„Schau doch im Wiki“ ist bei uns ins Blut übergegangen – Rückblick auf das Kundentreffen in Regensburg

Eine große neue Runde - Die Teilnehmer des BlueSpice Come Togethers 2017
Eine große neue Runde – Die Teilnehmer des BlueSpice Come Togethers 2017.

Ein Jubiläum folgt aufs andere – nicht nur Hallo Welt! wurde dieses Jahr 10 Jahre alt, auch das BlueSpice Come Together feierte 2017 ein kleines Jubiläum. Bereits zum 5. Mal trafen sich motivierte Wiki-Gärtner und Maintainer, um sich über ihre individuellen Erfahrungen mit BlueSpice auszutauschen.

Zwei Tage lang wurde über Wissens- und Dokumentationsplattformen diskutiert, Konzepte und unterschiedliche Anwendungsfälle vorgestellt und zahlreiche Anregungen zu innovativen Umsetzungen im Wiki eingeholt.

Für uns von Hallo Welt! war es dieses Mal ein ganz besonders Treffen, da wir in unsere Heimatstadt Regensburg einladen durften. So wurden mitten in der schönen Regensburger Altstadt, genau gegenüber vom Dom, in entspannter Atmosphäre jede Menge Wikifragen aufgeworfen und gemeinsam Lösungen entwickelt.

Wie gewohnt gaben wir zu Beginn einen kurzen Rückblick, was seit dem letzten BlueSpice Come Together 2015 bei Hallo Welt! alles passiert ist und das ist in der Tat nicht wenig.

Dazu gehören vier Releases mit einer gesteigerten Benutzerfreundlichkeit und vielen neuen hilfreichen Funktionen und Anwendungen in den Bereichen Qualitäts- und Wissensmanagement, wie Drawio, Semantic MediaWiki (SMW) oder die WikiFarm zur Verwaltung mehrerer Instanzen. Die Highlights wurden kurz aufgezeigt. Außerdem sind wir stetig und ständig gewachsen, sodass sieben neue Mitarbeiter eingestellt werden konnten. Das verdanken wir nicht zuletzt auch den seit 2015 ca. 28.200 Downloads unserer Open-Source-Version BlueSpice free. Es hat sich viel verändert und so war es auch für Hallo Welt! an der Zeit sich im neuen Look zu zeigen. Seit dem Redesign 2016 sind wir so blau wie unser Produkt BlueSpice. 😉

Hallo Welt! zeigt sich im neuen Look.
Hallo Welt! zeigt sich im neuen Look.

Am interessantesten sind am BlueSpice Come Together aber nach wie vor die Präsentationen der Kundenprojekte. Neben bereits bekannten Gesichtern waren auch einige neue Kunden mit dabei. Somit bekamen wir nicht nur Einblicke in die Entwicklungen der älteren Wikis, sondern wurden auch durch die Vorstellung neuer Projekte inspiriert.

Dabei passten viele der Konzepte zu unserem diesjährigen Motto „Über den Wikirand schauen“. BlueSpice-Kunden setzen ihre Wikis mittlerweile in den verschiedensten Bereichen im Unternehmen ein.

Ein schönes Beispiel dafür war die Vorstellung von Artur Illenseer von imat-uve. Neben den klassischen Einsatzgebieten wie Wissensmanagement und Dokumentenlenkung konnte er durch seine Idee der Pesonalsteckbriefe unter anderem die Personalabteilung von der Arbeit mit dem Wiki begeistern.

Der sogenannte „Tätigkeitsbezogene Bereich“ (siehe Abbildung unten) im Wiki von imat-uve fungiert als zentrale Sammelstelle, in der Mitarbeiter alles finden, was für sie wichtig ist. Neben Verlinkungen zu Artikeln, Vorlagen und einer Open Issue List steht dort viel Nützliches wie Funktionsbeschreibungen oder Informationen zu Prozesslandschaften und Geschäftsreisen. Für Neulinge ist dieser mitarbeiterspezifische Bereich ein toller Wegweiser, um sich im Wiki und im Unternehmen schnell zurechtzufinden. Mithilfe von Semantic können diese „Tätigkeitsbezogenen Bereiche“ ganz leicht erstellt werden.

Tätigkeitsbezogener Bereich je Mitarbeiter bei imat-uve.
„Tätigkeitsbezogener Bereich“ je Mitarbeiter bei imat-uve.

So wurde uns auf diese Weise auch die Vielseitigkeit von Semantic MediaWiki (SMW) aufgezeigt, die mittlerweile standardmäßig in BluSpice Standard- und Premium Subskriptionen enthalten ist. Alle waren begeistert von den vielen Möglichkeiten und es entstand eine Diskussion um die verschiedenen Anwendungsfelder für SMW.

Dieses Thema ist neben Prozessvisualisierung und einer immer leistungsfähigeren Wiki-Suche bei den BlueSpice Kunden zurzeit sehr groß im Rennen. Zwei weitere aktuelle Punkte, die unsere Wiki-Gärtner beschäftigen, sind die Integration und Umsetzung von Schulungen und E-Learnings sowie die interne Kommunikation im Wiki.

Die Wichtigkeit von Kommunikation innerhalb des Wikis zeigte uns die Präsentation unseres jüngsten Kunden Robert Hirsch von acatech (Deutsche Akademie der Technikwissenschaften). Dort ist das neu von uns entwickelte Tool BlueSpice Social im Einsatz, das es ermöglicht, im Wiki in Gruppen zu diskutieren, kommentieren, Beiträge oder Nachrichten zu verfassen und zu bewerten. Dabei werden diese Diskussionen in einer Timeline dargestellt. Dieser Prototyp ist noch in der Ausarbeitung, erfreut sich aber bereits jetzt großem Interesse bei den BlueSpice-Kunden.

Ausschnitt aus dem neuen BlueSpice Social mit den Funktionen Empfehlen, Kommentieren, Tagen und Beobachten.
Ausschnitt aus dem neuen BlueSpice Social mit den Funktionen Empfehlen, Kommentieren, Tagen und Beobachten.

Besonders freudig war es die Entwicklung unseres bereist langjährigen BlueSpice-Nutzers und Hallo Welt!-Kunden, NIKKUS Veranstaltungstechnik, zu sehen. Nach drei Jahren hat das NIKKUS-Wiki nicht nur ein schickes neues Design erhalten, sondern motiviert mit einem praktischen „Wiki Howto“ Button auf der Startseite alle Mitarbeiter zur aktiven Nutzung. Das Wiki ist zentraler Wissensspeicher für alle Themen des Unternehmens und laut Florentine Ulner mittlerweile „ein nicht mehr wegzudenkender Bestandteil der internen Unternehmenskommunikation“. Jeder arbeitet mit dem Wiki und beteiligt sich gern an dessen Gestaltung.

„’Schau doch mal im Wiki‘ ist bei uns ins Blut übergegangen“

Florentine Ulner, NIKKUS Veranstaltungstechnik

Das Wiki von NIKKUS Veranstaltungstechnik mit neuem Design.
Das Wiki von NIKKUS Veranstaltungstechnik mit neuem Design.

Die Akzeptanz und Motivation, vor allem bei technisch nicht versierten Mitarbeitern mit dem Wiki zu arbeiten ist bei vielen anderen Kunden nach wie eine Herausforderung.

Unsere Wiki-Gärtner und Maintainer lassen sich dafür jede Menge Tricks einfallen. Neben einem ansprechenden Design wie bei NIKKUS Veranstaltungstechnik, reichen die Ideen von z.B. regelmäßigen Newslettern mit Wiki-Howtos und Erklärungen, übersichtlichen Telefonlisten mit direkter Anruf-Funktion aus dem Wiki heraus über simple Vorlagen zur Arbeitserleichterung oder dem wöchentlichen Kantinenplan bis hin zu kleinen Wiki-Challenges, bei denen es lustige Tassen zu gewinnen gibt oder sogar finanziellen Entlohnungen bei qualitativ hochwertigen und wichtigen Wiki-Artikeln. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt.

So sind auch dieses Jahr in unseren Diskussionen wieder viele neue Ideen für die Weiterentwicklung von BlueSpice entstanden. Es gab Überlegungen in die Software ein einfaches Ticketsystem zur Aufgabenplanung zu integrieren oder das neue BlueSpice Social als eine gemeinsame Kommunikationsplattform für Kunden zu nutzen.

„Unser gemeinsamer Anlaufpunkt ist die Hallo Welt!“

fasst Enrico Patan, vom Gutenberg Rechenzentrum (GRZ) die Idee zusammen. Und diese Anlaufstelle wollen unsere Kunden in Zukunft noch mehr nutzen. Auf einer solchen Plattform könnten wir von Hallo Welt! z.B. fertige Vorlagen oder Erklärvideos zu besonders gefragten Anwendungen wie Semantic MediaWiki oder Drawio bereitstellen. Außerdem möchten unsere Kunden sich dort regelmäßig austauschen und sich gegenseitig bei Fragen helfen.

Diese Ideen nehmen wir sehr gerne auf und schätzen die Kosten für deren Umsetzung innerhalb der nächsten Tage ein. Wer sich also gern an einem solchen gemeinschaftlichen BlueSpice-Projekt beteiligen möchte, darf uns einfach schreiben (sales@bluespice.com).

Brainstorming der Teilnehmer.
Brainstorming der Teilnehmer.

Ein Schmakerl, wie man so schön in Regensburg sagt, war der Besuch der Räumlichkeiten der Hallo Welt! GmbH. Die BlueSpice-Kunden hatten die Gelegenheit sich in unseren Büros umzusehen und Hallo Welt! Entwickler Luft zu schnuppern.

Das größte Highlight aber war die 10 Jahre Hallo Welt!-Jubiläumsfeier am Abend. Hier trafen Hallo Welt!-Kunden auf Hallo Welt!-Mitarbeiter, Freunde und Familie. In entspannter und lustiger Feieratmosphäre wurde sich weiter unterhalten, zusammen gelacht und sich an den Special Hallo Welt! Cocktails und dem exklusiven Catering erfreut. Unsere Gäste konnten sich im virtuellen Bogenschießen testen und sich an einer Fotobox austoben. So kreativ wie einige bei ihren Wikis sind, so einfallsreich zeigten sie sich auch beim Fotografieren. Für uns waren sowohl der Abend, als auch die zwei Tage Kundentreffen rundum sehr gelungen.

Freudige Gesichter auf der 10 Jahre Hallo Welt! Jubiläumsfeier.
Freudige Gesichter auf der 10 Jahre Hallo Welt! Jubiläumsfeier.

Das diesjährige BlueSpice Come Together zeigte wieder einmal die vielseitige Verwendbarkeit und Bandbreite von Wikis. Es gibt weder Grenzen was die Branche betrifft, noch den konkreten Einsatzbereich. Auch unsere Kunden konnten in diesem Jahr wieder von den individuellen Erfahrungen profitieren, sich inspirieren lassen und Lösungsansätze für das eigene Wiki mitnehmen. Um es mit den Worten unserer Kundin Katrin Rauen von terranets zu sagen:

„ Wir nehmen uns eine lange Liste an Anregungen mit“.

So soll es sein. Und wir freuen uns darauf, das Kundentreffen im nächsten Jahr vielleicht sogar bei terranets in Stuttgart zu organisieren.

Wir sagen von Herzen vielen lieben Dank an alle Teilnehmer des BlueSpice Come Togethers 2017. Ihr habt sowohl das Treffen, als auch unsere Feier mitgestaltet und für uns zu einem wunderbaren Erlebnis gemacht. Es war uns eine große Freude Euch in unserer Heimatstadt Regensburg willkommen zu heißen und wir blicken erwartungsvoll und inspiriert auf die weitere Zusammenarbeit. So machen wir uns mit neuem Motivationsschub in den nächsten Wochen fleißig an die Arbeit. Es gibt wieder viel zu tun, und das ist auch gut so.

Danke an Euch alle von Radovan Kubani, Luisa Roth und dem ganzen Team der Hallo Welt!.

Wir sagen Danke.
Wir sagen Danke.

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