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Landau Media Berlin BlueSpice MediaWiki
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Ein gut gefüllter Wissensspeicher mit Ausbaupotential

Seit über zehn Jahren nutzt die Landau Media GmbH & Co KG ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt! GmbH. Für die Spezialisten in Sachen Medienbeobachtung einerseits wichtiges Werkzeug zur Prozessdokumentation, andererseits ein umfassendes Nachschlagewerk.

Eine „extreme Zeitersparnis“ nennt Anke Przybilla als ersten Punkt, wenn man sie nach den wesentlichen Vorteilen fragt, die das BlueSpice MediaWiki mit sich gebracht hat. Die Diplom-Bibliothekarin ist Wiki-Beauftragte der Landau Media GmbH & Co KG. Seit über 20 Jahren bietet das Unternehmen einen Rundum-Service in Sachen Medienbeobachtung. Vom Hauptsitz Berlin und Dependancen in Stuttgart und Hamburg aus betreuen die rund 280 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über 10.000 Kunden – vornehmlich Medienagenturen und die Presseabteilungen von Unternehmen. „Bei uns kommen noch richtige Zeitungen auf den Tisch“, erzählt Przybilla.

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Eine starke Online-Ressource rund um das digitale Marketing

Für sein Nachschlagewerk in Sachen digitales Marketing setzt das Münchner Softwareunternehmen Ryte seit Februar 2018 auf ein BlueSpice 3 MediaWiki der Hallo Welt GmbH. Die in dieser Form führende Ressource wird regelmäßig in universitären Arbeiten zitiert und hat einen großen Anteil an den Sessions auf der Ryte-Webseite.

 „Am Anfang haben unsere Entwickler einfach ein Wiki für uns selbst gebaut und betreut. So etwas gab es in dieser Form bis dahin nicht“, erzählt Pauline Mitifiot. Sie ist Marketing Expertin bei der Münchner Ryte GmbH, einem 2012 gegründetem SaaS-Unternehmen (Software as a Service). Mittlerweile ist das Wiki von Ryte eine wichtige und in dieser Form führende Online-Ressource. Im Februar 2018 wurde das Lexikon in ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt GmbH überführt. Der Grund: „Für unsere Entwickler ist das Wiki zu aufwändig geworden. Zudem sollen sie sich voll und ganz auf unser Produkt konzentrieren“, so Mitifiot.

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Übersichtliches Wissensmanagement für rund 2.000 Anwender

Aufgabenbeschreibung, Funktionsweise, Beispiele und Schulungsunterlagen – um ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Anwendung eines gemeinsamen Bearbeitungs- und Informationssystems zur Flurbereinigung zu erleichtern und alle damit verbundenen Fragen zu erläutern, greifen sieben Bundesländer auf ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt! GmbH zurück.

Es ist ein Mammutprojekt, das die Bundesländer Brandenburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Sachsen-Anhalt vor rund sieben Jahren in Angriff genommen haben: die Realisierung eines gemeinsamen Bearbeitungs- und Informationssystems für sämtliche Belange der Flurbereinigung, auf einheitlicher Datenbasis und mit den damit verbundenen technischen Standards.

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Best Practise: Produkte und Services im Wiki entwickeln

Pinakothek der Moderne
Orientierung in der Produktentwicklung. Foto: Pinakothek der Moderne, München 2004, by: Reinhard Jahn (CC BY-SA 3.0) via Wikimedia Commons.

Ein Wiki ist das zentrale Tool, um Informationen über sich ändernde Produkte und Dienstleistungen zentral, effizient und systematisch zu teilen. Wie geht man vor? Wir haben die wichtigsten Fragen zusammengestellt.

Wenn Unternehmen ihre Dienstleistungen und Produkte weiterentwickeln gibt es viele Fragen, die schnell beantwortet und an die betroffenen Abteilungen und Teams vermittelt werden müssen:

  • Was ist in dem Produkt enthalten?
  • Wie wird das Produkt kalkuliert?
  • Wie unterscheidet sich das Produkt von Konkurrenzprodukten?
  • Gibt es bei der Auslieferung bestimmte Abläufe und Voraussetzungen zu beachten?
  • Wo gibt es Zusatzinformationen über Qualitätsmerkmale oder ähnliche Produkte im Sortiment?
  • Welche Erfahrungen hat man mit diesem Produkt gemacht und wie sollte man es weiterentwickeln?

Vertrieb, Entwicklung, Projektmanagement und Support sind auf möglichst aktuelle Informationen angewiesen, um ihre Aufgabe gut und effizient erledigen zu können.

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Kategorien in MediaWiki: Arbeiten mit CategoryManager und CategoryTree

Kategorien helfen beim Sortieren der Inhalte. Bild: Ragesoss, Four colors of pills, CC BY-SA 3.0 oder GDFL, via Wikimedia Commons
Kategorien helfen beim Sortieren der Inhalte. Bild: Ragesoss, Four colors of pills, CC BY-SA 3.0 oder GDFL, via Wikimedia Commons.

Oft reicht eine technisch gelungene Suchfunktion nicht aus um alle relevanten Informationen in einer Dokumentation gezielt wiederzufinden. Wie jede Wissensmanagement-Software bietet auch BlueSpice mehrere Funktionen zur Ordnung und Verlinkung der eingefügten Informationen um so den Nutzer bei seiner Suche zu unterstützen.

Dieser Artikel beschäftigt sich mit dem Kategoriensystem des Wikis und zwei dazu gehörigen Erweiterungen, die die Arbeit des „Wikigärtners“ erheblich erleichtern: dem CategoryManager (Kategorieverwaltung) und dem CategoryTree (Kategorienbaum). Weiterlesen

Personen- und Mitarbeiterdaten im Wiki verwalten

Wer arbeitet eigentlich bei uns? Und welche Aufgaben und Kompetenzen hat dieser Mitarbeiter?
Wer sind die neuen Mitarbeiter auf dem Gang oder haben die nur von einer anderen Abteilung zu uns gewechselt?

Um diese Fragen zu beantworten, halten viele Unternehmen Stammdaten in einem Authentifizierungssystem vor. Für weitergehende Informationen wie Zuständigkeiten oder Expertise ist dort aber kein Platz. Dabei geht wichtiges Wissen verloren. Das ist ein Problem für Unternehmen mit mehreren Standorten, aber auch schon hemmend für kleinere mit nur 15 Mitarbeitern.

Wiki als Lösung

Größere Unternehmen installieren dann eine Art internes Facebook – ein Social Network. Oder sie parken die Informationen in Portallösungen, die aber oft umständlich gepflegt werden.

Viel einfacher und effizienter ist der Einsatz eines Wikis.
Im Firmen-Wiki, das sowieso schon die zentrale Knowledgebase des Unternehmens ist, liegen auch die Profilinformationen richtig. Die Mitarbeiter

  • kommen schnell an den Kontakt (Telefonnummer, E-Mail) einer Person,
  • sehen Vertretungen (z.B. im Urlaubsfall) auf einen Blick,
  • identifizieren standortübergreifend Ansprechpartner für Themenbereiche.

Vor allem aber können Mitarbeiter, Abteilungen und Arbeitsgruppen Einträge selbst gestalten und erweitern: Die Basisinformationen werden mit etwas Anpassung aus einem zentralen Authentifizierungssystem gezogen und daneben bietet das Wiki viel Platz für Zusatzinformationen.

Wieder ist ein MediaWiki (z. B. BlueSpice mit Semantic-Erweiterungen) die beste Wahl.  Es lassen sich Formulare erstellen, um die Profilinformationen zu verwalten. Jeder Mitarbeiter füllt diese aus und die eingetragenen Informationen können auf der Metaebene zur Verfügung gestellt werden.

Profilinformationen über ein Semantic-Formular eintragen
Profilinformationen über ein Semantic-Formular eintragen

Profilinformationen abfragen und im Wiki darstellen

Egal, ob aus den Informationen eine Telefonliste generiert wird oder eine Liste mit Ansprechpartnern für einen Bereich samt deren Vertreter – alle Informationen, die in den Profilen hinterlegt sind, können nach Bedarf kombiniert, abgefragt und dargestellt werden.

Ein Beispiel: In einer mittelständischen Firma, die über zwei Standorte verteilt ist, wird kurzfristig eine Person gesucht, die am Standort Regensburg ist und sich tiefergehend mit dem CRM auskennt (z. B. Konfiguration von Berichten). Eine entsprechende Abfrage der Metadaten nach dem Standort und der Kompetenz liefert passende Ansprechpartner.

Abfrage von Kompetenzen mit Semantic MediaWiki
Abfrage von Kompetenzen mit Semantic MediaWiki

Das Schöne daran: Die Zeit für die Suche nach Wissen und Ansprechpartnern wird erheblich reduziert, denn das System muss nicht gewechselt werden. Es gibt einen zentralen Ort für Mitarbeiter, nämlich das Wiki, um schnell auf die allgemeine Wissensbasis, Dokumentation, aber eben auch auf das Metawissen über Mitarbeiter zugreifen zu können. Auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist das ein entscheidendes Plus, denn diese können sich selbstständig und in kürzester Zeit alle Informationen beschaffen und Verantwortlichkeiten identifizieren, die sie für einen reibungslosen Einstieg in die Firma benötigen.

Weitergehende Verknüpfungen von Informationen sind dahingehend realisierbar, dass Mitarbeiter einem Projektkalender zugeordnet werden können und neben Kompetenzen und Zuständigkeiten werden Verfügbarkeiten sichtbar.

Industrie 4.0-Projekt gestartet: Selbstlernende Plattform für Wartungsprozesse auf Wiki-Basis

Wir freuen uns, zusammen mit unseren Verbundpartnern, ein sehr spannendes und umfangreiches Industrie 4.0 – Projekt umzusetzen. Der Startschuss ist bereits gefallen. In dem nun angelaufenen Projekt „Selbstlernendes, verteiltes und sicheres Wissensmanagement-System für die produktivere Echtzeit-Wartung von Produktionsanlagen“ geht es darum, Wartungsprozesse von Produktionsanlagen zu vereinfachen und zu automatisieren.

Der Hintergrund ist, dass die Steuerungs‐ und Regelungstechnik größerer Produktionsanlagen zwar einen hohen Grad an Automatisierung und Echtzeit‐Vernetzung aufweisen, aber die zugehörigen Wartungsprozesse in der Mehrzahl noch durch manuell geprägte Melde‐ und Informationswege geprägt sind. Zudem werden Wartungsprozesse bislang überwiegend isoliert bearbeitet. Das Wiki‐System, das mit BlueSpice realisiert wird, soll nun einerseits von den Maschinen erfasste Prozessdaten und Prozessinformationen, andererseits aber auch vom Bedien- und Wartungspersonal getätigte Kommentare, Hinweise und Wartungsreports integrieren. Auch visuelle und akustische Informationen spielen in der Realisierung eines ganzheitlichen Wartungsmanagements der Produktionsanlage durch ein selbstlernendes verteiltes Wissensmanagement‐System eine Rolle. Auch das Thema Sicherheit wird eine Rolle spielen, um sowohl das Wiki-System als auch verknüpfte Anlagenteile vor unbefugten Eingriffen und Datenmissbrauch zu schützen.

Durch semantische Datenauswertung und Datenfusion wird kontinuierlich neues Wartungswissen erzeugt. Dazu werden existierende Wartungsszenarien und archiviertes Datenmaterial laufend neu bewertet und eine Art Wartungsregelwerk kontinuierlich fortgeschrieben.

Wir entwickeln diese Industrie 4.0 Wiki-Plattform zusammen mit unseren Verbundpartnern,

und im Bereich Forschung und Entwicklung der Universität der Bundeswehr München.

Navigation im Wiki – so geben Sie den Nutzern Orientierung und Struktur

Ein guter Orientierungssinn in der realen Welt hilft in einem Wiki zunächst einmal nichts. Und trotzdem wissen wir, dass Orientierungspunkte und gute Navigationswerkzeuge unerlässlich sind, um zum Ziel zu finden. In Wikis ist daher die Suche eines der wichtigsten Werkzeuge für Nutzer. Aber Administratoren und Wiki-Gärtner können den Nutzern auch mit einer durchdachten Befüllung der bereitgestellten Navigationselemente unter die Arme greifen.

Ist die Basisarbeit mit der Definition von Namensräumen, Kategorien, sowie die Rechtevergabe und ähnliche Strukturierungsarbeit erst einmal erledigt, empfehlen wir daher folgende Bereiche näher zu betrachten, um Ihre Nutzer zielsicher durchs Wiki zu führen:

1. Anlegen der Hauptnavigation

Die Hauptnavigation (allgemeine Navigation) auf der linken Seite ist der rote Faden. Sie spiegelt in groben Zügen wieder, um welche Art von Wiki es sich handelt und wie es am stärksten genutzt wird; denn hier sind die wichtigsten Inhalte für alle User übergreifend verlinkt. Die Einstiegspunkte für Handbücher, Protokolle, Themen oder auch Nachrichten werden in dieser linken Navigationsleiste hinterlegt – je nachdem wo der Schwerpunkt und die Aufmerksamkeit liegen sollen. Auch die Überblicksseiten wichtiger Kategorien sind beliebte Navigationspunkte. Die linke Navigation sollte vor allem auf Seiten innerhalb des Wikis selbst verlinken, so sind es die Nutzer von Seiten im Internet gewohnt.

Linke Navigation eines Dokumentations- und Handbuchwikis
Linke Navigation eines Dokumentations- und Handbuchwikis

Linke Navigation eines öffentlichen Wikis
Linke Navigation eines öffentlichen Wikis

Linke Navigation einer internen Wissensplattform
Linke Navigation einer internen Wissensplattform

Die Entscheidung, was wichtige Themenbereiche sind, kann neben einer konzeptionellen Überlegung auch mit Hilfe von Tools unterstützt werden. z.B. was interessiert die Wiki-Nutzer und welche Seiten rufen sie oft auf. Nutzen Sie hierzu in MediaWiki und BlueSpice Spezialseiten und Werkzeuge z.B.

  • Spezial:Statistik
  • Das Admin Dashboard (Spezial:Admin_Dashboard) und die hier verfügbaren Portlets „Am meisten bearbeitete Seiten“, „Meist aufgerufene Seiten“ und „Meist gesuchte Seiten“.

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Geschäftsprozesse, Produkte und Services mit dem Wiki einführen und aktualisieren

Viele Firmen nutzen Wiki Software von Anfang an als Wissensmanagementplattform, doch meist stellt sich innerhalb kurzer Zeit heraus, dass das Wiki noch an vielen anderen Stellen Probleme lösen kann. Beispielsweise wird es zunehmend auch als Qualitätsmanagementsystem (QMS) wichtig. Geschäftsprozesse, Dienstleistungen und Produkte werden hier aufgeschrieben und verbreitet. Das Wiki ist dabei Plattform, um beispielsweise die Prozesse fortlaufend und möglichst transparent zu optimieren und zu ergänzen, im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Es ist Nachschlagewerk und Hilfsmittel für interne Fortbildungsmaßnahmen. BlueSpice pro, als speziell für Unternehmen entwickelte Wiki Engine, bringt alle nötigen Voraussetzungen mit, um ein Unternehmen zu organisieren. Doch wie geht man am besten vor?

Zuerst Struktur oder zuerst Inhalte?

Zunächst gibt es das Henne-Ei-Problem: Schreibt man zuerst die Artikel oder baut man zuerst die Struktur und füllt dann die Artikel mit Inhalten? Die Antwort ist „beides“.
Man kann zum Beispiel mit Beschreibungen von Abläufen beginnen, die man im Wiki als Artikel anlegt. Um die Übersicht nicht zu verlieren, ist es hilfreich, all diese Abläufe auf einer Extraseite zu sammeln und zu sortieren.

Das Einführen von neuen Geschäftsprozessen ist leider nicht in wenigen Tagen erledigt. Von daher ist es ratsam, Schritt für Schritt vorzugehen. Legen Sie eine Grundstruktur für die Prozesse an, die in naher Zukunft bearbeitet werden sollen. Dazu sollte aber im Vorfeld schon eine Idee von den künftigen Strukturen als Grundlage bereitstehen. Man kann sich z.B. an standardisierten Gliederungen orientieren oder diese sogar übernehmen (eine solche Struktur und Inhalte für ITIL-Handbüchern gibt es z.B. hier). Der Vorteil von diesen Standardisierungen liegt vor allem in der enormen Zeitersparnis und darin, dass diese Gliederungen eine gute Vorbereitung für eine spätere Zertifizierung darstellen.
So oder so geht es darum, dass Seiten für Prozessbeschreibungen angelegt werden, die demnächst mit Inhalten gefüllt werden. Damit diese Prozesse für alle Mitarbeiter sofort sichtbar sind, sollten diese in der Navigation ihren festen Platz bekommen.

Klassische Aufteilung: Allgemeine WIssensdatenbank und Organisationsbeschreibungen in der Navi
Klassische Aufteilung: Allgemeine Wissensdatenbank und Organisationsbeschreibungen links in der Navigation

Über eine Buchfunktion, wie in BlueSpice dem Bookmaker, können im Wiki hierarchische Strukturen angelegt und als Handbuch exportiert werden. Weiterlesen

Wissen der Organisation sammeln und verteilen: Wissensmanagement und QM bei der ASIS GmbH – ein Use Case

Teil der Schleifmittelwechselstation von ASIS GmbH
Teil der Schleifmittelwechsel-station von ASIS GmbH

Die Firma ASIS GmbH aus dem schönen Landshut ist im Bereich Automatisierungstechnik tätig. Der Schwerpunkt des Mittelständlers liegt dabei auf der Oberflächentechnik für die Automobilindustrie. So entwickelt und produziert ASIS mit derzeit um die 120 Mitarbeitern u.a. Lackier- und Schleifanlagen.

Ich habe mit Jana Timinger, Technische Redakteurin bei ASIS GmbH, darüber gesprochen, wie sich Wissens- und Qualitätsmanagement u. a. durch das Wachstum der Firma verändert haben.

Frau Timinger, ASIS hat in den letzten Jahren einige Veränderungen durchlebt, welche Herausforderungen sind daraus entstanden?

Wir sind innerhalb von wenigen Jahren von 70 auf 120 Mitarbeiter gewachsen. Zudem haben wir zwei Standorte und viele Mitarbeiter, die viel außer Haus auf Baustellen oder beim Kunden unterwegs sind. Hier ist es immer wieder Thema, wie wir die Zusammenarbeit über die Entfernung hinweg gut organisieren können, zum Beispiel bei Projekten, bei denen Planer mehrerer Standorte zusammenarbeiten. Generell gesagt: wie kriegen alle Mitarbeiter wichtige Informationen regelmäßig mit und wie können Dokumente zentral zugänglich und wieder auffindbar machen? Unsere bisherige Ablagestruktur war hierfür nicht ideal.

Was war der Auslöser, dass Sie sich auf die Suche nach einem System für die Lösung dieser Herausforderungen gemacht haben? Und was waren Ihre Anforderungen an das System?

Anstoß war ursprünglich das Qualitätsmanagement. Dort hatten wir Dokumente in so einer Art Intranet. Das war nicht sonderlich komfortabel und wir waren damit sehr unzufrieden, weil es viel Doppelablage gab und die Dokumente für die Mitarbeiter nicht gut zugänglich waren. Außerdem hatten unsere Fachabteilungen den Wunsch Wissen zentral festhalten zu können, so dass es für alle in der Abteilung, aber auch firmenweit zugänglich ist. Denn Word-Dokumente irgendwo auf dem Server gehen einfach viel zu schnell unter – sie sind kaum noch auffindbar.

Nun findet die ganze Qualitätsmanagement-Dokumentation im Wiki statt und wir haben für die einzelnen Abteilungen Unterportale eingerichtet, in denen die Fachabteilungen relevante Informationen und Neuigkeiten einstellen und hervorheben können.

Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki
Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki

Und wir hatten vorher ein Organisationshandbuch in Word mit firmeninternen Regelungen, Bildern von Mitarbeitern und dergleichen – das ist auch komplett ins Wiki übergegangen.

Die Anforderung an eine neue Lösung war vor allem, dass es leicht zugänglich sein muss für alle, die lesen müssen. Die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten und Informationen sollte deutlich besser werden (z. B. durch eine Volltextsuche) und ganz besonders wichtig war auch, dass redundante Datenablage zukünftig verhindert werden sollte. Und wir sollten erreichen, dass alle, die aktiv sein möchten, ohne Hindernisse mitarbeiten können.

ASIS setzt nun seit Sommer 2014 die Wiki-Software BlueSpice ein. Welche Abteilungen sind denn involviert und wer ist für das Wiki und dessen Inhalte verantwortlich? Weiterlesen