Wissen der Organisation sammeln und verteilen: Wissensmanagement und QM bei der ASIS GmbH – ein Use Case

Teil der Schleifmittelwechselstation von ASIS GmbH
Teil der Schleifmittelwechsel-station von ASIS GmbH

Die Firma ASIS GmbH aus dem schönen Landshut ist im Bereich Automatisierungstechnik tätig. Der Schwerpunkt des Mittelständlers liegt dabei auf der Oberflächentechnik für die Automobilindustrie. So entwickelt und produziert ASIS mit derzeit um die 120 Mitarbeitern u.a. Lackier- und Schleifanlagen.

Ich habe mit Jana Timinger, Technische Redakteurin bei ASIS GmbH, darüber gesprochen, wie sich Wissens- und Qualitätsmanagement u. a. durch das Wachstum der Firma verändert haben.

Frau Timinger, ASIS hat in den letzten Jahren einige Veränderungen durchlebt, welche Herausforderungen sind daraus entstanden?

Wir sind innerhalb von wenigen Jahren von 70 auf 120 Mitarbeiter gewachsen. Zudem haben wir zwei Standorte und viele Mitarbeiter, die viel außer Haus auf Baustellen oder beim Kunden unterwegs sind. Hier ist es immer wieder Thema, wie wir die Zusammenarbeit über die Entfernung hinweg gut organisieren können, zum Beispiel bei Projekten, bei denen Planer mehrerer Standorte zusammenarbeiten. Generell gesagt: wie kriegen alle Mitarbeiter wichtige Informationen regelmäßig mit und wie können Dokumente zentral zugänglich und wieder auffindbar machen? Unsere bisherige Ablagestruktur war hierfür nicht ideal.

Was war der Auslöser, dass Sie sich auf die Suche nach einem System für die Lösung dieser Herausforderungen gemacht haben? Und was waren Ihre Anforderungen an das System?

Anstoß war ursprünglich das Qualitätsmanagement. Dort hatten wir Dokumente in so einer Art Intranet. Das war nicht sonderlich komfortabel und wir waren damit sehr unzufrieden, weil es viel Doppelablage gab und die Dokumente für die Mitarbeiter nicht gut zugänglich waren. Außerdem hatten unsere Fachabteilungen den Wunsch Wissen zentral festhalten zu können, so dass es für alle in der Abteilung, aber auch firmenweit zugänglich ist. Denn Word-Dokumente irgendwo auf dem Server gehen einfach viel zu schnell unter – sie sind kaum noch auffindbar.

Nun findet die ganze Qualitätsmanagement-Dokumentation im Wiki statt und wir haben für die einzelnen Abteilungen Unterportale eingerichtet, in denen die Fachabteilungen relevante Informationen und Neuigkeiten einstellen und hervorheben können.

Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki
Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki

Und wir hatten vorher ein Organisationshandbuch in Word mit firmeninternen Regelungen, Bildern von Mitarbeitern und dergleichen – das ist auch komplett ins Wiki übergegangen.

Die Anforderung an eine neue Lösung war vor allem, dass es leicht zugänglich sein muss für alle, die lesen müssen. Die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten und Informationen sollte deutlich besser werden (z. B. durch eine Volltextsuche) und ganz besonders wichtig war auch, dass redundante Datenablage zukünftig verhindert werden sollte. Und wir sollten erreichen, dass alle, die aktiv sein möchten, ohne Hindernisse mitarbeiten können.

ASIS setzt nun seit Sommer 2014 die Wiki-Software BlueSpice ein. Welche Abteilungen sind denn involviert und wer ist für das Wiki und dessen Inhalte verantwortlich?

Wir haben eine verantwortliche Person für die allgemeine Pflege und Organisation des Wikis und als Ansprechpartner für andere Mitarbeiter definiert, das bin ich.

Unsere IT kümmert sich natürlich um den technischen Teil, wobei der Betreuungsaufwand des Systems nach der Implementierung sehr gering ist. Die Fachabteilungen wie z. B. die elektrische und mechanische Konstruktion stellen wiederum selbstständig Inhalte ein, die sie dokumentieren und einfach breiter firmenintern bekannt machen wollen.

Ansonsten kann natürlich jeder Mitarbeiter Inhalte vorschlagen, die er gerne im System hätte – und selbstverständlich kann jeder Mitarbeiter auch selbst Inhalte einstellen. Wir haben ganz bewusst ein sehr flaches Rechtesystem, so dass theoretisch jeder Mitarbeiter in jedem Bereich, bis auf den Qualitätsmanagementbereich, beitragen kann. Es darf also auch abteilungsübergreifend geschrieben werden, weil es immer wieder vorkommt, dass z. B. ein Mitarbeiter aus dem Bereich Software Wissen hat, das auch für die elektrische Konstruktion interessant ist.
Und als vorerst letzten Bereich gibt es noch die Verwaltung, die sich vorrangig um die Inhalte des Organisationshandbuches kümmert.

Sie selbst haben das Qualitätsmanagement inhaltlich unter Ihren Fittichen, richtig?

Ja genau. Wir sind ja ISO 9001 zertifiziert und ich kümmere mich um die Dokumentation des Qualitätsmanagements. Diesen Bereich haben wir auch komplett ins Wiki verlagert. Hier nutzen wir Semantik und verzichten fast komplett auf Word-Dokumente, da wir im Wiki damit Metadaten wie Ersteller und Prüfer übersichtlich und einfach auslesen und auswerten können. Das ist eine erhebliche Verbesserung. Mit einem Klick kann sich jemand einen Überblick verschaffen. Auch für das Audit ist das super. Und die zukünftige Pflege wird deutlich einfacher.

Viele Unternehmen verschätzen sich etwas im Aufwand und der Planung für die Einführung eines solchen Systems. Können Sie kurz die Phasen von der Planung bis zum aktuellen Stand heute kurz skizzieren?

Also von der Festlegung der Kriterien und Anforderungen bis hin zum ersten Workshop mit Herrn Heigl von Hallo Welt! und der endgültigen Entscheidung für die Wiki-Software BlueSpice vergingen in etwa 3 Monate. Danach folgten etwa 2 Monate, in denen die technische Umsetzung erfolgte und auch schon die erste Anwenderschulung. Zusätzlich zu dieser Schulung der Keyuser haben wir auch gleich interne Schulungen durchgeführt, um viele Mitarbeiter schon möglichst früh mit einzubeziehen, damit diese das System kennenlernen können. Danach haben wir vorhandene Inhalte ins Wiki überführt, das nahm etwa 3-4 Monate in Anspruch, weil wir uns darauf konzentrierten einige Bereiche komplett ins Wiki zu übernehmen z. B. den gesamten QM- und Verwaltungsbereich. Wir haben versucht möglichst schnell vorhandene Dokumente und Verfahren überflüssig zu machen, so dass wirklich alles im Wiki zu finden ist und Word- und Excel-Dokumente überflüssig sind.

Aktuell haben wir 1.337 Artikel im Wiki und sind mit dieser „ersten Version“ ganz zufrieden, haben aber noch viel vor – es gibt noch sehr viele Inhalte, die sich über kurz oder lang auch im Wiki wiederfinden sollen. Dazu stehen aber auch noch einige Aufräumaktionen an und das Abwägen, was im Wiki gut aufgehoben ist. Übrigens ganz witzig, eine der beliebtesten Seiten im Wiki sind der Kantinenplan und die Telefonliste.

Was hat sich nach einem Jahr mit dem Wiki verändert?

Es ist sehr hilfreich, wenn die Sachen an einem Ort festgehalten sind, denn bei den meisten Sachen, die jemand fragt, kann man ihn an das Wiki verweisen. Es gibt z. B. nun im Wiki auch IT-Tipps, so dass Standardfragen nicht ständig einzeln beantwortet werden müssen, das spart Zeit und auch Nerven. 😉 Viele Informationen, und so scheinbare Kleinigkeiten wie Mitarbeiterbilder, sind nun über die Standorte hinweg sehr viel besser verfügbar. Auch die Inhalte des Organisationshandbuches sind durch das Wiki aufgewertet und werden häufiger angeschaut.

Sehr schön ist auch, dass Mitarbeiter, die auf Reisen sind, nach ihrer Rückkehr nun mitkriegen, was es an Neuigkeiten gibt – viele Informationen sind nun sichtbar, während sie früher untergegangen sind. Außerdem wurden bisher oft E-Mails verschickt, die natürlich oft an neu hinzugekommenen Kollegen vorbeigingen. Nun haben neue Mitarbeiter mit dem Wiki einen Anlaufpunkt für viele ihrer Fragen.

Was sind Ihre „Lessons learned“ bei der Einführung und Durchführung eines solchen Wissens- und Qualitätsprojektes?

Es war gut, dass wir sehr schnell Inhalte überführt und andere Systeme gleich abgeschafft haben – so haben wir Dopplungen vermieden. Außerdem werden die Leute so auch gezwungen im Wiki nachzuschauen. Leider ist es nach wie vor so, dass einige zwar ins Wiki schreiben, aber trotzdem noch ein „Sicherheitsdokument“ auf dem Server ablegen – das müsste man noch effektiver verhindern.

Die Akzeptanz des Wikis generell ist gut. Fast alle lesen im Wiki – aber schreiben ist noch mal was anderes. Viele haben noch etwas Hemmungen ins Wiki zu schreiben, weil sie befürchten, der Artikel könnte zu lang oder zu kurz sein oder Angst haben etwas kaputt zu machen u. ä. Aber wenn sie es einmal gelernt haben, nutzen die Mitarbeiter das Wiki auch. Deswegen hatte ich anfangs ganz gezielt Einzelschulungen für Mitarbeiter in Schlüsselpositionen durchgeführt. Und wir setzen nach wie vor auf Schulungen, um die Leute mit dem System weiter vertraut zu machen. Vor allem auch die Abteilungsleiter spielen eine wichtige Rolle, da diese als Vorbild voran gehen sollten. Auch sollte es nicht vorkommen, dass sich Mitarbeiter vor ihrem Abteilungsleiter rechtfertigen müssen, wenn sie wichtiges Wissen im Wiki dokumentieren.

Das vergangene, erste Wiki-Jahr war ja durchaus intensiv. Was steht nun an? Pause?

Nein, das sicherlich nicht. Jetzt steht erst mal das QM-Audit an und dann ist vor allen Dingen das Umbauen auf die neue ISO Norm im Fokus. Parallel sollen weitere Inhalte im Wiki gebündelt werden, so dass weitere Bereiche auf dem Server stillgelegt werden können. Und ich werde mir noch weiter Gedanken machen, wie ich noch mehr Leute ins Wiki bringen kann, z. B. gibt es den Newsletter der Geschäftsführung, in dem u. a. neue Mitarbeiter vorgestellt werden, den könnten wir durch den Blog, der vom Wiki mitgeliefert wird, ersetzen. Das Wiki soll ja leben und dazu gehört auch weiterhin regelmäßige Pflege.

Viel Erfolg weiterhin und vielen Dank für das Gespräch.

Möchten Sie uns auch von Ihren Erfahrungen mit Ihrem Wiki berichten?

Dann schreiben Sie gerne an roth@hallowelt.com und vereinbaren einen persönlichen oder telefonischen Termin.

Wir freuen uns von Ihnen zu hören.

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1 Kommentar

  • Michael Thode

    26. Januar 2017

    Vielen Dank für diesen interessanten Beitrag. Ich persönlich finde Wiki-Systeme auch eine ganz spannende Art der Dokumentation des QM-Systems.
    Viele Grüße
    Michael Thode

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