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Vom technischen Handbuch zum Unternehmenslexikon

Seit mittlerweile zehn Jahren setzt die TenneT TSO GmbH auf ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt! GmbH. Anfänglich war es zunächst nur ein Nachschlagewerk für die Bau- und Betriebsrichtlinien des Netzbetreibers, mittlerweile entwickelt es sich zu einem unternehmensweiten Lexikon mit derzeit rund 11.000 Artikeln.

Michael Nawratil muss ein wenig schmunzeln, als er sich an die Zeit vor 2009 zurückerinnert.
„Für unsere Bau- und Betriebsrichtlinien hatten wir damals ein technisches Handbuch auf Basis einer Vielzahl einzelner mit MS Word erstellter Dateien. Ein externer Dienstleister hat daraus eine Webapplikation entwickelt und die haben wir schließlich in unser Intranet eingespeist.“ Das habe oft lang gedauert, bisweilen habe man mehrere Schleifen drehen müssen, ehe die Umwandlung in HTML dann auch funktionierte, und bei jeder Änderung oder Ergänzung des Handbuchs sei dieselbe Prozedur wieder notwendig gewesen, erzählt er.

TenneT TSO – Stromnetz für 25 Millionen Menschen

Nawratil ist bei dem Netzbetreiber TenneT TSO GmbH im Bereich Asset Strategie für das Thema Datenmanagement verantwortlich und war von Anfang an dabei, als von Mitarbeitern der Vorschlag kam, sich nach einem neuen System umzusehen, um diesen Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen – ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt! GmbH.

Die TenneT TSO GmbH ist ein deutsches Tochterunternehmen des niederländischen Stromnetzbetreibers TenneT. In Deutschland unterhält man ein Höchstspannungsnetz mit einer Gesamtlänge von rund 12.500 Kilometern. Damit versorgt das Unternehmen mit Sitz in Bayreuth rund 25 Millionen Menschen indirekt mit elektrischer Energie.

Auftragserstellung per PDF-Buchfunktion

Für Ausbau, Betrieb und Wartung dieser weitreichenden Netzinfrastruktur bedarf es bestimmter Richtlinien, die in besagtem Handbuch verwaltet werden. „Soll ein Projektleiter eine Änderungsmaßnahme im Netz durchführen – sei es beispielsweise die Erweiterung oder auch der Neubau eines Netzknotenpunkts – findet er die dafür geltenden technischen Spezifikationen in unserem Wiki“, erklärt Nawratil. „Welches Anlagendesign kommt für den im technischen Konzept definierten Stationstyp an diesem Standort zur Anwendung, welche Anforderungen gelten für die zu beschaffenden Geräte, welche Auslegungsgrundsätze sind bei der Planung des Betriebsgebäudes zu berücksichtigen, wie sind Blitzschutz-/ Erdungsanlagen auszuführen etc.“

Über die Buchfunktion der transpedia, so der Name des TenneT-Wikis, können dann die für die einzelnen Gewerke relevanten Teile, d.h. die Artikel mit den zum Zeitpunkt der Vergabe gültigen Richtlinien aus dem Gesamtwerk extrahiert (PDF Export) und als Anlage bei der Auftragserteilung den Dienstleistern übergeben werden – Funktionen, die man während der eineinhalbjährigen Projektphase gemeinsam mit der Hallo Welt! GmbH entwickelt hat.

Ähnliches gilt für die Servicegruppen von TenneT TSO, die z. B. Inspektionen in den Anlagen vor Ort durchführen und externe Dienstleister betreuen. Auch sie können binnen kürzester Zeit die auf die für die jeweilige Tätigkeit zugeschnittenen Richtlinien und Anforderungen aus dem BlueSpice MediaWiki extrahieren und als PDF-Broschüre zur Verfügung stellen.

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Foto/Darstellung: Auszug aus dem Handbuch „Bauen & Errichten“

Aktualisierungen sofort verfügbar

Nach fast zehn Jahren seit der Einführung von transpedia haben sich die Erwartungen, die TenneT TSO in das neue System gesetzt hat, voll bestätigt. Nawratil: „Früher konnten Veränderungen im Handbuch inklusive der Umwandlung in HTML schon mal drei bis vier Monate dauern. Jetzt kann im Prinzip jeder Mitarbeiter Änderungen in unser Wiki einpflegen und sie sind – die vorherige Freigabe durch einen verantwortlichen technischen Redakteur vorausgesetzt – sofort verfügbar.“ Neben der immensen Beschleunigung seien dadurch auch die kompletten Kosten für den externen Dienstleister weggefallen.

Ein gelegentlicher Fallstrick sei lediglich der Editor zum Erstellen von Artikeln. Viele Mitarbeiter seien vor allem das Arbeiten mit MS Word gewohnt – mit anderen Funktionen und Möglichkeiten. „Aber wenn hier das Verständnis mal gereift ist, dann funktioniert auch das problemlos.“

Flache Hierarchien für 3.500 Nutzer

Aktuell haben rund 3.500 Nutzer – Mitarbeiter der deutschen TenneT TSO, aber auch der niederländischen Muttergesellschaft – Zugriff auf die rund 11.000 Artikel von transpedia, die teils in deutscher und teils englischer Sprache verfasst sind. „Wir verzeichnen etwa 70 bis 80 aktive Nutzer pro Tag.“ Neben der Hauptfunktion als technisches Handbuch für die Bau- und Betriebsrichtlinien entwickelt sich das Wiki auch zunehmend zu einem unternehmensweiten Lexikon mit Begriffserklärungen, Firmeninformationen sowie Tipps und Tricks.

Grundsätzlich setzt Tennet TSO in seiner transpedia auf flache Hierarchien. „Jeder darf jeden Artikel editieren“, so Nawratil, der einräumt, dass er dem zunächst skeptisch gegenübergestanden sei.
Allerdings habe sich diese Strategie bewährt. „Über die Versionsgeschichte ist alles komplett transparent und nachvollziehbar.“ Für geschützte Bereiche – wie das feste Regelwerk der Bau- und Betriebsrichtlinien – habe man zudem die Sichtung durch technische Redakteure, die den jeweiligen Namensräumen zugeordnet sind, vorgeschaltet.

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Plattform HelWin alpha & HelWin beta, Quelle: www.tennet.eu

Von externen Schulungen zu eigenen Multiplikatoren

In der Anfangsphase der Einführung gab es zunächst mehrere Schulungen der Hallo Welt GmbH! – für Admins und technische Redakteure auf der einen, für das breite Feld der konsumierenden Nutzer auf der anderen Seite. Je nach Bedarf und gegebenenfalls auf Anfrage durch die einzelnen Fachabteilungen. „Mittlerweile setzen wir aber hauptsächlich auf eigene Multiplikatoren im Unternehmen, die ihr Wissen weitergeben“, so Nawratil, der in regelmäßigen Abständen selbst Mitarbeiterschulungen durchführt. Lediglich das Anwenderhandbuch für BlueSpice werde weiter durch die Hallo Welt! GmbH betreut.

Aktuell steht nun das Update auf BlueSpice 3 an. „Wir haben auch darüber diskutiert, ob wir das Freigabe-Procedere etwas erweitern und ein Vier-Augen-Prinzip einführen.“ Allerdings befinde man sich hier noch in der Diskussion, so Nawratil. Das Schöne an dem System sei seine Anpassungsfähigkeit. „Man muss nichts so nehmen wie es ist, sondern kann es den individuellen Bedürfnissen anpassen. Und hier funktioniert die Zusammenarbeit mit Hallo Welt! unkompliziert und reibungslos.“ (sa – 05/2019)

 

Mehr zum Thema „technische Dokumentation mit BlueSpice“:
https://de.bluespice.com/loesungen/technische-dokumentation/

 

TenneT TSO auf YouTube:
https://www.youtube.com/user/TenneTTSO

 

TenneT TSO GmbH
Bernecker Straße 70
95448 Bayreuth

Telefon: + 49 (0) 921 – 507 40-0
Telefax: +49 (0) 921 – 507 40 – 4095
E-Mail: info@tennet.eu
Website: www.tennet.eu

 

Ihr Ansprechpartner zum Thema Erfolgsgeschichten bei der Hallo Welt! GmbH:
David Schweiger
Telefon: +49 (0)941 660 800
www.de.bluespice.com

 

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