Protokoll schreiben leicht gemacht: Im Wiki Protokolle online und zentral erstellen und verwalten

Besprechung, Meeting, Sitzung, Jour fixe und wie es eben so heißt – tagtäglich finden Treffen von Arbeitskollegen zur Absprache von Aufgaben, Diskussionen und Beschlüssen statt. Damit Fortschritte nachvollziehbar sind, werden Protokolle erstellt. Meist wird dabei viel zu viel Zeit geopfert, weil die Sitzung nicht ordentlich vorbereitet und/oder durchgeführt wird. Das Wiki kann helfen diese, meist wöchentlichen Sitzungen, dahingehend zu unterstützen.
Die Vorteile:

Transparenz,
schnellerer und zentraler Zugriff,
Durchsuchbarkeit,
Versionierung,
aktueller Status von Aufgaben.

Vorbereitung der Sitzung und des Protokolls

Protokolle sollten schon vor dem Meeting anlegt werden. Dazu wird eine verantwortliche Person ernannt (ständig oder wechselnd). Diese füllt die Vorlage bereits mit einigen Stichpunkten aus – so hat man einen roten Faden und muss nur noch die Details besprechen, festlegen und eintragen.

Das Protokoll wird über ein Protokollportal ganz einfach per Klick erstellt und erhält sofort das Datum des Tages.

Ein neues Jourfixe-Protokoll über ein Protokollportal erstellen

Wird ein neues Protokoll über das Portal erstellt, so erhält es automatisch eine vorbereitete Struktur, die über eine Vorlage geladen wird. Gleichzeitig wird das Protokoll in einer Kategorie abgelegt, z.B. „Protokoll Jourfixe“, sodass das Protokoll später leicht aufgefunden werden kann.

Ein Jour fixe-Protokoll im Wiki ausfüllen

Die Aufgaben des Protokollführers sind also: Weiterlesen

Der Umgang mit Seitentiteln in einem Wiki: Displaytitle, Hidetitle, Verschieben und Redirect

Beim Start eines Wikis, aber auch im weiteren Verlauf spielt die Namensgebung für Seiten (Artikel) eine wichtige Rolle. Mit einigen Vorüberlegungen kann man Chaos vermeiden und es gibt einige Tricks, wie man auch im Nachhinein für Ordnung sorgen kann.

Grundlegendes zu Seitentiteln

Bevor Sie mit der Befüllung Ihres Wikis starten, sollten Sie einige Konventionen festlegen, damit nicht unnötige Dopplungen oder unbrauchbare Seitentitel entstehen. Gängig sind folgende Regeln und Überlegungen:

Noch einmal die Suche zur Hilfe nehmen und nach synonymen Titeln oder in der Volltextsuche nach wichtigen Schlagworten suchen und prüfen, ob der geplante Inhalt nicht doch bereits erfasst wurde.
Prüfen, ob die Seite schon in einem anderen Namensraum angelegt worden ist und ob dieser ggf. die geplanten Inhalte bereits enthält. Generell ist es jedoch möglich denselben Seitentitel mehrfach in einem Wiki zu vergeben – Voraussetzung ist, dass man die Seite in einem anderen Namensraum anlegt. So kann die Seite „Ansprechpartner“ z.B. im Namensraum Qualitätsmanagement (QM:Ansprechpartner) und im Einkauf (EK:Ansprechpartner) vorkommen.
Nicht zu viele Inhalte auf eine Seite packen – lagern Sie lieber größere Absätze in neue Seiten aus. So sind diese auch besser auffindbar und die Namensgebung fällt leichter. Letztlich muss aber im Einzelfall entschieden werden, was sinnvoller erscheint.
Keine Schrägstriche in Seitentiteln verwenden, da sonst eine Unterseite erzeugt wird.
Keinen Doppelpunkt in Seitentieln verwenden, da das System sonst versucht, die Seite in einem (ggf. nicht vorhandenen) Namensraum anzulegen.
Einigen Sie sich mit Ihren Kollegen auf grundsätzliche Namenskonventionen wie z. B. ob generell Singular oder Plural verwendet wird und wie die Spezifizierung gehandhabt wird – vor den Titel, in Klammern dahinter oder gar nicht, da ein eigener Namensraum vorhanden ist. Entsprechend ergäbe dies folgende Seitentitel:
- Qualitätsmanagament-Ansprechpartner
- Ansprechpartner (Qualitätsmanagement)
- QM:Ansprechpartner

Problemfälle und vorgeschlagener Lösungsweg

Bei der Befüllung eines Wikis mit Inhalten kommt es trotz Regelungen aus den unterschiedlichsten Gründen vor, dass ein Seitentitel, der bei der Erstellung einer Seite vergeben wurde, umbenannt werden muss. Folgendes Szenarien treten immer wieder auf und MediaWiki und BlueSpice bieten nun verschiedene Möglichkeiten an, diese Probleme zu lösen. Hier eine kurze Übersicht typischer Fälle und die von uns vorgeschlagenen Vorgehensweisen:

Wunsch	DISPLAYTITLE	HIDETITLE	Verschieben	REDIRECT
Sie haben einen Tippfehler im Seitentitel und möchten diesen ausbessern	x		x
Der Seitenname ist sehr lang und Sie möchten ihn kürzer anzeigen lassen	x
Titel ausblenden: Sie möchten nicht, dass der Seitentitel auf der Seite angezeigt wird (wichtig z.B. bei der Hauptseite und Portalen)		x
MediaWiki hat aus dem ersten Buchstaben ihres Seitentitels einen Großbuchstaben gemacht, das entspricht aber nicht der üblichen Namenskonvention (z. B. IPad vs. iPad)	x
Sie haben Synonyme und keine einheitlichen Begriffe für ein und denselben Sachverhalt und möchten diese zusammenbringen (z.B. Geländeplan vs. Lageplan)				x
Es gibt (mehr oder weniger) geläufige Abkürzungen z.B. für Prozesse. Dadurch sind Dopplungen entstanden, die Sie auflösen möchten.				x
Sie haben einen neuen Bereich (Namensraum erstellt) und möchten nun einige Seiten dorthin verschieben			x	x

Navigation im Wiki – so geben Sie den Nutzern Orientierung und Struktur

Ein guter Orientierungssinn in der realen Welt hilft in einem Wiki zunächst einmal nichts. Und trotzdem wissen wir, dass Orientierungspunkte und gute Navigationswerkzeuge unerlässlich sind, um zum Ziel zu finden. In Wikis ist daher die Suche eines der wichtigsten Werkzeuge für Nutzer. Aber Administratoren und Wiki-Gärtner können den Nutzern auch mit einer durchdachten Befüllung der bereitgestellten Navigationselemente unter die Arme greifen.

Ist die Basisarbeit mit der Definition von Namensräumen, Kategorien, sowie die Rechtevergabe und ähnliche Strukturierungsarbeit erst einmal erledigt, empfehlen wir daher folgende Bereiche näher zu betrachten, um Ihre Nutzer zielsicher durchs Wiki zu führen:

1. Anlegen der Hauptnavigation

Die Hauptnavigation (allgemeine Navigation) auf der linken Seite ist der rote Faden. Sie spiegelt in groben Zügen wieder, um welche Art von Wiki es sich handelt und wie es am stärksten genutzt wird; denn hier sind die wichtigsten Inhalte für alle User übergreifend verlinkt. Die Einstiegspunkte für Handbücher, Protokolle, Themen oder auch Nachrichten werden in dieser linken Navigationsleiste hinterlegt – je nachdem wo der Schwerpunkt und die Aufmerksamkeit liegen sollen. Auch die Überblicksseiten wichtiger Kategorien sind beliebte Navigationspunkte. Die linke Navigation sollte vor allem auf Seiten innerhalb des Wikis selbst verlinken, so sind es die Nutzer von Seiten im Internet gewohnt.

Linke Navigation eines Dokumentations- und Handbuchwikis

Linke Navigation eines öffentlichen Wikis

Linke Navigation einer internen Wissensplattform

Die Entscheidung, was wichtige Themenbereiche sind, kann neben einer konzeptionellen Überlegung auch mit Hilfe von Tools unterstützt werden. z.B. was interessiert die Wiki-Nutzer und welche Seiten rufen sie oft auf. Nutzen Sie hierzu in MediaWiki und BlueSpice Spezialseiten und Werkzeuge z.B.

Spezial:Statistik
Das Admin Dashboard (Spezial:Admin_Dashboard) und die hier verfügbaren Portlets „Am meisten bearbeitete Seiten“, „Meist aufgerufene Seiten“ und „Meist gesuchte Seiten“.

BlueSpice 2.23 – ein Minor Release, der es in sich hat

Der Minor Release 2.23 von BlueSpice enthält deutlich mehr, als man auf den ersten Blick erwarten würde. Im Hintergrund wurde der Skin neu geordnet, Dialoge sind dadurch schneller und kundenspezifische Änderungen am Skin können nun besser umgesetzt werden. Auch das Thema Performanz sind wir noch einmal angegangen. Im Detail haben wir den allgemeinen Caching Support für BlueSpice hinzugefügt, der auf memcached ausgelegt ist.

Im Folgenden einen Einblick in die wichtigsten Änderungen.

Installer für Neu-Installationen

BlueSpice hat sich an den MediaWiki Installer drangehängt. Installiert man Schritt für Schritt so hat man am Ende nicht nur ein MediaWiki, sondern auch gleich das BlueSpice 2.23. Das freut vor allem BlueSpice Neulinge, denn wer bereits ein MediaWiki hat oder nur das BlueSpice upgraden will, muss in der freien Version auf den bislang vorgegebenen Weg zurückgreifen.

Der erste Installationsschritt mit dem neuen Installer

Sprachen

Die Sprachversionen, in denen BlueSpice verfügbar ist, werden täglich mehr. Über 54 Sprachen sind bereits in Arbeit und davon sind Englisch, Deutsch, Französisch, Mazedonisch, Russisch, Chinesisch (vereinfacht), Spanisch, Ukrainisch und Schwedisch entweder komplett übersetzt worden, oder mindestens bis zu 97%. Die Leute vom translatewiki.net leisten tolle Arbeit und ihnen sei auch an dieser Stelle noch einmal gedankt!

Editieren

Im WYSIWYG gibt einige kleinere Änderungen:

Tabellen: In der Tabellenbearbeitung gibt es wieder die Möglichkeit z.B. den Zellenhintergrund über die „Erweitert“-Funktionen einzufärben.

Interne Links: Weiterlesen

MediaWiki – Eine Software auf dem Sprung in die Zukunft. Teil 3/3: Kommunikation, Wikidata, Übersetzungen

Kommunikation und Benachrichtigung – das Ende der klassischen Diskussionsseiten

Gute Nachrichten kommen von einer anderen Baustelle: dem MediaWiki-Kommunikationssystem. Dieses beruht bislang auf den Diskussionsseiten. Doch diese werden, so wie wir sie heute kennen, schon bald verschwunden sein. Genauer: Die Diskussionsseiten werden sich grundlegend verändern und mit dem Benachrichtigungssystem verschmelzen.

Der Umbau des MediaWiki-Kommunikationssystems geschieht nämlich über zwei Erweiterungen:

Echo ermöglicht die individuelle Verfolgung von Änderungen, erleichtert den Überblick über das gesamte System und ist ein Rahmen für verschiedene Kommunikationsservices. Echo ist als neues Benachrichtigungssystem bereits in der Wikipedia implementiert.

Flow erleichtert die Diskussionen. Man kann einfacher Diskussionsverläufe verfolgen; Antworten werden über Echo angezeigt. Und anderes mehr. Ziel dieser Entwicklung ist der Aufbau eines modernen Diskussions- und Kollaborationssystems für alle Wikimedia Projekte. Ein interaktiver Prototyp ist bereits online.

Am Ende wird MediaWiki über einen neuen Kommunikationslayer verfügen, der längst überfällig war. Wichtig ist noch der Hinweis, dass die Kombination von Artikel und Diskussion – ein Wesensmerkmal und Erfolgsprinzip von MediaWiki – erhalten bleibt. Die Artikel werden nicht von den dazugehörigen Diskussionen getrennt. Denn die Verbindung von Artikel und Diskussion ist ein Ordnungsprinzip, das MediaWiki einzigartig und gegenüber vielen anderen Lösungen überlegen macht. Flow und Echo können dieses MediaWiki-Grundprinzip erst richtig zur Entfaltung bringen.
Dennoch sind viele in der Wikimedia-Community skeptisch. Weiterlesen

MediaWiki – Eine Software auf dem Sprung in die Zukunft. Teil 2/3: Visueller Editor und simultanes Bearbeiten

Visueller Editor – der Wikicode wird abgelöst

Wer in den letzten Jahren einen Wikipedia-Artikel geschrieben oder verbessert hat, kennt bereits den Visuellen Editor, der nun einen gewissen Reifestatus erreicht hat. (Siehe auch den Beitrag von Nathalie Köpff zum Thema). Die Aufgabe, einen solchen Editor zu schreiben, ist ein Großprojekt. Im Unterschied zu anderen Web-Anwendungen muss ein Editor für die Wikipedia nicht nur mit unterschiedlichen Sprachen (zum Beispiel mit Rechts-Links-Ausrichtung) zurechtkommen, sondern auch noch die vielen Funktionen des Wikis, das Vorlagensystem, die Magic Words u.a.m. verarbeiten. Dazu musste mit dem Wikitextparser Parsoid eine ganz neue technologische Grundlage gelegt werden. Und da sich die Wikipedia, aber auch die Webstandards (Browser, Protokolle, Sprachen) weiterentwickeln, bleibt die Aufgabe für lange Zeit ein komplexes Projekt. Aber auch ein lohnendes Projekt, das Bedeutung für die gesamte Webcommunity hat – da zum Beispiel kein kommerzieller Anbieter einen Editor für über 100 Sprachen entwickeln und frei zur Verfügung stellen würde.

Aktueller Stand (September 2014) des "VisualEditor" auf mediawiki.org zu sehen — Aktueller Stand (September 2014) des „VisualEditor“ auf mediawiki.org zu sehen

Dennoch ist das Projekt bis heute in der Wikimedia-Community sehr umstritten. Dazu trug bei, dass die Einführung des Editors zu großen Komplikationen geführt hat. Der Editor war bei der ersten Implementierung einfach noch nicht einsatzbereit.

Die Skepsis in der Community gegenüber dem Editor hat aber auch damit zu tun, dass mit dessen zunehmender Nutzung der Wikitext weitgehend entfallen dürfte. Was für den einen eine tolle Möglichkeit ist, bedeutet für den anderen den Verlust von Gestaltungsmöglichkeiten. Denn bislang kann man mit Bordmitteln des Wikis viele kleine Tools bauen (zum Beispiel Vorlagen oder Überblickslisten). Auch das Setzen einfacher Formatierungen ist für geübte Wikitext-Kenner wesentlich effektiver.

Doch über die Zeit bewirkte der Wiki-Code, der das Bearbeiten einfacher machen sollte, das schiere Gegenteil. Weiterlesen

JWiki – das Joomla Wiki

Zwei der besten Open Source Anwendungen, Joomla und MediaWiki, werden mit JWiki zusammengeführt. 2012 hatte die Hallo Welt! – Medienwerkstatt bereits das erste JWiki veröffentlicht. Die Nachfrage nach einer Joomla Wiki Extension war so groß, dass wir uns nun entschlossen haben doch die Mühen auf uns zu nehmen und eine aktualisierte Version herauszubringen.

MediaWiki 1.22. kann nun in Joomla! (empfohlene Version 3.3.3) als Komponente integriert werden. Das aktuelle JWiki in der Version 1.22.0 kann im BlueSpice Shop gegen einen kleinen Obulus erworben werden. Nutzer erhalten das Jwiki als getestete Software (inklusive des aktuellen MediaWiki 1.22) mit einer ausführlichen Installations- und Anwendungsanleitung als Download.

Was ist JWiki?

JWiki bringt das Content Management System Joomla! mit dem Kollaborationstool MediaWiki zusammen. Internetseiten können so eine Wissensplattform integrieren und aufbauen. Joomla! ist bekannt für seine Erweiterbarkeit mit Komponenten und Extensions – das JWiki stellt also eine von vielen Komponenten dar, mit denen das Joomla! erweitert werden kann. Dabei wird JWiki als Komponente im Backend des Joomla eingefügt. Anschließend stehen alle Funktionen des aktuellen MediaWiki zur Verfügung. Durch die Integration können Webseiten mit Wissensplattformen ergänzt bzw. erweitert werden. In diesen offenen Bereichen können sich Besucher beteiligen und durch flache Hierarchien können Ideen weiterentwickelt und gemeinsam an Wissen und Dokumentationen gearbeitet werden.

Für weitere Ausführungen verweisen wir auf den Artikel, den wir im Content Manager veröffentlicht hatten. Hier werden Unterschiede, Nutzen und Anwendung näher erläutert, sowie erste Schritte wie Sie die Komponente verwenden können.

Wikis veredeln beim BlueSpice Come Together 2014

Nun schon zum dritten Mal, fand das Kundentreffen „BlueSpice Come Together“ statt. Das Kundentreffen bringt Wikigärtner aus den unterschiedlichsten Bereichen zusammen und ermöglicht nicht nur den Austausch zwischen uns als Hersteller mit unseren Kunden, sondern auch zwischen den Kunden selbst. Dieses Mal durften wir mit unserem Thema „Wikis veredeln“ bei der Fr. Lürssen Werft GmbH & Co. KG zu Gast sein. Am Donnerstag stellten wir zunächst die Neuerungen vor, die sich mit dem Release 2.23 ergeben.

Und dann ging es auch schon ans Eingemachte: Wikis veredeln. Denn die folgenden Fragen sind nicht nur für Wikineulinge, sondern auch für reife Wikis interessant: Wie kann ganz generell ein Wiki inhaltlich und technisch benutzerfreundlicher gestaltet werden? Wie erreicht man eine größere Aufmerksamkeit für zentrale Themen und unterstützt das schnelle Finden aktueller und wichtiger Informationen? Und wie verbessert man mit Inhalten oder Design-Elementen die Benutzerführung?

Eine kurze Zusammenfassung, was wir dahingehend vorgestellt haben:

Wiki veredeln – BlueSpice Come Together 2014 from Hallo Welt! Medienwerkstatt GmbH

Das Design spielt eine wichtige Rolle, um für Nutzer das Wiki „attraktiv“ zu machen. Dazu gibt es gerade viele neue Ansätze wie ein Wiki so gestaltet werden kann, dass es nicht immer nach Wiki aussehen muss. So gibt es von Wikimedia gerade das Winter-Theme als Ansatz, Wikiwand als Browserdienst präsentiert Wikipedia in neuem Licht und auch wir haben uns natürlich Gedanken gemacht, wie man Inhalte, Menüs etc. in BlueSpice neu anordnen kann.

Über BlueSpice, MediaWiki und die Perspektiven des freien Wissens

BlueSpice for MediaWiki ist ein kommerzielles Projekt. Der Plan, eine Enterprise Distribution für MediaWiki zu entwickeln wird ganz wesentlich von dem Gedanken getrieben, Gewinne zu erzielen und Jobs zu schaffen.

Dennoch ist es an der Zeit, ein paar Worte über andere Aspekte des BlueSpice-Projekts sprechen. Denn BlueSpice ist auch ein Projekt, das die Entwicklung von MediaWiki und den Aufbau freier Wissensplattformen im Web anschieben soll.

Ich greife einmal drei Aspekte heraus.

1. Wikis sind die künftigen Wissensspeicher der Gesellschaft und BlueSpice soll einen Beitrag dazu leisten

Eine offene Gesellschaft braucht Orte, an denen sie ihr Wissen sammelt, ordnet und kartographiert. Das Gedächtnis einer Gesellschaft wird man künftig im Web finden. Wie wichtig dieses Gedächtnis ist, zeigen die politischen Wikis. Lobbypedia und ihr englisches Vorbild powerbase von spinwatch sind da zwei gute Beispiele. Dort sammeln NGOs Informationen über Lobbyisten, Politiker und Organisationen, um Netzwerke und Strategien transparent zu machen und für Recherchen zur Verfügung zu stellen. Auch Think Tank Network Research ist ein dazu vergleichbares Forschungsprojekt. Die Liste könnte ich beliebig verlängern. Weiterlesen

BlueSpice (for MediaWiki) Version 2 ist da – die zehn wichtigsten Neuerungen

BlueSpice 2.22.0 ist als stable da und die freie Version kann über Sourceforge.net heruntergeladen werden.
Im Helpdesk finden Sie die Installationsanleitung und die Release Notes.

Ganz offensichtlich ist das Facelift, das wir BlueSpice verpasst haben. Wir haben dabei versucht, aus unseren Erfahrungen und denen unserer Kunden zu lernen. Deshalb sind einige Elemente stark verändert worden, einige (fast) genauso geblieben. Ziel war es, das Design flexibel zu gestalten und störende Elemente wie die WidgetBar, die immer wieder Inhalte überdeckt hat, so zu verändern, dass sie das Arbeiten nicht behindern, sondern unterstützen.

Weniger offensichtlich, dafür grundlegend, ist im Übrigen der Umbau der Architektur zu einer „echten“ MediaWiki-Extension. Das fällt insbesondere Administratoren auf, die sich mit MediaWiki gut auskennen. Denn BlueSpice kann nun wie eine „normale“ MediaWiki-Extension behandelt werden, d.h. Erfahrungen mit MediaWiki können nun auf BlueSpice angewandt werden.

Neben diesen grundlegenden Änderungen gibt es natürlich auch in diesem Release viele neue Funktionen, die das alltägliche Arbeiten mit BlueSpice unterstützen.

Viel Neues also, womit man sich erst mal zurecht finden muss.

Damit Sie eine schnellere Orientierung bekommen, haben wir mal die, unserer Meinung nach, zehn wichtigsten Neuerungen der neuen BlueSpice Version 2 für Sie zusammengestellt:

1. Der neue Skin – das Layout mal so richtig aufgeräumt
Wie oben bereits erwähnt, wollten wir erreichen, dass das Layout luftiger und flexibler wird. Fangen wir links an: die dreiteilige Navigation hat sich bewährt, aber nimmt doch recht viel Platz ein. Nun können die Menüpunkte dort mit Icons versehen werden, so registriert das Gehirn schneller worum es eigentlich geht. Außerdem hat dies den Vorteil, dass die Navigation nun „zusammengeklappt“ werden kann. Ein Klick auf die dunkelblauen Pfeile bewirkt, dass sich die Navigation verkleinert und sich der Inhaltsbereich dadurch vergrößert.

Die dreiteilige Navigation kann auf- und zugeklappt werden.