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Wissensmanagement und Handbücher im Finanzsektor: Ein Wiki mit Blog für die Kreissparkasse Saalfeld-Rudolstadt

 „Endlich mehr Zeit fürs Geschäft durch Web 2.0 – Die Kreissparkasse Saalfeld knackt ihre Wissenssilos und findet einen neuen Umgang mit Regeln“ von Christian Sauer (Zusammenfassung des Erfahrungsberichtes von Nathalie Köpff).

Es ist ein alter Hut, dass Vieles in Deutschland überreglementiert ist. Statt die Kreativität und unternehmerisches Denken und Handeln zu fördern, geht durch zu viele Regelungen der Überblick verloren und es entstehen Redundanzen; im Extremfall sogar Widersprüche. Bei der Einführung von Web 2.0 geht es also unter anderem darum Wissenssilos aufzubrechen, neu erworbenes Wissen von Mitarbeitern zu teilen und zwar an einem zentralen, für alle zugänglichen Ort z.B. im Intranet. Mitarbeitern soll eine Informationsplattform zur Verfügung gestellt werden, die sie zur aktiven Mitarbeit motiviert und einen erkennbaren Mehrwert schafft.

Online Organisationshandbuch und freie Dokumentation

Die Hauptseite der S-Pedia verweist auf wichtige Neuerungen

Das Wiki der Kreissparkasse Saalfeld-Rudolstadt vereint beide Anforderungen. Der eine Teil des Wikis genügt den gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Revisionsanforderungen. Dieser Bereich fixiert die Ordnung des Geschäftsbetriebes schriftlich und ist daher mit Freigabe- und Workflowprozessen ausgestattet. Zum anderen gibt es einen freien Bereich, in dem die Kollegschaft frei dokumentieren kann.  Ein Blog unterstützt dieses System durch eine unverbindlichere Form der Informationsweitergabe.

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Sieben Mythen bei der Einführung von Wikis

von Anja Ebersbach & Markus Glaser

Die Einführung von Wikis in Unternehmen ist häufig mit hohen Erwartungen verbunden. Diese sind nur teilweise erfüllbar. Es werden sieben Mythen vorgestellt und diskutiert.

Einleitung

Zweifelsohne kann die Einführung eines Wikis im Unternehmen die Dokumentation und Organisation von Wissen in manchen Bereichen deutlich vereinfachen und verbessern. Der Hype-Zyklus Social Software von Gartner [G12] indiziert, dass die Technologie mittlerweile nüchtern betrachtet wird und eine gewisse Reife entwickelt hat. Dennoch werden an Wikis immer noch hohe Erwartungen geknüpft, die sich als nur teilweise erfüllbar erweisen. Einige dieser Mythen werden im Folgenden näher beleuchtet.

einfach wie Ball spielen1. Die Bedienung des Wikis ist intuitiv und einfach

Nicht zuletzt durch den Erfolg der Wikipedia wird die Behauptung genährt, dass es sich bei einem Wiki um eine Software handelt, die sich von selbst erklärt  und sich damit für den massenhaften Gebrauch ungeschulter Nutzer besonders  gut eignet.

Die Einführung von Wikis in Unternehmen zeigte jedoch, dass die Funktionen eines Wikis im Vergleich zu anderen Programmen zwar leicht zu erlernen sind, der User jedoch nicht um eine Einführung, z. B. in Form einer kurzen Schulung, herumkommt.  Dies hängt weniger mit der technischen Komplexität des Wikis als mit den oft hohen psychologischen Hürden zusammen, die beim Erlernen der „Kulturtechnik“ des Zusammenarbeitens und dem hohen Maß an Eigenverantwortlichkeit zunächst abgebaut werden müssen.

2. Ein Wiki verursacht fast keine Kosten

Viele Wiki-Engines sind als freie Software im Netz verfügbar und können einfach heruntergeladen und installiert werden. Zudem baut ein Wiki auf dem Prinzip der Selbstorganisation auf. Es liegt daher der Schluss nahe, dass die Implementierung eines Wikis in einem Unternehmen mit relativ geringen Kosten und Aufwand verbunden ist. Diese Einschätzung ist so nicht zu halten. Weiterlesen

Semantische Wikis und ihr Einsatz im Unternehmen. Ein Interview.

Sie lesen einen Text und verstehen sofort, dass „Franz“ ein Vorname ist. Ein Computer hat bei derselben Aufgabe Schwierigkeiten: Er kann „Franz“ nicht mit der Bedeutung „das ist ein Vorname“ zusammenbringen. Sie müssen dem Begriff „Franz“ schon noch die Information mitgeben, dass es sich hier um einen Vornamen handelt. Stellen Sie sich vor, alle Dokumente im Web hätten diese Zusatzinformationen: Sie könnten die gewünschten Inhalte viel besser finden und vor allem viel besser auswerten.

Das ist sehr vereinfacht gesagt, die Grundidee des „semantischen Webs„. Es gibt zahlreiche Projekte, die das World Wide Web in ein semantisches Web weiterentwickeln wollen. Um die Wikipedia-Software MediaWiki hat sich dazu eine besonders aktive Entwicklercommunity gebildet. Eines der Projekte, das freie SemanticMediaWiki, gehört zu den Vorreitern der Entwicklung. Aus diesem Umfeld entstehen  auch zahlreiche Anwendungen für Unternehmen. Wir sprachen mit unserem Partner Alexander Gesinn von gesinn.it über praktische Einsatzmöglichkeiten und Erfahrungen.

Wikiartikel mit semantischen Annotationen - in der rechten Informationsbox.
Wikiartikel mit semantischen Annotationen – in der rechten Informationsbox.

Warum sollte ich ein semantisches Wiki nutzen?

Grundsätzlich geht es um die Entlastung der sogenannten Informationsarbeiter, also den Menschen, die den Hauptteil Ihrer Arbeitszeit den Computer nutzen. Wer kämpft nicht mit Unmengen an E-Mails, der Suche in Archiven und Ordnerstrukturen oder ärgert sich über notwendige Umformatierung vorhandener Informationen? Während traditionelle Wikis nur Texte enthalten, die Computer weder verstehen noch auswerten können, fügen semantische Wikis über eine formularbasierte Eingabe automatisch semantische Annotationen hinzu. Diese semantischen Annotationen machen es dem Computer möglich, uns bei der Beantwortung unserer Fragen zu unterstützen und Fakten zu verarbeiten. Das bedeutet bessere Suchergebnisse, automatisch aktualisierte Tabellen, Grafiken, Texte, und Vernetzung von Informationen. Ein semantisches Wiki speichert zusätzlich zu den Textinformationen strukturierte Daten ab – ähnlich einer Datenbank. Weiterlesen

MediaWiki für Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen – ein Erfahrungsbericht

MediaWiki hat sich längst zum Standard-Wiki in Unternehmen gemausert. Nur der Gesundheitssektor hinkte etwas hinterher. Aber jetzt erobert sich die Software auch dort ihren festen Platz. Arztpraxen, Apotheken und Krankenhäuser nutzen MediaWiki als Tool zur Qualitätssicherung. Wie das konkret funktioniert, zeigt der Gastbeitrag von Maik Arlt, VAMED Deutschland.

Aufgaben und Anforderungen innerhalb des Gesundheitssektors

Moderne Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen benötigen eine moderne Infrastruktur. Nur wenn im Hintergrund alles reibungslos funktioniert, können sich Ärzte und Pflegekräfte ganz auf ihre Arbeit konzentrieren. VAMED unterstützt die Betreiber von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen dabei, dieses Ziel zu erreichen.

Bei unserer Arbeit verfolgen wir einen ganzheitlichen Ansatz: Wir haben stets das Zusammenspiel aller Abläufe bei der Patientenversorgung im Blick. Dementsprechend verfügen unsere Mitarbeiter über ein umfassendes Fachwissen und langjährige Erfahrungen. Diese reichen von der Wartung sowie Instandhaltung der Medizin-, Informations- und Krankenhaustechnik über die Sterilgutaufbereitung und das Facility Management bis hin zur kompletten technischen Betriebsführung.

Wir betreiben Qualitätsmanagementsysteme, die nach DIN EN ISO 9001 und DIN EN ISO 13485 zertifiziert sind und deren Dokumentationsgrundlage Mediawiki bildet.

Wie wird die Dokumentation umgesetzt? Und warum mit MediaWiki? 

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Multi Channel Integration: Ein Konzept aus dem Vertrieb hilft bei der Umsetzung von Enterprise 2.0

In den 1990er Jahren fingen Firmen verstärkt an, über „Multi Channel“ Vertriebs- und Marketingstrategien nachzudenken. Dabei ging es um die Frage, wie die Vielzahl an neuen Vertriebswegen („Channels“), die sich zum Beispiel im Internet herausgebildet hatten, in bestehende Vertriebsstrukturen integriert werden kann, um Umsatz, Profit und Kundenzufriedenheit zu steigern und gleichzeitig die Vertriebs- und Marketingkosten zu senken. Weiterlesen

Living documents – Die Einführung eines Wikisystems für Online-Betriebshandbücher auf dem IOM SUMMIT 2011

Den Betrieb großtechnsicher Anlagen sichern heute Online-Handbücher auf MediaWiki-Basis.Foto: Philipp Hertzog, (Lizenz: CC)

Vom 28. – 29. September 2011 findet in Köln das IOM SUMMIT von Kongress Media statt. Der führende Fachkongress für Intranet, Dokumentenportale und Enterprise 2.0 wartet diesmal mit 17 Erfahrungsberichten und 4 Seminaren auf.

Mehr als 20 Referenten aus verschiedenen Unternehmen stellen ihre Projekte vor. Man erfährt aus erster Hand Hintergründe über Intranet-Governance von Airbus, Social Networking bei Bigpoint, Micro-Blogging bei der Deutschen Bank, Kollaborationsmanagement bei Celesio oder Wissensmanagement bei Bilfinger Berger.

Case: TenneT TSO

MediaWiki in der Praxis: Carsten Walsch zieht Bilanz
MediaWiki in der Praxis: Carsten Walsch zieht Bilanz

Nicht verpassen sollte man den Slot mit Carsten Walsch (TenneT TSO GmbH). Auch wenn der Vortragstitel leider etwas fad wirkt: „Unterstützung der Arbeit an lebendigen Dokumeten bei der Tennet TSO“. Vorgeschlagen hatten wir eigentlich den Titel dieses Blogbeitrags: „Living Documents“. Das trifft es!

Worum gehts? Als einer der vier Übertragungsnetzbetreiber in Deutschland betreibt TenneT TSO ein Höchstspannungsnetz mit einer Leitungslänge von 10.700 km und 115 Umspannwerken. Das Unternehmen betreibt Spitzen-Technik, bündelt Experten-Know-How und hat höchste Anforderungen an die Qualitätssicherung. Der effiziente

Netzbetrieb basiert auf hausinternen Standards und Regelungen für die Errichtung und den Betrieb der Netzanlagen. Diese Standards sind in verschiedenen Handbüchern dokumentiert, die Handbücher werden ständig weiterentwickelt.

Im Jahr 2010 stellte TenneT TSO seine Handbücher auf ein ausgebautes MediaWiki um und konnte so u.a. den redaktionellen Aufwand erheblich reduzieren. Carsten Walsch zieht auf dem IOM SUMMIT Bilanz. Doch man kann schon jetzt sagen, dass man professionelle Online-Handbücher auf MediaWiki-Basis weit mehr können und können müssen, als das MediaWiki, das man von der Wikipedia her kennt. Lassen Sie sich überraschen!

 

McKinsey-Studie: Wikis und Blogs bringen Unternehmen voran

Als wir 2007 die ersten Unternehmenswikis für Kunden installierten, mussten unsere Projektpartner noch harte Überzeugungsarbeit bei der Unternehmensleitung leisten. Return of Investment blieb das magische Wort, um das die Debatten kreisten. Die Bewertung von Wissensmanagement-Projekten konnte eigentlich nur qualitativ erfolgen, indem man sich Ziele setzte und dann das Erreichen dieser Ziele ein Jahr später abfragte. Insofern blieb die Einführung von Wikis durchsetzungsstarken Innovatoren vorbehalten. Weiterlesen

Betriebshandbuch hawaiisch

Kollaborative Dokumentation für Industrie, Service und IT. Unsere Pressemitteilung zur Hannover Messe 2011.

Effiziente technische Dokumentation ist eine zentrale Aufgabe in Industrie, Verwaltung und Versorgungswirtschaft. Hier revolutionieren Wikis (hawaiisch für „schnell“), und namentlich die Wikipedia-Software MediaWiki, Vorgehensweisen und Verfahren. „Wikis reduzieren den Zeit- und Arbeitsaufwand für Dokumentationen erheblich“, sagt Dr. Michael Scherm von der Hallo Welt! GmbH. „Die Daten werden nicht mehr in Textverarbeitungs- oder komplexen Dokumentenmanagementsystemen bereitgehalten, sondern in einem Wiki gemeinsam online erarbeitet und gepflegt. „Die Texte werden so einfach und arbeitsteilig erstellt, wie man es aus der Wikipedia kennt, aber die Qualitätskontrolle erfüllt höchste Ansprüche“, erklärt sein Kollege Radovan Kubani, Geschäftsführer. Weiterlesen

ISO 9001 Qualitätsmanagement mit MediaWiki – Ein Erfahrungsbericht der BerlinApotheke

Die BerlinApotheke ist ein Verbund aus vier Apotheken in Berlin.
Wachsende Aufträge, Kundenzahlen und eine wachsende Anzahl von Beschäftigten, die sich untereinander nicht mehr kannten, erforderten eine Neustrukturierung der Aufgaben- und Kompetenzbereiche.

Wiki wird zentrale Wissensplattform unserer Filialen

Das für die Neustrukturierung eingeführte Content Management System erwies sich bald als unpraktisch. Die BerlinApotheke etablierte schließlich auf Basis der Software MediaWiki eine allgemeine Wissensplattform. Mit dem Wiki ließen sich jetzt die Workflows dynamisch optimieren. Der offene Prozess der Wissenssammlung im Wiki machte die Unternehmensorganisation transparent und förderte die interne Kommunikation. Weiterlesen

Bericht KnowTech 2010

Für die Hallo Welt! war es dieses Jahr vom 15.-16.09.2010  in Bad Homburg die erste KnowTech.DSC_07142

Wir haben uns gleich mal als Sponsor probiert und konnten neben etwa zehn weiteren Ausstellern uns selbst als Coaching-Team für Enterprise 2.0 -Projekte und unser blue spice for MediaWiki als Wissenstool präsentieren. Leider traten gleich zu Beginn die üblichen WLAN-Probleme auf. Zu wenige offene Ports verhinderten zunächst den Zugang ins Internet, aber nach einigen Stunden konnte das behoben werden.

Von den etwa 400 Besuchern waren bestimmt 70% direkt mit dem Thema Wissensmanagement beschäftigt oder intensiv vertraut. So ergaben sich einige interessante Gespräche mit zahlreichen Facetten rund um das Gebiet Wissensorganisation und Umgang mit Informationen. Weiterlesen