Ein Wiki als die zentrale Lösung für das Qualitätsmanagement – eine Innovation für Unternehmen

Die Leser dieses Blogs wissen, dass Wikis sehr oft eingesetzt werden, um das Qualitätsmanagement (QM) in Unternehmen zu organisieren. Dass man hier ein Wiki und speziell eine MediaWiki-Lösung einsetzt, hat zahlreiche gute Gründe. Wir möchte in diesem Beitrag ein paar weitere Beispiele bringen, wie man sich das konkret vorstellen kann.

Als technologische Basis nehmen wir wieder unsere MediaWiki Distribution BlueSpice mit den neu dazugekommenen semantischen Erweiterungen, die uns helfen, Metadaten zu verarbeiten. Wir kommen gleich darauf zurück, warum das wichtig ist.

Ausgangslage

Doch zunächst in ein paar kurzen Punkten, welche Probleme wir eigentlich lösen wollen:

  • Doppelablage: Zu verhindern ist, dass mehrere Versionen unserer Prozessbeschreibungen im Unternehmen kursieren
  • Schwere Zugänglichkeit durch Word-Dokumente: Die QM-Dokumente liegen bislang in irgendeinem Fileordner, in einem Dokumentenmanagement-System oder noch in einem Datenbanksyetm wie Lotus Notes und niemand findet die Dokumente oder hat schnellen Zugriff.
  • Nur eine Abteilung kümmert sich darum: Es sind zwar nur wenige für den Prozess zuständig, aber alle die betroffenen Unternehmenseinheiten sollen in die Prozessentwicklung eingebunden werden.
  • Aktualisierung und Pflege ist sehr aufwendig: Die QM-Dokumente durchlaufen einen zu langen Redaktionsprozess, weil Dokumente per Mail an Verantwortliche geschickt werden, die diese erst Tage später bearbeiten, Rückfragen entstehen, der Status unklar ist und zwischenzeitlich auch keine praktikable Übergangslösung publiziert werden kann, um den Betrieb zu sichern.

Was ist zusätzlich für das Qualitätsmanagement entscheidend?

  • Versionierung und Nachverfolgung aller Änderungen (Revisionssicherheit)
  • Freigaben und Berechtigungsmöglichkeiten für Zusammenarbeit und Zugriffsbeschränkungen
  • Überblick über die Prozesse und Querverbindungen innerhalb der Prozesse
  • Zentraler Zugriff und schnell und unkompliziert Änderungen vornehmen

Zentrale Ablage für alle Mitarbeiter jederzeit verfügbar

Wikis erfüllen von Haus aus schon viele Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem.

  1.  Sie bieten einen zentralen Ablageort, sodass Doppelablagen vermieden werden.
  2.  Zudem kann online von überall darauf zugegriffen werden.
  3. Über eine State-of-the-art-Volltextsuche (z.B. Apache Lucene) sind die Inhalte schnell und einfach auffindbar.
  4. Die Inhalte lassen sich bei Bedarf von mehreren Abteilungen in Kooperation bearbeitet werden. Dabei stellen Workflows und Freigabemechanismen, sowie die Versionierung der Änderungen sicher, dass die Änderungen beispielsweise den Anforderungen der ISO9001-Zertifizierung entsprechen. Ein Wiki wie BlueSpice bietet eine Auswahl von sehr einfachen bis komplexen Begutachtungs- und Freigabeverfahren, die je nach Unternemenskultur und branchentypischen Anforderungen sinnvoll kombiniert werden können.

Dokumente qualifizieren und verfolgen

Semantische Funktionen bieten dabei einen zusätzlichen Mehrwert.
Technisch gesagt: es lassen sich mit semantischen Attributen wichtige Metadaten eines QM-Dokumentes kennzeichnen.
Einfacher gesagt:  Sie hinterlegen in einem Dokument Zusatzinformationen wie Verfasser, verantwortliche Abteilung, Gültigkeitsangaben u.v.a.m. Und sie können an einer anderen Stelle diese Informationen abfragen: „Gib mir alle Prozessbeschreibungen im Gültigkeitsbereich Deutschland, die den Standort Frankfurt betreffen.“

So erhalten Sie über Querverbindungen einen Überblick über alle für die Fragestellung wichtigen Dokumenten des Qualitätsmanagements, oder Sie können sich eine Überblicksliste mit allen Dokumenten erstellen und diese nach den für Sie wichtigen Kriterien filtern lassen. Ein Klick auf den Dokumentsnamen führt Sie dann direkt zu dem Dokument im Wiki.

Überblick über die QM-Dokumente
Überblick über alle QM-Dokumente

Definieren Sie, wenn Sie das QM-System im Wiki starten, welche Metadaten eines Dokumentes für Sie wichtig sind – zum Beispiel Ersteller des Dokumentes, den Prüfer, den zugehörigen Bereich in der ISO 9001-Norm und ob es ein gelenktes Dokument ist. Diese Informationen erscheinen unterhalb des Textabschnitts des QM-Dokumentes.

Ein QM-Dokument als Wikiartikel mit semantischen Metadaten
Ein QM-Dokument als Wikiartikel mit semantischen Metadaten

Sie erstellen also einen Wikiartikel und beschreiben wie gewohnt das Dokument ausführlich.  Über semantische Formulare werden dann die entsprechenden Attribute zugewiesen – ganz einfach auswählen oder eintippen – je nachdem wie Sie die dahinterliegenden Attribute definiert haben.

 

Ein QM-Dokument mit einem semantischen Formular bearbeiten
Ein QM-Dokument mit einem semantischen Formular bearbeiten

Flexibel, übersichtlich und immer aktuell

Der Vorteil der Verwendung semantischer Erweiterungen liegt zum einen in der schnellen Aktualisierung der Metadaten. Ändern sich die Metadaten, können Sie diese sehr schnell auf den neuen Stand bringen, beispielsweise wenn Sie auf die neue ISO 9001:2015 wechseln – ändern Sie einfach die Attribute (in diesem Fall Bereiche) um, die zur Verfügung stehen sollen, und per Klick können die bestehenden Dokumente den neuen Bereichen zugewiesen werden. So steht dem nächsten Audit nichts mehr im Weg. Das System passt sich schnell Ihrem Unternehmen an.

Zum anderen können die Metadaten zentral ausgelesen werden, das ist vor allem für den Verantwortlichen für das Qualitätsmanagement wichtig. Diese behalten den Überblick und sehen sofort Verantwortlichkeiten, Fristen u.a. Zudem können Änderungen schnell und einfach vorgenommen werden und die QM-Abteilung kann die Informationen über die Prozesse zentral allen zur Verfügung stellen.  Mühsames Suchen in Worddokumenten bleibt Ihnen erspart. Stattdessen sind die QM-Dokumente, da Sie ja eigentlich normale Wikiartikel sind, durchsuchbar und Nutzer können die Informationen unkompliziert im Wiki abrufen.

Wer noch einen Schritt weiter gehen will, kann z.B. die Fristen der Dokumente in einer Timeline darstellen und daraus einen Aufgabenplan für das nächste Audit erstellen.

QM-Dokumente in einer Timeline darstellen
QM-Dokumente in einer Timeline darstellen

Mit Hilfe von Berechtigungen und Freigabeprozessen ist es zudem möglich, bestimmte Prozesse, die im Wiki dokumentiert werden, zu schützen beziehungsweise sie einem definierten Workflow zuzuweisen.

Sie möchten jetzt noch mehr dazu erfahren? Gern sprechen wir mit Ihnen über Ihre Anforderungen an Ihr QM-System im Wiki. Rufen Sie uns einfach an: +49 941 660 800
Beitrag von Richard Heigl und Nathalie Köpff

 

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