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Im Gespräch mit der IHK Regensburg – ein Wiki zur internen Kommunikation und online Dokumentation

IHK Regensburg
Standort der IHK Regensburg für Oberpfalz / Kelheim.
IHK_Logo Rgbg_4c Oberpfalz-Kelheim-180px „Das ist eine Superfunktion, die zeig ich den anderen auch.“

Dr. Christian Götz ist Abteilungsleiter für Presse und Öffentlichkeit der IHK Regensburg. Vor über sechs Jahren hatte er die geniale Idee an der IHK Regensburg ein internes Firmenwiki als Kommunikations- und Wissensplattform einzuführen. Seitdem hat er es geschafft, viele Kollegen und Kolleginnen für das Wiki zu begeistern, unter anderem auch Frau Annabell Alexander und Frau Petra Martensen. Die drei erzählen uns von ihren Erfahrungen und Herausforderungen seit der Einführung des Wikis im Jahr 2010.

Wer sind Sie eigentlich?

Die Industrie- und Handelskammer Regensburg für Oberpfalz und Kelheim, kurz IHK Regensburg, ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Die IHK Regensburg erfüllt aber nicht nur die vom Gesetzgeber übertragenen Aufgaben, sondern bietet vor allem Serviceleistungen für Unternehmen und Gewerbetreibende. Sie vertritt das Interesse der regionalen Wirtschaft.

Mit Geschäftsstellen in Amberg, Cham, Weiden, Neumarkt i.d. OPf., Schwandorf und Kelheim hat die IHK Regensburg ca. 79.000 Mitgliedsunternehmen und 150 hauptamtliche Mitarbeiter. Fachkräftesicherung mit Schwerpunkt Aus- und Weiterbildung, Standortentwicklung sowie Markterschließung im Ausland sind die Kernthemen der IHK.

Zu welchem Zweck wird das Wiki bei der IHK Regensburg eingesetzt?

Wie Sie sehen, hat die IHK Regensburg sehr viele unterschiedliche Themen- und Aufgabenbereiche und ist dezentral organisiert. Bei einer solchen Aufgabenvielfalt, regionalen Verteilung und Reichweite ist eine optimale flächendeckende Kommunikation und ein gewährleisteter Informationsfluss unabdingbar. Diese Reichweite war einer der Hauptgründe, warum wir uns für ein Wiki als Kommunikations- und Dokumentationsplattform entschieden haben. Weiterlesen

Military Wiki: Nutzerprofil, Artikelbewertung und Gamification

Jason Bock arbeitet für das Unternehmen DSA, das hauptsächlich für den IT Support des amerikanischen Verteidigungsministeriums zuständig ist. Eine seiner Aufgaben ist die Betreuung des milWikis, eines Enterprise Wikis für das amerikanische Militär, das 2008 als „interne Online-Enzyklopädie für das US Verteidigungsministerium“ gestartet wurde. MilWiki ist nur ein kleiner Teil der umfassenden Wissensmanagementplattform milSuite, die auch andere Anwendungen wie zum Beispiel Sharepoint oder Jive integriert. Allein das milWiki hat 400.000 Nutzer und beinhaltet mehr als 20.000 Artikel und mehr als 7.000 Kategorien.

Seit 2010 wurde das Wiki durch Semantic MediaWiki und andere Erweiterung wie z. B. Semantic Forms ergänzt, was große Auswirkungen auf die Datenintegrität des Wikis hatte und diese entscheidend verbessert. Weiterlesen

Innovation Gesundheitsplattform


Ein Wiki als interaktives Tool für Organisations- und Personalentwicklung. Besuchen Sie uns auf der Corporate Health Convention.

Nach Angaben des jüngst veröffentlichten DAK-Gesundheitsreports waren 2015 im Durchschnitt täglich 41 von 1.000 Erwerbstätigen krankgeschrieben. Diese Situation drängt Unternehmen zum Handeln. Dafür sind entsprechende präventive Methoden und Werkzeuge erforderlich. Um diesen Bedarf zu erfüllen, hat Woodbridge mit der Unterstützung von Hallo Welt! ein innovatives, interaktives Gesundheitsforum auf der Wiki-Basis entwickelt.

Screenshot Gesundheits-Wiki
Das Gesundheits-Wiki von Woodbridge

Es bietet eine Plattform, die unternehmensübergreifende, präventive Maßnahmen erleichtert und gibt Organisationen die Möglichkeit, ein langfristiges Gesundheitskonzept aufzubauen und in ein bereits bewährtes System zu integrieren.

Eine solches Vorgehen steigert nicht nur die dauerhafte Produktivität der Mitarbeiter und senkt somit die Fehlzeiten und Kosten, sondern verbessert auch die Attraktivität eines Arbeitgebers für neue Fachkräfte. Weiterlesen

Wissen der Organisation sammeln und verteilen: Wissensmanagement und QM bei der ASIS GmbH – ein Use Case

Teil der Schleifmittelwechselstation von ASIS GmbH
Teil der Schleifmittelwechsel-station von ASIS GmbH

Die Firma ASIS GmbH aus dem schönen Landshut ist im Bereich Automatisierungstechnik tätig. Der Schwerpunkt des Mittelständlers liegt dabei auf der Oberflächentechnik für die Automobilindustrie. So entwickelt und produziert ASIS mit derzeit um die 120 Mitarbeitern u.a. Lackier- und Schleifanlagen.

Ich habe mit Jana Timinger, Technische Redakteurin bei ASIS GmbH, darüber gesprochen, wie sich Wissens- und Qualitätsmanagement u. a. durch das Wachstum der Firma verändert haben.

Frau Timinger, ASIS hat in den letzten Jahren einige Veränderungen durchlebt, welche Herausforderungen sind daraus entstanden?

Wir sind innerhalb von wenigen Jahren von 70 auf 120 Mitarbeiter gewachsen. Zudem haben wir zwei Standorte und viele Mitarbeiter, die viel außer Haus auf Baustellen oder beim Kunden unterwegs sind. Hier ist es immer wieder Thema, wie wir die Zusammenarbeit über die Entfernung hinweg gut organisieren können, zum Beispiel bei Projekten, bei denen Planer mehrerer Standorte zusammenarbeiten. Generell gesagt: wie kriegen alle Mitarbeiter wichtige Informationen regelmäßig mit und wie können Dokumente zentral zugänglich und wieder auffindbar machen? Unsere bisherige Ablagestruktur war hierfür nicht ideal.

Was war der Auslöser, dass Sie sich auf die Suche nach einem System für die Lösung dieser Herausforderungen gemacht haben? Und was waren Ihre Anforderungen an das System?

Anstoß war ursprünglich das Qualitätsmanagement. Dort hatten wir Dokumente in so einer Art Intranet. Das war nicht sonderlich komfortabel und wir waren damit sehr unzufrieden, weil es viel Doppelablage gab und die Dokumente für die Mitarbeiter nicht gut zugänglich waren. Außerdem hatten unsere Fachabteilungen den Wunsch Wissen zentral festhalten zu können, so dass es für alle in der Abteilung, aber auch firmenweit zugänglich ist. Denn Word-Dokumente irgendwo auf dem Server gehen einfach viel zu schnell unter – sie sind kaum noch auffindbar.

Nun findet die ganze Qualitätsmanagement-Dokumentation im Wiki statt und wir haben für die einzelnen Abteilungen Unterportale eingerichtet, in denen die Fachabteilungen relevante Informationen und Neuigkeiten einstellen und hervorheben können.

Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki
Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki

Und wir hatten vorher ein Organisationshandbuch in Word mit firmeninternen Regelungen, Bildern von Mitarbeitern und dergleichen – das ist auch komplett ins Wiki übergegangen.

Die Anforderung an eine neue Lösung war vor allem, dass es leicht zugänglich sein muss für alle, die lesen müssen. Die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten und Informationen sollte deutlich besser werden (z. B. durch eine Volltextsuche) und ganz besonders wichtig war auch, dass redundante Datenablage zukünftig verhindert werden sollte. Und wir sollten erreichen, dass alle, die aktiv sein möchten, ohne Hindernisse mitarbeiten können.

ASIS setzt nun seit Sommer 2014 die Wiki-Software BlueSpice ein. Welche Abteilungen sind denn involviert und wer ist für das Wiki und dessen Inhalte verantwortlich? Weiterlesen

Wikis veredeln beim BlueSpice Come Together 2014

Nun schon zum dritten Mal, fand das Kundentreffen „BlueSpice Come Together“ statt. Das Kundentreffen bringt Wikigärtner aus den unterschiedlichsten Bereichen zusammen und ermöglicht nicht nur den Austausch zwischen uns als Hersteller mit unseren Kunden, sondern auch zwischen den Kunden selbst. Dieses Mal durften wir mit unserem Thema „Wikis veredeln“ bei der Fr. Lürssen Werft GmbH & Co. KG zu Gast sein. Am Donnerstag stellten wir zunächst die Neuerungen vor, die sich mit dem Release 2.23 ergeben.

Und dann ging es auch schon ans Eingemachte: Wikis veredeln. Denn die folgenden Fragen sind nicht nur für Wikineulinge, sondern auch für reife Wikis interessant: Wie kann ganz generell ein Wiki inhaltlich und technisch benutzerfreundlicher gestaltet werden? Wie erreicht man eine größere Aufmerksamkeit für zentrale Themen und unterstützt das schnelle Finden aktueller und wichtiger Informationen? Und wie verbessert man mit Inhalten oder Design-Elementen die Benutzerführung?

Eine kurze Zusammenfassung, was wir dahingehend vorgestellt haben:

Das Design spielt eine wichtige Rolle, um für Nutzer das Wiki „attraktiv“ zu machen. Dazu gibt es gerade viele neue Ansätze wie ein Wiki so gestaltet werden kann, dass es nicht immer nach Wiki aussehen muss. So gibt es von Wikimedia gerade das Winter-Theme als Ansatz, Wikiwand als Browserdienst präsentiert Wikipedia in neuem Licht und auch wir haben uns natürlich Gedanken gemacht, wie man Inhalte, Menüs etc. in BlueSpice neu anordnen kann.

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ISO 9001 und AZAV Zertifizierung mit einem Wiki – Qualitätsmanagement im Berufsförderungswerk Berlin-Brandenburg

BFWBB-LogoAnke Berkemeier ist stellvertretende Abteilungsleiterin in der Abteilung Integration und Qualifizierung. Zudem betreut und entwickelt sie als Qualitätsmanagementbeauftragte das Wiki, das im Berufsförderungswerk (BFW) Berlin-Brandenburg e.V. im Rahmen des Qualitätsmanagements und der ISO 9001:2008 bzw. AZAV-Zertifizierung eingesetzt wird.

Frau Berkemeier, Sie sind nicht umsonst Qualitätsmanagementbeauftragte des BFW Berlin-Brandenburg, denn durch Ihre vielfältigen Aufgaben haben Sie Überblick über die wichtigsten Prozesse. Was genau sind denn Ihre Tätigkeiten?

Ich kümmere mich um die Qualifizierung (Umschulung) von Erwachsenen, d.h. die Entwicklung von Maßnahmen sowie die Ressourcenverwaltung. Außerdem arbeite ich in verschiedenen Arbeitskreisen (z.B. Öffentlichkeitsarbeit) mit. Eine Hauptaufgabe besteht darin, neue Berufsbilder zu recherchieren, die wir in unser Portfolio mit aufnehmen können. Darunter fallen nicht nur Qualifizierungen, die in der verkürzten Regelzeit von 24 Monaten absolviert und mit einer IHK-Prüfung beendet werden, sondern auch besondere, auf die speziellen Anforderungen des Arbeitsmarktes ausgerichtete kürzere, Qualifizierungen. Ganz neu bieten wir in Kooperation mit einem externen Träger die Ausbildung zur Medizinischen Schreibkraft an. Vorhandene Maßnahmen zu überprüfen und weiterzuentwickeln fällt ebenfalls in meinen Tätigkeitsbereich. In der Ressourcenverwaltung geht es dann um Beschaffung, aber auch um Projektplanung und Koordinierung von Umbaumaßnahmen in der Abteilung. Zusätzlich zu diesen Aufgaben wurde mir vom Geschäftsführer des Vereins das Qualitätsmanagement übertragen, denn durch die anderen Aufgaben und meine Mitwirkung in der Unternehmensleitung des Vereins kann ich dieses gut informiert weiterentwickeln.

Seit wann wird das BFW Berlin-Brandenburg e.V. QM-zertifiziert und welche Rolle spielt das Wiki dabei?

Seit 2006 sind wir ISO-zertifiziert und seit 2013 auch nach AZAV-zertifiziert. Die ISO-Zertifizierung belegt, dass wir unsere internen Vorgehensweisen und Verfahren ständig überprüfen und überarbeiten um unsere Ziele weiterentwickeln und unsere Qualitätsstandards zu verbessern.
Die AZAV-Zertifizierung bescheinigt, dass wir als BFW Berlin-Brandenburg e.V. zugelassener Träger für Maßnahmen der Weiterbildung im Auftrag der Agentur für Arbeit gemäß § 178 SGB III sind. Dies bedeutet aber auch, dass wir jederzeit von den Prüfstellen der Arbeitsagenturen (AMDL) überprüft werden können, ob wir nach wie vor die festgeschriebenen Anforderungen erfüllen. Das bedeutet, neben vielen anderen Dingen, dass wir z.B. verpflichtet sind, Nachweise über Fortbildungsmaßnahmen unserer Mitarbeiter und Praktikumsbesuche unserer Teilnehmer zu erbringen. Dies ist einer der Gründe, weshalb die Dokumentation und Verbesserung von Verfahren und dergleichen im Qualitätsmanagement eine so wichtige Rolle spielt.

Seit 2010 nutzen wir zur Unterstützung des Qualitätsmanagements und der Dokumentation ein Wiki der Hallo Welt! – Medienwerkstatt GmbH . Da das System browserbasiert ist, ist es einfach und für jedermann zugänglich. Das wurde seit der Einführung auch so kommuniziert, daher ist die Akzeptanz hoch. Seit März 2014 haben wir nun eine neue Version – das BlueSpice-Wiki, welches wir über ein Cloud-Angebot nutzen.

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Seite aus dem QMH mit Formular

Wie laufen die Audits bei Ihnen ab?
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Technische Handbücher in einem Enterprise Wiki erstellen – Das Beispiel TenneT TSO

tennet-logo-180pxDokumentationen und Handbücher sind inzwischen eine der häufigsten Anwendungsfälle von Wikis in Unternehmen. Doch wie kann eine solche Plattform konkret aussehen?
Wir stellen Ihnen daher das unternehmensinterne Wiki „transpedia“ der TenneT TSO GmbH vor.

Die TenneT TSO GmbH ist ein deutsches Tochterunternehmen des niederländischen Stromnetzbetreibers TenneT und betreibt in Deutschland ein Höchstspannungsnetz (220 kV und 380 kV) mit einer Gesamtlänge von rund 10.700 Kilometern. Damit deckt sie 40 Prozent (140.000 km²) der Fläche in Deutschland ab und versorgt rund 20 Millionen Menschen indirekt mit Strom. TenneT errichtet und betreibt eine Infrastruktur zur Übertragung elektrischer Energie auf dem Festland und auf See. Um diese weitreichenden Netze zu errichten und zu unterhalten bedarf es festgelegten Richtlinien. TenneT nutzt seit 2009 ein Wiki der Hallo Welt!, um Technische Regelwerke zu verwalten und aktuell zu halten. 2014 wurde das System auf die neueste BlueSpice Version geupgraded.

Im Wesentlichen geht es um die Handbücher Bauen und Errichten (BuE) sowie Netzführung & Arbeiten im Netz (NAN), die hausinterne Richtlinien zur Errichtung und zum Betrieb der technischen Anlagen beinhalten und welche seit 2010 in der „transpedia“ abgebildet werden.

Wie kam es zu der Entscheidung die Handbücher mit einem Wiki zu verwalten?

Im Zuge der Aufteilung in zwei Teilbetriebe „Hoch und Höchstspannungsnetz“ wurde es notwendig die Online-Handbücher, die damals im Intranet lagen, neu zu gestalten. Das heißt teils fielen thematische Blöcke weg, andere Wissensbestände mussten überarbeitet und auf ähnliche Weise wie zuvor bereitgestellt werden. Mit dem Wiki sollten nun, ohne externe Dienstleister und ohne umständliche Arbeitsprozesse, die technischen Regelwerke innerhalb kürzester Zeit aktualisiert werden können. Die Freigabe von Änderungen und Erweiterungen werden nun dezentral organisiert und dem fachlich verantwortlichen Autor zugeordnet. Das Wiki bietet zusätzlich die Möglichkeit das allgemeine Wissensmanagement durch ein Glossar zu verbessern.

Welche Themen beinhaltet das Wiki?

Das Wiki enthält zwei maßgebliche Bereiche, zum einen das technische Regelwerk, zum anderen dient es als firmenweites Nachschlagewerk.

Die Betriebshandbücher enthalten Anleitungen zum Umgang mit einer technischen Anlage, einer Software o.ä. Die Handbücher stellen maßgeblich die Informationen zu den Themen Instandhaltung, Erneuerung, Neubau, Netzführung, Arbeiten im Netz, Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Gesundheitsschutz zur Verfügung. Diese technischen Regelwerke werden regelmäßig von den Mitarbeitern aktualisiert und sind in der freigegebenen Version bindend.

Das Glossar im Wiki dient als zentrales Register  bzw. Enzyklopädie. Die dort zugehörigen Inhalte befinden sich im Hauptnamensraum. Die in diesen Artikeln enthaltenen Informationen sind nicht bindend.

Startseite der transpedia
Startseite der transpedia

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JugendWiki – Die Plattform für Jugendarbeit und Mitglieder-Homepages

Immer wieder lassen wir uns von unseren Kunden überraschen, die, was die Nutzung des Wikis angeht, unglaublich kreativ sein können. So beispielsweise der Kreisjugendring Göppingen und der Kreisjugendring Rems-Murr, die die Idee für eine völlig neue Art des gemeinsamen Internetauftritts und der Öffentlichkeitsarbeit hatten.
BMFSFJ_Web_deDas JugendWiki wurde Im Rahmen eines Projektes erstellt, das vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend gefördert wurde. Es ist landes- bzw. bundesweit angelegt und unterstützt den fachlichen Austausch in der Jugendarbeit.

Konkretes Ziel war es, eine zentrale Plattform für die Mitgliedsorganisationen und andere zu schaffen. Dabei sollten die bestehenden Websites der Mitglieder aufgelöst und in das Wiki überführt werden. Darüber hinaus wurden bereits bestehende Wikis zusammengeführt. Am Ende ist das Wiki eine Wissensplattform, Austauschplattform und Homepagebasis für Verbände, Vereine und Einrichtungen und zwar auf Landesebene Baden-Württemberg.

Startseite des Jugendwikis
Startseite des Jugendwikis

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Die Wissensplattform der DESERTEC Foundation – ein Wiki zur Unterstützung von Wissenstransfer und Kooperation einer NGO

Öffentliche Wikis stellen die Betreiber vor viele Herausforderungen. Aktive Mitglieder zu rekrutieren oder für eine neue Plattform zu begeistern gehört ebenso zu den Aufgaben wie auf der rein technischen Seite der Umgang mit Spam. Die DESERTEC Knowledge Platform gehört zu den öffentlichen Wikis, die die Öffentlichkeitsarbeit unterstützen sollen. Ein weltweites Projekt der DESERTEC Foundation, das zusammen mit der Hallo Welt! – Medienwerkstatt GmbH umgesetzt wurde.

Doch lesen Sie mehr über das Projekt von Andreas Huber, Mitglied des Management Teams der DESERTEC Foundation. Er schreibt über seine Erfahrungen mit der Wissensplattform:

Nachhaltige Zukunft gestalten – Die DESERTEC Foundation

deserteclogo_02Die DESERTEC Foundation ist eine zivilgesellschaftliche globale Initiative zur Gestaltung einer nachhaltigen Zukunft. Sie wurde am 20. Januar 2009 als gemeinnützige Stiftung gegründet und ging hervor aus einem Netzwerk von Wissenschaftlern, Politikern und Ökonomen aus der Mittelmeerregion, die gemeinsam das DESERTEC-Konzept entwickelten. Wir arbeiten an der schnellen weltweiten Umsetzung des DESERTEC-Konzepts, einer Lösung, die Klimaschutz und Energiesicherheit mit Entwicklungs- und Sicherheitspolitik verbindet. Mit rund 30 Mitarbeitern und regionalen Netzwerk-Koordinatoren sowie einer großen Gemeinschaft von Unterstützern sind wir rund um den Globus aktiv.

Die Knowledge Platform – Wissen möglichst einfach zur Verfügung stellen

Startseite der DESERTEC Knowledge Platform
Startseite der DESERTEC Knowledge Platform

Eine Herausforderung ist die Sammlung und Bereitstellung des Wissens der Menschen aus den einzelnen Disziplinen verteilt auf dem ganzen Globus. Da das DESERTEC-Konzept die Nutzung aller Arten von erneuerbaren Energien zum Ziel hat und gleichzeitig politische, ökologische, ökonomische und zivilgesellschaftliche Bereiche berührt, ist es wichtig, den Menschen eine einfache Möglichkeit zu schaffen, der Gemeinschaft ihr Wissen zur Verfügung zu stellen. Zu diesem Zweck wurde die DESERTEC Knowledge Platform gegründet. Verschiedene Plattformen und Software wurden anhand der identifizierten Anforderungen analysiert. Für uns am wichtigsten, war der weltweite Support bzw. die weltweite Verbreitung der Software. Die später ausgewählte Software MediaWiki stellt dies mit der Umsetzung der Wikipedia eindeutig unter Beweis. Da wir uns jedoch Verbesserungen in der Nutzerfreundlichkeit wünschten und auch einige zusätzliche Funktionen benötigten basiert die  DESERTEC Knowledge Plattform auf BlueSpice for Mediawiki und wurde mit der Unterstützung von Partnern wie Hallo Welt! realisiert.

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Agile Methoden – Mit Scrum und Wikis IT-Projekte planen

Scrum und agile Softwareentwicklung  sind mittlerweile bekannte Alternativen zum klassischen Projektmanagement. Agile Projekte brauchen agile Tools, findet Martin Brüggemann, Technical Writer bei emarsys eMarketing Systems AG, Wien.

Was sind „agile Methoden“?

Das klassische Projektmanagement versucht den Erfolg eines Projekts mit einer möglichst umfassenden Planung sicherzustellen. Doch diese Herangehensweise ist mit dem Problem konfrontiert, dass Planung im Vorfeld ihre Grenzen hat und sich oft im Verlauf des Projekts einiges ändert:

Zu Beginn eines Projektes herrscht viel Unsicherheit (Cone of uncertainty)
Der Cone of Uncertainty visualisiert den Verlauf von Unsicherheiten in einem Projekt.
  • Der Auftraggeber muss schon zu Beginn wissen, was das Gesamtsystem später können muss, sodass es bei allen Eventualitäten funktioniert.  Das heißt, gerade zu Beginn eines Projektes werden von ihm präzise Entscheidungen gefordert, obwohl noch die größte Unsicherheit herrscht. Bei vielen Auftraggebern werden die Vorstellungen erst im Verlauf eines Projektes präziser und die Unsicherheit verringert sich.
  • Auf Projektleiter-Seite entstehen zu Beginn hohe Aufwände für die Aufwandsschätzung, wenn Anforderungen noch nicht genau beschrieben sind. Auch für den Projektleiter sind präzise Planungen schwierig: Es treten unvorhergesehene Probleme auf, Prozesse verzögern sich, Änderungen müssen mit dem bisherigen Plan abgeglichen und ggf. neu beauftragt  werden.

Agile Methoden sehen dagegen Veränderungen als Vorteil und setzen auf möglichst enge Zusammenarbeit der Beteiligten und kürzere Abläufe, um auf Veränderungen flexibel reagieren zu können. Dinge, die man nicht ändern kann, werden hier zunächst akzeptiert und es wird an einem anderen Punkt angesetzt. So entstehen in kurzen Abständen und regelmäßig Teilergebnisse. Dies impliziert, dass Veränderungen früh kommuniziert werden und gemeinsam mit dem Kunden nach Lösungen gesucht wird.  „Das kommt den Ansprüchen vieler Kunden entgegen“, sagt Martin Brüggemann im Gespräch mit Hallo Welt!. Weiterlesen

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