Im Gespräch mit der IHK Regensburg – ein Wiki zur internen Kommunikation und online Dokumentation

IHK Regensburg
Standort der IHK Regensburg für Oberpfalz / Kelheim.
IHK_Logo Rgbg_4c Oberpfalz-Kelheim-180px „Das ist eine Superfunktion, die zeig ich den anderen auch.“

Dr. Christian Götz ist Abteilungsleiter für Presse und Öffentlichkeit der IHK Regensburg. Vor über sechs Jahren hatte er die geniale Idee an der IHK Regensburg ein internes Firmenwiki als Kommunikations- und Wissensplattform einzuführen. Seitdem hat er es geschafft, viele Kollegen und Kolleginnen für das Wiki zu begeistern, unter anderem auch Frau Annabell Alexander und Frau Petra Martensen. Die drei erzählen uns von ihren Erfahrungen und Herausforderungen seit der Einführung des Wikis im Jahr 2010.

Wer sind Sie eigentlich?

Die Industrie- und Handelskammer Regensburg für Oberpfalz und Kelheim, kurz IHK Regensburg, ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Die IHK Regensburg erfüllt aber nicht nur die vom Gesetzgeber übertragenen Aufgaben, sondern bietet vor allem Serviceleistungen für Unternehmen und Gewerbetreibende. Sie vertritt das Interesse der regionalen Wirtschaft.

Mit Geschäftsstellen in Amberg, Cham, Weiden, Neumarkt i.d. OPf., Schwandorf und Kelheim hat die IHK Regensburg ca. 79.000 Mitgliedsunternehmen und 150 hauptamtliche Mitarbeiter. Fachkräftesicherung mit Schwerpunkt Aus- und Weiterbildung, Standortentwicklung sowie Markterschließung im Ausland sind die Kernthemen der IHK.

Zu welchem Zweck wird das Wiki bei der IHK Regensburg eingesetzt?

Wie Sie sehen, hat die IHK Regensburg sehr viele unterschiedliche Themen- und Aufgabenbereiche und ist dezentral organisiert. Bei einer solchen Aufgabenvielfalt, regionalen Verteilung und Reichweite ist eine optimale flächendeckende Kommunikation und ein gewährleisteter Informationsfluss unabdingbar. Diese Reichweite war einer der Hauptgründe, warum wir uns für ein Wiki als Kommunikations- und Dokumentationsplattform entschieden haben.

Es gibt diverse Fachabteilungen mit Spezialisten auf ihren jeweiligen Gebieten. Diese befinden sich allerdings regional verteilt oder vor Ort in Regensburg. Auch wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, gehen mit ihm in der Regel Sachkenntnisse und Erfahrungen.
Die IHK Regensburg steht somit vor der stetigen Herausforderung, das Wissen des einzelnen Spezialisten anderen Mitarbeitern zugänglich zu machen und gleichzeitig die interne Kommunikation zu gewährleisten. Wir haben uns deshalb dazu entschieden ein System einzuführen, welches die folgenden Anforderungen erfüllen sollte:

  • Sicherung, Bereitstellung und ständiger Zugang zu Wissen
  • Verbreitung von aktuellen Informationen über ein interaktives „digitales Schwarzes Brett“
  • Gewährleistung und Vereinfachung der internen Kommunikation
  • Plattform für unstrukturierte Informationen
  • Qualitätsmanagement: Plattform für standardisierte Prozessbeschreibungen und Dokumentationen

Warum haben Sie sich für ein Wiki als Software entschieden?

Für ein Wiki haben wir uns entscheiden, weil es unsere Anforderungen am besten erfüllt. Durch Wikipedia kennt man die Art Wissen zu strukturieren und zu dokumentieren. Know-how lässt sich sehr gut gliedern und somit auch wiederfinden. Wikis sind außerdem sehr benutzerfreundlich und man kann sofort mit der Arbeit loslegen.

Es war uns besonders wichtig, dass jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin, egal welcher Geschäftsstelle er oder sie angehört, einen Zugang zum System erhält. Für die interne Kommunikation ist das eine große Erleichterung. Wir wollten mit unserem Wiki eine zentrale Plattform schaffen, die jeder bearbeiten und auf der jeder sein Wissen hinterlegen kann.

Portalseite der IHK Regensburg mit Links auf Kategorieseiten.
Portalseite der IHK Regensburg mit Links auf Kategorieseiten.
Kategorieseite der IHK Regensburg, die als Inhaltsverzeichnis genutzt wird.
Kategorieseite der IHK Regensburg, die als Inhaltsverzeichnis genutzt wird.

Wie verlief die Einführung und Umsetzung des Wikis?

Die Einführung und Umsetzung des Systems verlief gut. Wir organisierten zuvor bereits gemeinsame Workshops mit Hallo Welt! und ausgewählten Vertretern der IHK Regensburg. Wir konnten uns mit den Spezialisten für Wikis Gedanken zur optimalen Strukturierung und Nutzung des neuen Systems machen. Diese haben uns bei sehr geholfen mit den Herausforderungen umzugehen.

Was waren Herausforderungen?

Die größte Herausforderung zu Beginn war sicherlich bestehende Hemmschwellen in der Nutzung des Wikis abzubauen. Zum einen ist die Preisgabe von eigenem Wissen bei vielen mit einer Angst vor Ersetzbarkeit verbunden. Zum anderen werden die Einführungen neuer Systeme oft als große Veränderung empfunden. Der Anstoß die eigenen Prozesse zu überdenken ist für viele erst mal unbequem. Es wurde zunächst nur der Aufwand gesehen, Informationen in das Wiki einzugeben. Diese Zurückhaltung galt es zu durchbrechen und den Nutzen des Wikis für alle aufzuzeigen.

Manche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hatten auch Schwierigkeiten, Artikel zu verfassen und proaktiv selbst ins Wiki zu schreiben, mit der Begründung, dass jeder das Geschriebene lesen könne. Vor allem bei Kollegen und Kolleginnen, die es nicht gewohnt waren viel zu schreiben, bestand eine Unsicherheit in Formulierungen von Texten.

Wie sind Sie mit diesen Herausforderungen umgegangen? Was sind Ihre Lessons Learned?

1. Hemmschwellen abbauen – Möglichkeiten vor Ort aufzeigen

Es ist sehr wichtig, solche Startschwierigkeiten ernst zu nehmen und darauf einzugehen. Wir entschieden uns deshalb für eine Lösung im direkten Kontakt mit den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Frau Alexander und Frau Martensen gingen vor Ort an die jeweiligen Arbeitsplätze und arbeiteten mit individuellen Anwendungen des Wikis an praktischen Beispielen. Sie halfen durch redaktionelle Unterstützung in Entstehungsprozessen und begleiteten so die Einführung bei allen Abteilungen, die Hilfe benötigten.

Diese Variante war zwar zeitaufwändig, hat aber sehr dabei geholfen Hemmschwellen zu durchbrechen. Wir ließen den Kollegen und Kolleginnen Zeit zur Eingewöhnung in das neue System. Durch die Anwendung in gewohnter Umgebung mit eigenen, praktischen Beispielen, konnten die Vorteile und Möglichkeiten des Wikis aufgezeigt werden. Jeder bekam die Gelegenheit das neue System zu testen. Gleichzeitig wurde von Beginn an die Qualität der erstellten Seiten gesichert.

2. Interne Kommunikation – Ankündigung durch die Geschäftsleitung

Wir haben das neue Wiki System per E-Mail und in diversen internen Gesprächsrunden angekündigt. Personen an Schlüsselstellen wurden direkt angesprochen, informiert und instruiert. Zusätzlich wurde das Wiki als Startseite in allen Browsern eingerichtet. Auf diese Weise wurden alle Kollegen und Kolleginnen beim Internetzugang direkt auf das neue System aufmerksam gemacht. Als netter Blickfang wurde als Desktop-Icon ein Wikinger ausgewählt.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es zusätzlich sehr hilft, wenn die Einführung des Wikis durch die Geschäftsleitung kommuniziert wird. Das klare Committent und die aktive Nutzung durch die Führung sehen wir als Erfolgsrezept. Das neue System findet wesentlich mehr Aufmerksamkeit, wenn der eigene Chef oder die eigene Chefin selbst aktiv ins Wiki schreibt, konsequent und dauerhaft damit arbeitet. Somit wird auch die Hemmschwelle das neue System auszuprobieren leichter überwunden.

Außerdem haben wir gemerkt, dass es hilfreich ist, wenn man die Nutzung nicht komplett freiwillig lässt. In unserem Fall hatten wir es den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen selbst überlassen zu entscheiden wie intensiv sie sich mit dem Wiki beschäftigen. Das hat letztlich zu Verzögerungen in der aktiven Anwendung geführt.

3. Practice What You Preach – mit guten Beispiel vorangehen

Während der gesamten Einführungs- und Umsetzungsphase und auch heute noch, gehen wir selbst in unserer Abteilung mit positivem Beispiel voran und nutzen das Wiki täglich. Noch vor der Einführung in anderen Abteilungen, haben wir das Wiki in den Abteilungen Presse und Öffentlichkeit und IT mit eigenen Informationen befüllt. Auf diese Weise konnten wir den Kollegen und Kolleginnen direkt zeigen, wie es unsere eigene Arbeit erleichtert.

4. Nutzen betonen – Notwendigkeit aufzeigen

Durch die Vorbildfunktion in der Wiki Nutzung und die Einführung direkt am Arbeitsplatz, wurden die vielen Möglichkeiten des Wikis sehr gut dargestellt und dessen Nutzen betont. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erkannten, dass sie durch die Dokumentation im Wiki ihre eigenen Prozesse besser strukturieren können. Indem sie gemeinsam mit anderen an der Ausarbeitung von Seiten arbeiten, entlasten sie sich selbst und profitieren von den Kenntnissen anderer. Vielen wurde dadurch erst die Notwendigkeit bewusst manche Arbeitsschritte zu verbessern. Das Wiki bot sich ebenso in der Einführungsphase wie heute, für solche Optimierungen von Prozessen und die Ausarbeitungen von Standards sehr gut an.

„Das ist ja eine Superfunktion, des zeig ich den anderen auch.“

Die Freude an einer tollen Funktion im Wiki oder der Enthusiasmus über die Arbeitserleichterung einzelner ist heute noch ansteckend und hat damals viel zur Motivation anderer beitragen. Vor allem unser IHK Regensburg Blog, der auf der Startseite des Wikis eingerichtet wurde, hat unserem Wiki viel Akzeptanz verschafft.

5. Praktische Hilfestellungen bieten

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der IHK Regensburg finden kontinuierlich Hilfestellungen für praktische Anwendungen des Wikis. Es gibt online zahlreiche Hilfeseiten mit Anwendungserklärungen zur Erstellung von Artikeln, Funktionen des Blogs und vieles mehr. Diese sind zum großen Teil von uns selbst mit Screenshots eigener Anwendungen erstellt und auf die internen Nutzer zugeschnitten.
Ein Link zum BlueSpice Nutzerhandbuch und zum Helpdesk befindet sich ebenso im Wiki.

Was ist heute für Sie der größte Nutzen am Wiki?

Der größte Mehrwert, den das BlueSpice Wiki für uns bringt, ist die als Blog gestaltete Startseite. Sie dient als „digitales Schwarzes Brett“ und bietet jeden Tag Informationen über aktuell Anstehendes, Veranstaltungen, Pressemeldungen, Verwaltungs- oder IT-Themen und vieles mehr. Die chronologische Reihenfolge ist besonders hilfreich. Informationen können schnell eingestellt und wiedergefunden werden.

Dieser Blog im Wiki ist auf jedem Browser als Startseite voreingestellt und gewährt die regelmäßige Kommunikation mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. So sichern wir uns ab, dass wichtige Informationen kommuniziert werden und jeden erreichen. Die Hol-Schuld war für uns ein ausschlaggebendes Argument für den Wiki-Blog. Wer etwas wissen möchte, muss aktiv werden und im Wiki danach suchen. Überflüssiger E-Mail-Verkehr konnte deutlich reduziert werden.

Startseite des Wikis der IHK Regensburg mit integriertem Blog.
Startseite des Wikis der IHK Regensburg mit integriertem Blog.

Gibt es zukünftige Ziele für das Wiki?

Seit der Einführung 2010 haben wir schon viel erreicht, aber es sind längst noch nicht alle Ziele für unser Wiki umgesetzt. Es kommen stetig neue Ideen und Pläne dazu. So wollen wir z.B. im nächsten Monat mit einem regelmäßigem Wiki Café starten. Zu dieser Veranstaltung werden alle eingeladen und erhalten Hilfestellungen für sämtliche Fragen rund um das Thema Wiki.
Unser Wiki ist ein lebendiges System und das möchten wir in Zukunft noch verstärken. Es wird stetig weiterentwickelt, orientiert am Bedarf der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. So soll z.B. unser Blog weiter ausgebaut werden und die Funktion des Wikis als Nachschlagewerk noch mehr Anklang finden. Dazu gilt es für uns auch zukünftig den Mehrwert des Systems klar zu betonen.

Fazit

Bei der Einführung eines Wikis ist es wichtig, die anfänglichen Bedenken und Schwierigkeiten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ernst zu nehmen. Man muss ihnen Gelegenheiten zum Testen und Zeit zur Umgewöhnung geben.

Durch die Erklärung von Anwendungen und Funktionen an praktischen Beispielen in der gewohnten Umgebung des eigenen Arbeitsplatzes, werden anfängliche Hemmschwellen durchbrochen. Die vielen Möglichkeiten des Wikis können aufgezeigt und der Nutzen betont werden. Auch nach der Einführung eines Wikis helfen solche persönlichen Gespräche und dauerhaft angebotenen Hilfestellungen, die Motivation zur Arbeit mit dem Wiki zu festigen. Es ist besonders hilfreich, wenn solche Aufgaben von überzeugten Wiki-Redakteurinnen wie Frau Annabell Alexander und Frau Petra Martensen durchgeführt werden, deren Enthusiasmus für das Wiki einfach ansteckend ist.

Als Erfolgsrezept für die Beständigkeit des Wikis gilt das vorbildliche Verhalten der einführenden Abteilung und das klare Committent der Geschäftsleitung. Wenn diese dahintersteht und das Wiki konsequent und dauerhaft aktiv selbst nutzt, machen dies auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

 

Hallo Welt! sagt vielen Dank an Herrn Dr. Christian Götz, Frau Annabell Alexander und Frau Petra Martensen der IHK Regensburg für Ihre Zeit und Mithilfe zur Erstellung des Erfahrungsberichts.

Möchten Sie uns auch von Ihren Erfahrungen mit Ihrem Wiki berichten?

Dann schreiben Sie gerne an roth@hallowelt.com und vereinbaren einen persönlichen oder telefonischen Termin.

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