„Die Zeitersparnis ist enorm“

Vor sechs Jahren überführte der Netzbetreiber terranets bw seine Organisationshandbücher und Unternehmensrichtlinien in ein BlueSpice MediaWiki. Das spart vor allem Zeit.

Es ist nicht ganz einfach, die Vorteile eines MediaWikis konkret zu beziffern. „Wir haben uns in den letzten sechs Jahren aber viele Stunden und Wochen gespart“, sagt Alexander Menges, wenn man ihn danach fragt. Menges ist fachlicher Admin von terrapedia, dem firmeneigenen MediaWiki, das der Netzbetreiber terranets bw 2013 eingeführt hat, um dort seine Organisationshandbücher und Unternehmensrichtlinien transparent und übersichtlich zu bündeln.

Impuls kam von der Geschäftsführung

„Das waren zuvor rund 80 umfangreiche Einzeldokumente, die auf Basis von MS Word erstellt wurden, dann in PDF-Dateien umgewandelt und ins Intranet hochgeladen wurden.“ Bei jeder Änderung war dieselbe Prozedur immer wieder notwendig. Ein „Riesenaufwand“ sei das gewesen, so Menges. Sowohl die Erstellung als auch die spätere Suche in den nicht untereinander verknüpften Dateien.

Von der Geschäftsführung kam im Sommer 2012 schließlich der Impuls, sich nach einer Alternative, einer webbasierten Plattform, umzusehen. Relativ früh stieß man dabei auf das BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt! GmbH. „Das ist ein Softwarehaus mit einer gewissen Größe, aber man kennt die Leute trotzdem noch persönlich und wird als Kunde wahrgenommen“, so Menges.

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Abbildung: Screenshot des terrapedia Wikis

Jeder darf editieren

Die terranets bw GmbH mit Sitz in Stuttgart ist der Transportnetzbetreiber für Gas in Baden-Württemberg, der mit seinem rund 2000 Kilometer langen Fernleitungsnetz den diskriminierungsfreien Transport sicherstellt. Daneben bietet das Unternehmen ein ebenso umfassendes Telekommunikations- und Nachrichtennetz. Derzeit sind über zwei Drittel aller Städte und Gemeinden in Baden-Württemberg sowie Teile der Schweiz, Vorarlberg und des Fürstentums Liechtenstein an dieses Netz angebunden. Zu den Kunden gehören Netzbetreiber, Stadtwerke und Industrieunternehmen..

Auf der firmeneigenen Wissensplattform terrapedia sind seit dem Jahr 2013 Unternehmensrichtlinien und Organisationshandbücher der unterschiedlichen Managementsysteme für jeden der rund 250 Mitarbeiter transparent und übersichtlich verfügbar. „Für alle Dokumente lassen sich der Status, die Gültigkeit oder Verantwortlichkeit darstellen und damit ist die Basis geschaffen, diese im Bedarfsfall systematisch zu prüfen bzw. zu aktualisieren.“

„Jeder kann direkt editieren und die aktuellste Version steht – nach vorheriger Sichtung durch den zuständigen Fachredakteur – sofort allen unternehmensweit zur Verfügung“, erklärt Menges. Dasselbe gelte auch für die im BlueSpice MediaWiki verfügbaren Unternehmensrichtlinien. Über die starke Suchfunktion lasse sich alles jederzeit problemlos finden. „Die Zeitersparnis ist enorm. Da sind andere Plattformen deutlich aufwändiger.“

Terranets bw betreibt verschiedene Managementsysteme nach ISO-Standards. Unter anderem ein Informationssicherheitsmanagementsystem nach ISO/IEC 27001 und ein HSSE-Managementsystem nach den ISO/IEC Normen 14001 und 50001 sowie BS OHSAS 18001 für Gesundheitsschutz, Arbeitssicherheit und Umweltschutz . Im Rahmen der externen Überwachung durch die verschiedene Zertifizierungsstellen hat sich auch das BlueSpice Media Wiki terrapedia bewährt, denn die notwendigen Regeln inclusive der zugehörigen Formulare sind allgemein zugänglich und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen durch die Revisionierung hat die Auditoren mehr als überzeugt.

Die Wiki-Mentalität kennenlernen

„Besonders herausfordernd war es“ so Menges, „die Nutzer mit der Wiki-Mentalität vertraut zu machen.“ Die Wissensplattform terrapedia wird durch verschiedene Nutzer befüllt, jeder Mitarbeiter kann Beiträge editieren – das ist ein großer Unterschied zur bisherigen Organisation. Und auch der Editor funktioniert eben anders als bei MS Word.

Um die Nutzer mit dem terrapedia vertraut zu machen, wurden zum Start der neuen Wissensplattform Anwenderschulungen bei terranets bw noch in Kooperation mit der Hallo Welt GmbH! durchgeführt, mittlerweile ist Menges der zentrale interne Ansprechpartner, beantwortet auch mal Fragen auf Zuruf und bietet regelmäßig weiter Schulungen an, um gelegentliche Hemmungen bei Mitarbeitern abzubauen. „Wirklich fertig sind Sie damit nie.“

Audits über das MediaWiki

Aktuell steht bei terranets bw das Update auf BlueSpice3 an. Auch von einer verstärkten Nutzung des Semantic Wiki z.B. beim internen Kontrollsystem verspricht sich Menges einen großen Mehrwert. „Früher musste man dafür aufwändige Excel-Tabellen erstellen, jetzt kann man über die individuellen Signaturen jederzeit den Workflow nachvollziehen, ohne dass es dafür eine externe Anwendung braucht.“ Da stecke noch einiges an Potential drin. Aber schon in den ersten fünf Jahren nach Einführung hat sich klar gezeigt: „Die Nutzung der Wissensplattform ist für die Mitarbeiter der terranets bw durch die Transparenz, die Übersicht und die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung deutlich effizienter.“

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