WikiFarm: Software zur zentralen Verwaltung mehrerer Wikis

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CCO Public Domain via Pixabay.

Die Verwaltung mehrerer individueller Wikis ist technisch aufwendig, da allzu oft ein unübersichtliches „Wikichaos“ entsteht, das schwer zu pflegen ist. Dabei gibt es bereits ein Konzept, das sich in letzter Zeit sehr bewährt hat: die Wiki-Farm.

Mit einer Wiki-Farm können schnell und einfach mehrere Wikis neu erstellt, archiviert oder gelöscht werden. Bei der Erstellung hat der Anwender die Möglichkeit ein leeres Wiki zu erstellen oder ein sogenanntes Master-Wiki zu klonen. Ein solches Master-Wiki kann bereits mit Inhalten befüllt sein (z. B. Handbücher), sowie Daten und Konfigurationen enthalten, die mit übertragen und ausgeliefert werden können.

Technisch gesehen werden durch das Farmkonzept mit einer einzigen Wiki-Installation mehrere Wikis zur Verfügung gestellt. Die Wiki-Software wird nur einmal auf dem Server installiert und gespeichert und dann von allen weiteren Wikis der Farm gemeinsam genutzt.

Wir haben in den letzten Jahren vermehrt Anfragen von Kunden erhalten, für die eine Wiki-Farm die bestmögliche Lösung darstellt. Viele stehen vor der Problematik, dass ihnen ein einziges Wiki nicht mehr ausreicht, weil die unterschiedlichsten Themen, Sprachen und Berechtigungskonzepte darin abgebildet werden müssten.  In solchen Fällen empfehlen wir stets den Einsatz mehrerer Wikis in unserer Wiki-Farmlösung.

Wozu braucht man mehrere Wikis?

Durch die Bereitstellung mehrerer Wiki-Instanzen innerhalb einer Organisation ist eine absolute Trennung der Daten und Berechtigungsstrukturen gewährleistet. Zwar können in einem Wiki die Zugriffe auf Informationen durch die Vergabe von Berechtigungen für separate Namensräume gesteuert werden, jedoch birgt dies auch Gefahren und Lücken. Die Basissoftware MediaWiki kennt nämlich diese Zugriffssteuerung per Namensraum nicht und bietet Schlupflöcher, die ein versierter Anwender nutzen könnte. Außerdem besteht das Risiko, dass sich bei der Rechtevergabe Fehler einschleichen und Daten für nicht autorisierte Nutzer sichtbar werden. Gerade in Unternehmensbereichen mit sensiblen Informationen wie Personal, Forschung und Entwicklung oder Geschäftsleitung kann das fatale Folgen haben.

Besonders sinnvoll ist die Neuerstellung einzelner Wikis auch im Projektmanagement. Allgemein lassen sich Projekte mit Wikis hervorragend organisieren und überwachen, indem Inhalte des Projekts oder Daten wie Ansprechpartner und Kosten, Zeitplan und Meilensteine sowie der Status quo und noch zu erledigende Aufgaben erfasst, strukturiert und aktuell gehalten werden. Die Sicherheit durch die Datentrennung ermöglicht es auch hier, risikolos z. B. mit externen Dienstleistern oder direkt mit dem Kunden gemeinsam am Projektwiki zu arbeiten und sich auszutauschen. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, kann das Wiki archiviert werden, um die Informationen und Daten notfalls auch zu einem späteren Zeitpunkt noch vorliegen zu haben.

Die Umsetzung von Mehrsprachigkeit mit einem einzelnen Wiki ist so nicht vorgesehen. Als Lösung gibt es zwar verschiedene Konzepte, der Einsatz separater Wikis pro Sprache ist jedoch die eleganteste und sauberste Variante davon (siehe Wikipedia). Vor allem in global agierenden Unternehmen ist dies eine unabdingbare Anforderung, die sich mit WikiFarm optimal abbilden lässt. BlueSpice bringt dazu sogar ein eigenes Feature mit. Die Verknüpfung der einzelnen Sprachartikel wird mit InterwikiLinks erzielt. BlueSpice fügt bei solchen Verknüpfungen automatisch ein Menü zur Navigation der Sprachen ein (siehe Abb. 1).

Navigation im mehrsprachigen Wiki
Abbildung 1: Navigation im mehrsprachigen Wiki

Da das Thema Mehrsprachigkeit nach wie vor aktuell und ebenso komplex ist, werden wir uns diesem in Kürze noch ausführlicher in einem eigenen Blogbeitrag widmen.

Warum lohnt sich eine Wiki-Farm?

Damit die Erstellung und Pflege vieler Wiki-Instanzen schnell und einfach zu managen ist, gibt es Farmlösungen, mit denen Organisationen und Anwender quasi beliebig viele eigene Wikis „hosten“ können.

Wir haben die technische Basis der BlueSpice-Farmlösung stark weiterentwickelt und mit Blick auf die einzelnen Anwendungsfälle unserer Kunden angepasst und optimiert. Sowohl MediaWikis als auch Bluespices können damit verwaltet werden.

Der größte Vorteil der Nutzung liegt in der einfacheren Wartung der Systeme und der damit verbundenen Reduzierung der Kosten. Patches, Updates und Upgrades werden nur in einem System durchgeführt und stehen direkt in allen Wikis der Farm zur Verfügung.

Auch Wikis mit zeitlich begrenzter „Lebensdauer“, wie z. B. Projektwikis, lassen sich in der Wiki-Farm besser organisieren: für wiederkehrende Abläufe und Aufgaben können in einem Master-Wiki vorgefertigte Strukturen angelegt und sich wiederholende Inhalte eingepflegt werden. Sobald Bedarf besteht, wird dieses Wiki mit einem Klick geklont und das Projekt kann sofort beginnen. Nach Abschluss der Projektdokumentation, wird das Wiki so archiviert, dass es nicht mehr aktiv ist, die darin enthaltenen Informationen im Nachhinein jedoch jederzeit wieder aufgerufen werden können.

Das Farm-Management ist sehr übersichtlich gestaltet (siehe Abb. 2). Neben einer Beschreibung ist auch die Zuordnung von Stichwörtern zu einzelnen Wikis möglich. Die Liste der Wikis kann nach verschiedenen Kriterien sortiert, gefiltert und gruppiert werden. So sind alle Wiki-Instanzen einfach im Auge zu behalten und redundant angelegte Wikis und ungenutzte Relikte werden vermieden.

Abbildung 2: Übersichtliche Darstellung der Farmverwaltung mehrerer Wiki-Instanzen.
Abbildung 2: Übersichtliche Darstellung der Farmverwaltung mehrerer Wiki-Instanzen.

Zusammengefasst sind die größten Vorteile einer BlueSpice WikiFarm folgende:

  • 1-Klick Installation für neue Wiki-Instanzen
  • Sehr geringer Aufwand für Updates und Upgrades
  • Bereitstellung von standardisierten Inhalten über Master-Wikis
  • Datensicherheit durch die mögliche Trennung der Inhalte und Berechtigungen
  • Übersichtliche Darstellung, Sortierung und Filterung von Wikis

Fazit

Wer im Handumdrehen mehrere Wiki-Instanzen erstellen und verwalten möchte, hat mit WikiFarm genau das richtige Framework gefunden. Bereits ab dem Betrieb eines zweiten (Media)Wikis sorgen die Architektur und die Verwaltungsoberfläche der Software für Zeit- und Kosteneffizienz.

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