragung elektrischer Energie auf dem Festland und auf See. Um diese weitreichenden Netze zu errichten und zu unterhalten bedarf es festgelegten Richtlinien. TenneT nutzt seit 2009 ein Wiki der Hallo Welt!, um Technische Regelwerke zu verwalten und aktuell zu halten. 2014 wurde das System auf die neueste BlueSpice Version geupgraded.

Im Wesentlichen geht es um die Handbücher Bauen und Errichten (BuE) sowie Netzführung & Arbeiten im Netz (NAN), die hausinterne Richtlinien zur Errichtung und zum Betrieb der technischen Anlagen beinhalten und welche seit 2010 in der „transpedia“ abgebildet werden.

Wie kam es zu der Entscheidung die Handbücher mit einem Wiki zu verwalten?

Im Zuge der Aufteilung in zwei Teilbetriebe „Hoch und Höchstspannungsnetz“ wurde es notwendig die Online-Handbücher, die damals im Intranet lagen, neu zu gestalten. Das heißt teils fielen thematische Blöcke weg, andere Wissensbestände mussten überarbeitet und auf ähnliche Weise wie zuvor bereitgestellt werden. Mit dem Wiki sollten nun, ohne externe Dienstleister und ohne umständliche Arbeitsprozesse, die technischen Regelwerke innerhalb kürzester Zeit aktualisiert werden können. Die Freigabe von Änderungen und Erweiterungen werden nun dezentral organisiert und dem fachlich verantwortlichen Autor zugeordnet. Das Wiki bietet zusätzlich die Möglichkeit das allgemeine Wissensmanagement durch ein Glossar zu verbessern.

Welche Themen beinhaltet das Wiki?

Das Wiki enthält zwei maßgebliche Bereiche, zum einen das technische Regelwerk, zum anderen dient es als firmenweites Nachschlagewerk.

Die Betriebshandbücher enthalten Anleitungen zum Umgang mit einer technischen Anlage, einer Software o.ä. Die Handbücher stellen maßgeblich die Informationen zu den Themen Instandhaltung, Erneuerung, Neubau, Netzführung, Arbeiten im Netz, Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Gesundheitsschutz zur Verfügung. Diese technischen Regelwerke werden regelmäßig von den Mitarbeitern aktualisiert und sind in der freigegebenen Version bindend.

Das Glossar im Wiki dient als zentrales Register  bzw. Enzyklopädie. Die dort zugehörigen Inhalte befinden sich im Hauptnamensraum. Die in diesen Artikeln enthaltenen Informationen sind nicht bindend.

Startseite der transpedia
Startseite der transpedia

Wie wird Qualität gesichert und wie sind verbindliche Inhalte als solche erkennbar?

Die Berechtigungsstruktur wird flach gehalten, sodass das Wiki allen Nutzern gleichermaßen offen steht. Es gibt lediglich den Unterschied zwischen Autoren und technischen Redakteuren. Letztere erhalten das Recht, Handbuch-Artikel nach einer Sichtung freizugeben. Damit ist diese Version des Artikels bindend. Dieser Freigabeprozess gewährleistet die Validität der Daten. Um aber fortlaufende Änderungen nicht zu hemmen, besteht die Möglichkeit für jeden Nutzer parallel den freigegebenen Artikel als sogenannten „Entwurf“ weiter zu bearbeiten. Sichtbar im Lesemodus ist jedoch die zuletzt freigegebene Version. Den Freigabestatus sehen die Leser direkt im Artikel. So können Kontrollen quasi „On the fly“ erledigt werden, ohne umständliche Prozesse in Gang setzen zu müssen. Lediglich die Abstimmung mit entsprechenden Gremien oder dem Vorgesetzten können zur Prüfung notwendig sein. Zudem erhalten Artikel in den Handbüchern einen Verantwortlichen Redakteur, so ist ein Ansprechpartner sichtbar und Redakteure erhalten u.a. auf diese Weise ihre Zuständigkeit für Freigaben.

Alltägliches Arbeiten in der Transpedia

Interne User werden über LDAP / Single Sign On angemeldet, bei derzeit vielerlei genutzten Systemen erspart dies das Suchen nach Passwörtern. Beim Erstellen eines neuen Handbuchartikels werden Autoren mit Seitentemplates unterstützt. Diese weisen auf einzelne Teilbereiche des Handbuches, als auch auf die Zuordnung in Namensräume und Kategorien, hin.

Eine hierarchische Kapitelnavigation wurde innerhalb der Handbücher implementiert, um Inhalte wie aus anderen Systemen gewohnt strukturieren zu können, aber auch um bestimmte Informationen schneller wiederfinden zu können. So erhält das Wiki den Handbuch-Charakter und es fördert einerseits die Akzeptanz des Systems und unterstützt andererseits bekannte Suchstrategien.

Die Darstellung von nötigen mathematischen Formeln wird über eine Schnittstelle zu LaTex, einem Textsatzprogramm (Tex), realisiert. Die Anbindung an ein Dokumenten-Management-Systems (DMS) ist ebenfalls gegeben. Denn die Technischen Zeichnungen werden originär in der jeweils aktuellsten Version in diesem System abgelegt. Da sich das Wiki nächtlich die aktuellsten Versionen aus dem DMS zieht, bleiben also auch die entsprechenden Inhalte durch die Synchronisation im Wiki aktuell. Der Redakteur erhält eine Info und kann diese Version anschließend im Wiki freigeben. Nach Freigabe ist diese Version Inhalt des Handbuches.

Um mehr über die Autoren eine Wiki-Artikels einsehen zu können, Informationen aber nicht doppelt vorhalten zu müssen, wurden im Zuge des Upgrades die MySites von Sharepoint an das Wiki angebunden.

Exportieren aus Handbüchern

Eine Vielzahl von Mitarbeitern sowie auch Externe benötigen immer wieder Teile des Handbuches als PDF. Diese Auszüge können bedarfsorientiert zusammengestellt und exportiert werden. Dazu werden die gewünschten Kapitel ausgewählt und die Auswahl als PDF-Broschüre inklusive Anlagen und Hinweise auf Freigaben ausgegeben.

Fazit und Lessons Learned

Was das alltägliche Arbeiten anbelangt, so stolpern transpedia-Nutzer immer wieder über die Erstellung und Formatierung von Texten. Denn bisher wurde meist Word für solche Zwecke genutzt. Ein visueller Editor ist jedoch browserbasiert und man sollte sich bewusst sein, dass ein WYSIWYG-Editor eben kein Word ist. Hier ist es ratsam Erwartungsmanagement dahingehend zu betreiben.

Statt gebundene, zyklische Änderungen gibt es nun dynamische Änderungen, die ebenfalls dokumentiert werden. Durch die Zuständigkeiten mehrerer technischer Redakteure sind Freigaben schneller möglich und sparen vor allem Zeit. Die Zuordnung der Redakteure zum Artikel und die erforderliche Freigabe von Änderungen war einfach zu kommunizieren, jedoch werden die separaten Freigaben der Dateien oft übersehen.

Die Redaktion der Artikel und die Ansiedlung des Systems bei TenneT erfordert Systempflege. Vor allem bei den Artikeln und Dateien ist diese Herausforderung noch weiter zu kanalisieren (Wann, Wie, Wer), das wird vor allem bei wechselnden Mitarbeitern offensichtlich. Die seit 4 Jahren wachsende Artikelfülle, sowie die mehr und mehr notwendige Aktualisierung der Artikel und Handbücher erfordert zudem stetig mehr Wartungsarbeiten.

Der Systemaufbau zu Beginn benötigte knapp anderthalb Jahre, was für TenneT eine umfangreiche Entwicklungsarbeit bedeutete. Das Upgrade, das weitere Anpassungen und einen Ausbau des Systems enthielt, nahm ein weiteres halbes Jahr in Anspruch.

Was schön ist, dass wir das System anpassen können – man muss es nicht so nehmen wie es ist. Insbesondere kleine Anpassungen werden schnell und zuverlässig von Hallo Welt! umgesetzt. Die Zusammenarbeit funktioniert unkompliziert und reibungslos.
(Michael Nawratil, Asset Management, TenneT TSO GmbH)

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