Protokoll schreiben leicht gemacht: Im Wiki Protokolle online und zentral erstellen und verwalten

Besprechung, Meeting, Sitzung, Jour fixe und wie es eben so heißt – tagtäglich finden Treffen von Arbeitskollegen zur Absprache von Aufgaben, Diskussionen und Beschlüssen statt. Damit Fortschritte nachvollziehbar sind, werden Protokolle erstellt. Meist wird dabei viel zu viel Zeit geopfert, weil die Sitzung nicht ordentlich vorbereitet und/oder durchgeführt wird. Das Wiki kann helfen diese, meist wöchentlichen Sitzungen, dahingehend zu unterstützen.
Die Vorteile:

  • Transparenz,
  • schnellerer und zentraler Zugriff,
  • Durchsuchbarkeit,
  • Versionierung,
  • aktueller Status von Aufgaben.

Vorbereitung der Sitzung und des Protokolls

Protokolle sollten schon vor dem Meeting anlegt werden. Dazu wird eine verantwortliche Person ernannt (ständig oder wechselnd). Diese füllt die Vorlage bereits mit einigen Stichpunkten aus – so hat man einen roten Faden und muss nur noch die Details besprechen, festlegen und eintragen.

Das Protokoll wird über ein Protokollportal ganz einfach per Klick erstellt und erhält sofort das Datum des Tages.

v
Ein neues Jourfixe-Protokoll über ein Protokollportal erstellen

Wird ein neues Protokoll über das Portal erstellt, so erhält es automatisch eine vorbereitete Struktur, die über eine Vorlage geladen wird. Gleichzeitig wird das Protokoll in einer Kategorie abgelegt, z.B. „Protokoll Jourfixe“, sodass das Protokoll später leicht aufgefunden werden kann.

Ein Jour fixe-Protokoll im Wiki ausfüllen
Ein Jour fixe-Protokoll im Wiki ausfüllen

Die Aufgaben des Protokollführers sind also:

  • Anlegen des Protokolls im Wiki (1 Klick).
  • Eintragen von Stichwörtern, sodass andere Teilnehmer schneller überblicken, worum es geht.
  • Eintragen der Art des Tagesordnungspunktes z.B. „I“ für Information; „B“ für Beschluss…
    So wird gleich klar, was schnell abgehakt werden kann und bei welchen Themen man sich länger aufhalten wird bzw. worauf man sich vorbereiten muss.

Durchführung der Sitzung

Das Protokoll wird transparent und während der Sitzung erstellt. Dazu setzt sich der Protokollführer an einen PC oder Laptop, der an einen Beamer angeschlossen ist, öffnet die Wikiseite mit dem Protokoll und trägt parallel weitere Stichpunkte, Verantwortliche, Fristen u.ä. ein oder ergänzt oder verbessert die bereits vorbereiteten Punkte. Missverständnisse in Formulierungen, Zuwesiungen, Zeitplänen u.ä. werden so vermieden, da jeder am Beamer mitverfolgen kann, was aufgeschrieben wird.

Nach der Besprechung

Das Protokoll steht sofort nach der Besprechung allen zur Verfügung – wenn man will auch dem gesamten Unternehmen. Und zwar zentral und online – ohne, dass in einem Filesystem lange danach gesucht werden müsste. Der Status der Aufgaben kann nun jederzeit ergänzt werden – sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird der Status einfach per Klick geändert. Hilfreich ist hier die Checklistenfunktion. Der Status kann ausgewählt  im Lesemodus ausgewählt und geändert werden. Jede Änderung des Protokolls (auch Statusänderungen) wird im Wiki versioniert und ist über die Versionsgeschichte einsehbar.

—–

Vorlagen für Protokolle im Wiki in verschiedenen Farben
Vorlagen für Protokolle im Wiki in verschiedenen Farben

Protokollvorlagen für das Wiki sind im BlueSpice Shop erhältlich (Voraussetzung ist ein BlueSpice Wiki)
Die Vorlagen gibt es in verschiedenen Farben mit 1 Portalseite mit Bildern und Eingabefeldern für neue Protokolle, 4 Vorlagen (Jourfixe, Marketing, Technik, Statusangaben), sowie Tipps zum Aufgabenmanagement können im BlueSpice Shop erworben werden.

 

 

 

Dies könnte Ihnen auch gefallen

Schreiben Sie einen Kommentar