Landau Media Berlin BlueSpice MediaWiki

Ein gut gefüllter Wissensspeicher mit Ausbaupotential

Seit über zehn Jahren nutzt die Landau Media GmbH & Co KG ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt! GmbH. Für die Spezialisten in Sachen Medienbeobachtung einerseits wichtiges Werkzeug zur Prozessdokumentation, andererseits ein umfassendes Nachschlagewerk.

Eine „extreme Zeitersparnis“ nennt Anke Przybilla als ersten Punkt, wenn man sie nach den wesentlichen Vorteilen fragt, die das BlueSpice MediaWiki mit sich gebracht hat. Die Diplom-Bibliothekarin ist Wiki-Beauftragte der Landau Media GmbH & Co KG. Seit über 20 Jahren bietet das Unternehmen einen Rundum-Service in Sachen Medienbeobachtung. Vom Hauptsitz Berlin und Dependancen in Stuttgart und Hamburg aus betreuen die rund 280 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über 10.000 Kunden – vornehmlich Medienagenturen und die Presseabteilungen von Unternehmen. „Bei uns kommen noch richtige Zeitungen auf den Tisch“, erzählt Przybilla.

Fachbegriffe, Informationen und Prozessdokumentation

Landau Media bietet unter anderem eine Auswertung darüber, wie sich PR-Aktivitäten in verschiedenen Medien niederschlagen, prüft den Erfolg von Social-Media-Aktivitäten und bietet Pressespiegel-Services in verschiedenen Abstufungen. „Unser Hauptgeschäft sind Medienanalysen und Monitoring. Wie oft wird mein Unternehmen in welchen Medien erwähnt? In welchen Zusammenhängen? Fallen die Bewertungen positiv oder negativ aus?“ Das sind nur einige Fragen, die im Rahmen von individuell zugeschnittenen Auswertungen beantwortet werden können.

Vor gut zehn Jahren hat man erstmals ein Wiki eingeführt, damals ging es noch um die ISO-Zertifizierung im Rahmen des Qualitätsmanagements. Doch mittlerweile ist das BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt! GmbH einerseits wichtiges Werkzeug zur Prozessdokumentation, andererseits können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hier Fachbegriffe, Preise oder auch Informationen zu Wettbewerbern nachschlagen. „Wir haben einen gut gefüllten Wissensspeicher, der aber nach wie vor ausbaufähig ist.“

 

Darstellung: Screenshot des BlueSpice MediaWikis bei Landau Media

 

Weniger Nachfragen, schnellere Einarbeitung

Gerade bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern habe sich das MediaWiki bewährt, so Przybilla. „Wer Produkte und Preise noch nicht im Kopf hat, kann hier nachschlagen, ohne per Telefon oder E-Mail nachfragen zu müssen und dadurch Zeit und Ressourcen zu binden.“ Noch stärker schlage sich diese Effizienzsteigerung bei der Prozessdokumentation nieder. Je nach Wissensstand können Mitarbeiter in die Funktionsbeschreibung einzelner Software-Module einsteigen und die jeweiligen Arbeitsschritte Punkt für Punkt nachvollziehen. Anke Przybilla gibt ein fiktives Beispiel: „Wenn beispielsweise das Autohaus Bauer eine Medienauswertungen zu den Erwähnungen der von ihnen angebotenen Automarken haben möchte und dabei Polizeimeldungen oder Randerwähnungen nicht aufgenommen werden sollen, gibt es verschiedene Standardausschlüsse, die per Abkürzungen den Rechercheuren im Arbeitsmodul angezeigt werden. Diese Abkürzungen kann man im Wiki nachlesen.“

Die Beschäftigten von Anfang an mitnehmen

Im BlueSpice MediaWiki können diese Begrifflichkeiten, Abkürzungen und Arbeitsschritte je nach Bedarf nachgeschlagen werden – und zwar punktgenau über jeweils verlinkte Unterseiten, ohne sich durch seitenlange Dokumentationen quälen zu müssen oder andere Kollegen mit Fragen zu behelligen. „Nachfragen per Mail oder Telefon sind dadurch extrem selten.“ Ein weiterer Vorteil: Durch die Möglichkeit, abteilungsübergreifend Fachbegriffe und Prozessabläufe nachschlagen zu können, sind die Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter breiter gefächert. Jeder hat Zugriff auf alles, jeder ist im Prinzip schreibberechtigt – kann damit gegebenenfalls Fehler korrigieren oder auch Tipps geben.

Bei der Einführung sei es wichtig, die Beschäftigten von Anfang an miteinzubeziehen. Das habe man im Nachhinein lernen müssen, räumt Przybilla ein. „Damals gab es nur eine Präsentation, aber keine konkreten Schulungen.“ Mittlerweile sei es gute Übung, die Mitarbeiter individuell zu schulen und den ganz konkreten Nutzen des MediaWiki immer wieder deutlich zu machen. „Das bringt sehr viel und ich bekomme dafür immer wieder positives Feedback.“ Mittlerweile hat Przybilla eine regelmäßige Serie etabliert, in der sie ihren Kolleginnen und Kollegen Tipps und Tricks für eine gewinnbringende Wiki-Nutzung gibt.

Verantwortlichkeiten schaffen

Ebenfalls nützlich ist es, verantwortliche Redakteure für jede Abteilung festzulegen, die ein letztes Augenmerk auf Inhalte und deren logische Verknüpfung legen – immerhin 16 verschiedene Bereiche gibt es bei Landau Media. Angefangen bei Recherche, Analyse und Pressespiegel, über Medienlogistik, Kundenberatung, Vertrieb und Qualitätsmanagement bis hin zu Personal, IT und EDV – um nur einige zu nennen. Przybilla: „Dieses Schaffen von Verantwortlichkeiten sorgt dafür, dass das MediaWiki regelmäßig und fachkundig gepflegt wird, so inhaltlich immer auf dem aktuellen Stand ist und sich dort möglichst wenig Altlasten finden. Das erspart einem späteres, zeitaufwändiges Aufräumen.“

Gewinnbringender Austausch mit anderen Anwendern

Aktuell befindet sich das MediaWiki von Landau Media gerade in der Endphase für das Upgrade auf BlueSpice3. Viele neue Features, aber auch neue Funktionen, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vermittelt werden müssen. Hier ist – ähnlich wie bei der Einführung des MediaWikis – eine In-House-Schulung für Admins durch die Hallo Welt! GmbH sinnvoll, die dann als Multiplikatoren im Unternehmen wirken. Positiv seien auch die kostenlosen Webinare, die zum BlueSpice MediaWiki angeboten werden, so Przybilla. „Viel mitgenommen habe ich aber vor allem beim jährlichen Come Together, einem Anwendertreffen der Hallo Welt! GmbH. Hier kann man durch die Erfahrungen und Ideen anderer Nutzer mehr lernen, als dies durch bloße Schulungen jemals möglich wäre.“ (sa – 02/2019)

 

Landau Media auf YouTube:
https://youtu.be/s_dqfviND6I

 

Landau Media GmbH & Co. KG
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Telefax: +49 (0) 30 202 42 101
E-Mail: kontakt@landaumedia.de
Website: landaumedia.de

 

Ihr Ansprechpartner zum Thema Erfolgsgeschichten bei der Hallo Welt! GmbH:
David Schweiger
Telefon: +49 (0)941 660 800
www.de.bluespice.com

 

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