Übersichtliches Wissensmanagement für rund 2.000 Anwender

Aufgabenbeschreibung, Funktionsweise, Beispiele und Schulungsunterlagen – um ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Anwendung eines gemeinsamen Bearbeitungs- und Informationssystems zur Flurbereinigung zu erleichtern und alle damit verbundenen Fragen zu erläutern, greifen sieben Bundesländer auf ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt! GmbH zurück.

Es ist ein Mammutprojekt, das die Bundesländer Brandenburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Sachsen-Anhalt vor rund sieben Jahren in Angriff genommen haben: die Realisierung eines gemeinsamen Bearbeitungs- und Informationssystems für sämtliche Belange der Flurbereinigung, auf einheitlicher Datenbasis und mit den damit verbundenen technischen Standards.

Im Dezember 2015 wurde dieses „Landentwicklungsfachinformationssystem“, kurz: LEFIS, von den Bundesländern abgenommen, seit 2018 wird es in einigen Bundesländern bereits eingesetzt oder steht kurz vor der endgültigen Einführung. In der Endausbaustufe werden rund 2.000 Menschen damit arbeiten – Verwaltungsfachleute, TechnikerInnen, Projekt- und AbteilungsleiterInnen, PlanerInnen und Ingenieurbüros, die mit der Flurbereinigung zusammenarbeiten.

„Wenn beispielsweise eine neue Straße gebaut wird, müssen die einzelnen Flurstücke den Eigentümern zugeordnet und bewertet werden, um diese anschließend adäquat entschädigen zu können und geeignete Ersatzflächen neu zusammenzusetzen“, erläutert Ralf Meier. Der Vermessungsingenieur arbeitet beim Servicezentrum Landentwicklung und Agrarförderung des Landes Niedersachsen im Dezernat „Flurbereinigung und Geoinformation“.

 

Funktionsaufruf in der Anwendung „LEFIS“
Funktionsaufruf in der Anwendung „LEFIS“

 

(Zeit)gleicher Wissensstand für alle

Meier hat vor mittlerweile vier Jahren die Einführung eines MediaWikis angestoßen, in dem die Funktionsweisen von LEFIS zusammengefasst und am konkreten Beispiel erläutert werden.Die hohe Flexibilität und Anpassbarkeit nennt Meier als Hauptargumente für die Entscheidung für ein Wiki. „Hier kann sämtliches Wissen für alle immer auf dem neusten Stand gehalten werden. Änderungen stehen sofort allen zur Verfügung. Über die Versionsgeschichte kann jeder transparent nachvollziehen, was wann geändert wurde.“ Bei der Suche nach einem Anbieter konnte sich die Hallo Welt! GmbH mit ihrem BlueSpice MediaWiki unter den Mitbewerbern durchsetzen. Im Rahmen von mehreren gemeinsamen Treffen hat man anschließend eine Struktur erarbeitet, in die das umfangreiche PDF-Handbuch der LEFIS-Anwendung überführt wurde.

Von der Installation bis zum konkreten Anwendungsbeispiel

„Das beginnt bei Informationen zur Installation des Programms, geht über zur Erläuterung der allgemeinen Funktionen, über konkrete Beispiele, bis hin zu bundeslandspezifischen Anwendungsfällen, und last but not least: Schulungsunterlagen.“, erklärt Meier. „Im Prinzip bietet unser Wiki Wissensmanagement für den Anwender, der sich je nach Kenntnisstand zielgerichtet informieren kann.“ Zur Gliederung der Inhalte im Wiki wird auf die Buchnavigation zurückgegriffen, die BlueSpice MediaWiki mit der Erweiterung „Bookmaker“ bietet. Inhalte werden damit hierarchisch in Kapitel und Unterkapitel gegliedert. Meier erläutert das so:

„Am Anfang steht die konkrete Aufgabenstellung, dann gibt es einen Link zur Funktionsbeschreibung der Software, wer hier wiederum mehr wissen will, kann sich konkrete Beispiele ansehen, dazu gegebenenfalls Fotos der jeweiligen LEFIS-Masken aufrufen und im Detail nachvollziehen, wie diese ausgefüllt werden müssen.“ Dabei wurde viel Wert auf die Benutzerfreundlichkeit gelegt. Diese wurde unter anderem durch eine „Create-Funktion“ erreicht. Dadurch kann der Anwender einfach neue Seiten anlegen ohne die Tiefen der Wikistruktur zu kennen. Durch die hinterlegten Vorlagen und Kategorien ist die Struktur definiert.

Themenhierarchie statt lange Fließtexte

Das Ganze funktioniert übersichtlich mit aufklappbaren Pull-Down-Menüs und anklickbaren Info-Buttons. „Im PDF-Handbuch musste man sich durch einen langen Fließtext quälen und teils in hunderten von Dokumenten suchen, um zu finden, was man wissen musste. Im Wiki liest man nur, was man braucht und lesen will. Man kann vom oberflächlich beschriebenen Weg dann ins Detail gehen, wenn man Details – also beispielsweise konkrete Anwendungsfälle – braucht.“

Kurz zusammengefasst: Für die Aufgabe „Daten der Katasterverwaltung einlesen“ reichen dem einen die Überschriften der Aufgabenbeschreibung, während ein anderer wissen will, welche Eingaben man im Funktionsdialog machen muss. Je nach Kenntnisstand reicht hier also die Aufgabenbeschreibung oder man muss tiefer in die Funktionsbeschreibung eintauchen und gegebenenfalls bundeslandspezifische Fälle berücksichtigen. Wem das nicht reicht, der kann für jeden Arbeitsschritt ein entsprechendes Beispiel ansehen. Die Strukturen sind definiert. Die Inhalte sind im Aufbau.

„Die Anwendung lebt und ebenso lebt unser Wiki.“

Autoren im Wiki sind im Grundsatz sämtliche Anwender: Jeder ist berechtigt, neue Beispiele einzutragen. Daneben gibt es noch Betreuer, Fachadmins mit etwas mehr Rechten zur Beschreibung der Software und Abgrenzung der bundeslandspezifischen Regelungen, sowie drei Wiki-Admins, die für die Vernetzung, Lektorat und das Strukturieren von Inhalten sorgen. Sie wurden durch Schulungen und Workshops von der Hallo Welt! GmbH betreut. Es gibt eine vierköpfige „AG Hilfe“, an die sich Anwender im Zweifel wenden können. „Die Anwendung lebt und ebenso lebt unser Wiki“, sagt Meier. Mit jeder Software-Aktualisierung müssen Funktionsbeschreibungen angepasst werden, regelmäßig gibt es neue praktische Beispiele, die hinzugefügt werden müssen. „Die Arbeit ist nie wirklich zu Ende. Das liegt auch in der Natur einer so komplexen Anwendung wie LEFIS. Aber letztlich bleibt: Egal, welche Frage ein Anwender dazu hat – im Wiki sollte sie beantwortet werden.“ (sa – 03/2019)

 

Servicezentrum Landentwicklung und Agrarförderung
Wiesenstraße 1
30169 Hannover
Telefon: +49 (0) 511 30245 704
www.sla.niedersachsen.de

Ihr Ansprechpartner zum Thema Erfolgsgeschichten bei der Hallo Welt! GmbH:
David Schweiger
Telefon: +49 (0)941 660 800
www.de.bluespice.com

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