Wikis veredeln beim BlueSpice Come Together 2014

Nun schon zum dritten Mal, fand das Kundentreffen „BlueSpice Come Together“ statt. Das Kundentreffen bringt Wikigärtner aus den unterschiedlichsten Bereichen zusammen und ermöglicht nicht nur den Austausch zwischen uns als Hersteller mit unseren Kunden, sondern auch zwischen den Kunden selbst. Dieses Mal durften wir mit unserem Thema „Wikis veredeln“ bei der Fr. Lürssen Werft GmbH & Co. KG zu Gast sein. Am Donnerstag stellten wir zunächst die Neuerungen vor, die sich mit dem Release 2.23 ergeben.

Und dann ging es auch schon ans Eingemachte: Wikis veredeln. Denn die folgenden Fragen sind nicht nur für Wikineulinge, sondern auch für reife Wikis interessant: Wie kann ganz generell ein Wiki inhaltlich und technisch benutzerfreundlicher gestaltet werden? Wie erreicht man eine größere Aufmerksamkeit für zentrale Themen und unterstützt das schnelle Finden aktueller und wichtiger Informationen? Und wie verbessert man mit Inhalten oder Design-Elementen die Benutzerführung?

Eine kurze Zusammenfassung, was wir dahingehend vorgestellt haben:

Das Design spielt eine wichtige Rolle, um für Nutzer das Wiki „attraktiv“ zu machen. Dazu gibt es gerade viele neue Ansätze wie ein Wiki so gestaltet werden kann, dass es nicht immer nach Wiki aussehen muss. So gibt es von Wikimedia gerade das Winter-Theme als Ansatz, Wikiwand als Browserdienst präsentiert Wikipedia in neuem Licht und auch wir haben uns natürlich Gedanken gemacht, wie man Inhalte, Menüs etc. in BlueSpice neu anordnen kann.

Zur Gestaltung gehört aber nicht nur das Drumherum, sondern auch wie Inhalte präsentiert werden. Dabei spielt vor allem die Startseite als Einstieg eine wichtige Rolle, um Nutzer gleich auf den ersten Blick vom Wiki und seinen lebendigen Inhalten zu überzeugen. Tags, die eingebunden werden können, sind dabei eines von vielen Werkzeugen, die einem dabei behilflich sein können. Aber auch die Artikel an sich können mit Hilfe von farbigen Boxen interessanter und übersichtlicher gestaltet werden. Hier haben wir kurz die Icons und Boxensets vorgestellt, die auch im BlueSpice Shop für BlueSpice und MediaWiki erworben werden können. Aber auch das interne Marketing kann vom Wiki profitieren und den dort vorhandenen Platz nutzen. Neue Schulungstermine, Veranstaltungen oder sonstige Aktionen können innerhalb des Wikis am Rand z.B. mit [rent a link] angezeigt werden und sorgen für Auflockerung, Aufmerksamkeit und vor allem lebendige, aktuelle Inhalte.

Radovan Kubani und Nathalie Köpff von Hallo Welt! geben Einblick in das neue Release und die Arbeit mit dem Wiki.
Radovan Kubani und Nathalie Köpff von Hallo Welt! geben Einblick in das neue Release und die Arbeit mit dem Wiki.

Aber nicht nur auf der gestalterischen, sondern auch auch auf der technischen Seite, kann man das Wiki veredeln und für Attraktivität sorgen. Wir haben kleine Helferlein vorgestellt wie z.B. das Mulitupload-Werkezeug „Commonist„, mit dem viele Bilder auf einmal hochgeladen werden können, auch wie man mehrere Bereiche eines Bildes mit verschiedenen Links belegt (ImageMapEdit) haben wir in Erinnerung gerufen. Erinnerungen gibt es im Übrigen auch mit der Funktion [reminder], mit der man sich Artikel auf eine Art zukünftige To-Do-Liste setzen kann, um sie so regelmäßig zu aktualisieren. Kontextmenüs, die Autocomplete-Funktion für die Wikisyntax und die Inputbox für das Erstellen von neuen Seiten, haben vor allem die Poweruser begeistert.

Hinweise darauf, was wie gestaltet und strukturiert werden sollte, geben auch die Statsistiken und Nutzerumfragen. Hier wird genau analysiert, welche Bereiche im Wiki aktiv sind und daher ausgeweitet und vor allem schneller zugänglich gemacht werden sollten. Über die Auswertung von Suchanfragen lassen sich Themen identifizieren, die möglicherweise schon über die Hauptnavigation verfügbar sein sollten.

An neuen Funktionen haben wir auch einige Ideen vorgestellt, die sich aber überwiegend noch in einer frühen Entwicklungs- oder Konzeptionsphase befinden und daher nach Unterstützern suchen, die die Ideen zu einem Produktionsgrad verhelfen.

  • BlueSpice [project]: für die schnell und einfach zu bedienende Projektdokumentation. Hier muss fast gar nicht mehr in den Bearbeiten-Modus gewechselt werden
  • WebDav: Bearbeiten und Speichern von Dokumenten direkt im Wiki
  • Filemanagement (NSFileRepo): Zugriffsberechtigung für Dateien unabhängig vom Datei-Namensraum steuern
  • Dateibibliotheken: Dateilisten nach unterschiedlichen Kriterien direkt im Artikel erzeugen lassen
  • Diagramme: aus Tabellen im Wiki automatisch Diagramme erzeugen lassen
  • Kontextmenüs: Ausbau der Funktionalität für Dateien und kundenspezifische Erweiterungen/Anforderungen

Es fand sich in dem Kreis der Teilnehmer das ein oder andere leuchtende Gesicht, was uns davon überzeugte, dass wir mit unseren Ideen auf dem richtigen Weg sind.

Die neuen Entwicklungen finden Anklang in der Runde
Die neuen Entwicklungen finden Anklang in der Runde

Das Brainstorming brachte viele wichtige Aspekte auf, die wir in der Entwicklung berücksichtigen werden. Auch die vielen neuen Vorschläge der Kunden, wie z.B. das Erzeugen einer automatischen Abbildungsnummerierung, fielen bei uns auf fruchtbaren Boden.

Die Kunden selbst erzählten aus ihren Projekten und gaben Einblicke in Best Practices, aber auch Herausforderungen, vor denen sie tagtäglich stehen. So sind die meisten beispielsweise nicht freigestellt für die Wissensmanagement- und Dokumentationsarbeit, was oft zu Arbeitszeitengpässen führt. Dennoch, die Systeme wachsen und gedeihen, MDKN und Hannoverimpuls haben eben erst ein Upgrade bekommen und sind dabei das System neu kennenzulernen und neue Wege zu finden die Nutzer für die Arbeit mit dem Wiki zu begeistern. Gerade MDKN nutzt dabei auch immer wieder die Erfahrungen und Vorlagen, mit denen auch die Wikipedia arbeitet. Tennet ist in einer Phase der Aktualisierung und freut sich auf die Produktivsetzung des Upgrades, wobei im Hintergrund schon an neuen Funktionalitäten gearbeitet wird. Lürssen hat das System nun auch für die internen Anwendungsentwickler geöffnet und befüllt das Wiki mit Funktionsbeschreibungen. Außerdem verlinkt das Warenwirtschaftssystem auf die entsprechenden Hilfeseiten im Wiki und sorgt so für Vernetzungen zwischen den Systemen.

Nikkus und MDKN berichten aus ihrem Projekt
Nikkus und MDKN berichten aus ihrem Projekt

Energie und Wasser Potsdam baut das Wiki derzeit zu einer konzernweiten Wissens- und Dokumentationsplattform bzw. -landschaft aus. Hier wird nun eine Wiki Farm eingesetzt. Und Nikkus, die erst seit diesem Jahr aktiv dabei sind, haben viele  Anregungen für den Umgang mit Usern gewonnen. So regte der Zuspruch der anderen dazu an, die Schreibrechte im Wiki eventuell offener zu gestalten. Aber der Geschäftsleiter von Nikkus freut sich schon jetzt „Jedes Mal, wenn ich sagen kann „Schau doch ins Wiki!“ und ich mir schon wieder eine Mail mit Anhang erspare, dann freue ich mich, dass wir das Thema nun verwirklichen“.
Und schlussendlich war es wohl auch für den Interessenten vom Servicezentrum für Landentwicklung und Agrarförderung interessant und hilfreich Anregungen für das Dokumentations-Projekt mitzunehmen.

Alles in allem herrschte gute Stimmung und eine lockere Atmosphäre, in der auch in kurzer Zeit viele wichtige Hinweise weitergegeben und aufgenommen werden konnten. So war nicht zuletzt die von Lürssen organisierte Werftführung ein Highlight der gesamten Veranstaltung. Aber auch beim gemeinsamen Abendessen wurde weiter fleissig diskutiert, gelacht und die ein oder andere kulinarische Erfahrung gemacht. Vielen Dank an alle Teilnehmer – schön, dass Sie dabei waren und bis zum nächsten Jahr!

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