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Datenschutzkonform dokumentieren – BlueSpice MediaWiki und die DSGVO

Für Organisationen ist es wichtig, dass die in ihrem Wiki hinterlegten Dokumentationen nachvollziehbar und revisionssicher abgelegt werden. BlueSpice MediaWiki unterstützt Sie nun beim Spagat zwischen Nachvollziehbarkeit und Datenschutz. Vor dem Hintergrund der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) haben wir unsere Enterprise-Wiki-Software hinsichtlich des Schutzes personenbezogener Daten überarbeitet.

Die DSGVO definiert eine Reihe von grundlegenden Rechten, die auch für die Benutzer von BlueSpice MediaWiki relevant sind:

  • Auskunft: Die Benutzer haben ein Recht darauf, zu erfahren, welche Daten über sie im System hinterlegt sind.
  • Datenportabilität: Es muss den Benutzern möglich sein, die auf einer Plattform hinterlegten Daten zu extrahieren und ein ein anderes System zu überführen.
  • Berichtigung, Löschung oder Sperrung: Benutzer können die Berichtigung ihrer Daten verlangen oder selbst veranlassen. Ebenso können sie die Löschung oder Sperrung des Zugriffs auf ihre Daten verlangen.
  • Vergessen: Die Zuordnung von Daten zu einzelnen Benutzern muss aufgehoben werden können.
  • Einwilligung: Nutzer müssen die Möglichkeit haben, der Speicherung und Nutzung ihrer Daten differenziert zuzustimmen.

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Eine starke Online-Ressource rund um das digitale Marketing

Für sein Nachschlagewerk in Sachen digitales Marketing setzt das Münchner Softwareunternehmen Ryte seit Februar 2018 auf ein BlueSpice 3 MediaWiki der Hallo Welt GmbH. Die in dieser Form führende Ressource wird regelmäßig in universitären Arbeiten zitiert und hat einen großen Anteil an den Sessions auf der Ryte-Webseite.

 „Am Anfang haben unsere Entwickler einfach ein Wiki für uns selbst gebaut und betreut. So etwas gab es in dieser Form bis dahin nicht“, erzählt Pauline Mitifiot. Sie ist Marketing Expertin bei der Münchner Ryte GmbH, einem 2012 gegründetem SaaS-Unternehmen (Software as a Service). Mittlerweile ist das Wiki von Ryte eine wichtige und in dieser Form führende Online-Ressource. Im Februar 2018 wurde das Lexikon in ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt GmbH überführt. Der Grund: „Für unsere Entwickler ist das Wiki zu aufwändig geworden. Zudem sollen sie sich voll und ganz auf unser Produkt konzentrieren“, so Mitifiot.

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Übersichtliches Wissensmanagement für rund 2.000 Anwender

Aufgabenbeschreibung, Funktionsweise, Beispiele und Schulungsunterlagen – um ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Anwendung eines gemeinsamen Bearbeitungs- und Informationssystems zur Flurbereinigung zu erleichtern und alle damit verbundenen Fragen zu erläutern, greifen sieben Bundesländer auf ein BlueSpice MediaWiki der Hallo Welt! GmbH zurück.

Es ist ein Mammutprojekt, das die Bundesländer Brandenburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Sachsen-Anhalt vor rund sieben Jahren in Angriff genommen haben: die Realisierung eines gemeinsamen Bearbeitungs- und Informationssystems für sämtliche Belange der Flurbereinigung, auf einheitlicher Datenbasis und mit den damit verbundenen technischen Standards.

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draw.io für MediaWiki und BlueSpice – Kollaborativ erstellte Zeichnungen

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte - Grafiken im Wiki darstellen mit Draw.io. Bild: CCO Public Domain via Pixabay.
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – Grafiken im Wiki darstellen mit draw.io. Bild: CCO Public Domain via Pixabay.

Dem erfahrenen und kreativen Internet-Autor ist der Diagramm-Editor draw.io schon lange ein Begriff. Er basiert auf einer Webanwendung, die bereits 2005 von dem Unternehmen JGraph als freie Software entwickelt wurde und mittlerweile mit diversen Anwendungen wie z.B. Confluence kompatibel ist.

Auch für Mediawiki steht draw.io als Erweiterung zur Verfügung und bietet umfangreiche Darstellungsmöglichkeiten für Prozesse, aufwendige Flussdiagramme und vieles mehr. Damit erfüllt sich der Wunsch vieler Wiki-User, anschauliche Grafiken wie Ablaufdiagramme, Prozessketten oder Entscheidungsbäume im Wiki zusammen erarbeiten und präsentieren zu können.

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BlueSpice 2.27.0 released

Der neue Release ist da.

Im Fokus: Qualitätssicherung, Nutzerfreundlichkeit und Farming

Es ist so weit: Wir sind stolz, dass wir heute den neuen BlueSpice Release 2.27.0 ankündigen können. Der zweite Release in diesem Jahr bringt neue Features und zahlreiche Optimierungen. Vor allem ist er vollständig kompatibel mit der Long-Time-Support Version MediaWiki 1.27.

Alle detaillierten Informationen und Dokumentationen findet Ihr in unserem BlueSpice Helpdesk:

Wir haben wieder ein paar ziemlich hilfreiche Funktionen eingebaut. Im Fokus stehen die Anwendungsbereiche Qualitätssicherung, Nutzerfreundlichkeit und Farming.

Hier sind die wichtigsten Neuerungen von BlueSpice pro 2.27.0 im Überblick:

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Im Gespräch mit der IHK Regensburg – ein Wiki zur internen Kommunikation und online Dokumentation

IHK Regensburg
Standort der IHK Regensburg für Oberpfalz / Kelheim.
IHK_Logo Rgbg_4c Oberpfalz-Kelheim-180px „Das ist eine Superfunktion, die zeig ich den anderen auch.“

Dr. Christian Götz ist Abteilungsleiter für Presse und Öffentlichkeit der IHK Regensburg. Vor über sechs Jahren hatte er die geniale Idee an der IHK Regensburg ein internes Firmenwiki als Kommunikations- und Wissensplattform einzuführen. Seitdem hat er es geschafft, viele Kollegen und Kolleginnen für das Wiki zu begeistern, unter anderem auch Frau Annabell Alexander und Frau Petra Martensen. Die drei erzählen uns von ihren Erfahrungen und Herausforderungen seit der Einführung des Wikis im Jahr 2010.

Wer sind Sie eigentlich?

Die Industrie- und Handelskammer Regensburg für Oberpfalz und Kelheim, kurz IHK Regensburg, ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Die IHK Regensburg erfüllt aber nicht nur die vom Gesetzgeber übertragenen Aufgaben, sondern bietet vor allem Serviceleistungen für Unternehmen und Gewerbetreibende. Sie vertritt das Interesse der regionalen Wirtschaft.

Mit Geschäftsstellen in Amberg, Cham, Weiden, Neumarkt i.d. OPf., Schwandorf und Kelheim hat die IHK Regensburg ca. 79.000 Mitgliedsunternehmen und 150 hauptamtliche Mitarbeiter. Fachkräftesicherung mit Schwerpunkt Aus- und Weiterbildung, Standortentwicklung sowie Markterschließung im Ausland sind die Kernthemen der IHK.

Zu welchem Zweck wird das Wiki bei der IHK Regensburg eingesetzt?

Wie Sie sehen, hat die IHK Regensburg sehr viele unterschiedliche Themen- und Aufgabenbereiche und ist dezentral organisiert. Bei einer solchen Aufgabenvielfalt, regionalen Verteilung und Reichweite ist eine optimale flächendeckende Kommunikation und ein gewährleisteter Informationsfluss unabdingbar. Diese Reichweite war einer der Hauptgründe, warum wir uns für ein Wiki als Kommunikations- und Dokumentationsplattform entschieden haben. Weiterlesen

4 Strategien zum Seiten-Anlegen im Wiki

Um neue Seiten in einem Wiki anzulegen gibt es in BlueSpice, aber auch in MediaWiki, mehrere Möglichkeiten: Über die Suche, die URL, einen Redlink oder die Inputbox.

1. Suche

Warum die Suche? Bietet man ein eigenes Eingabefeld an, über das eine neue Seite erstellt werden kann, so verwechseln viele Nutzer das mit einem Suchfeld. Insbesondere, wenn es in das normale Design integriert ist. Folglich werden viele Artikel als „vorgeschlagene/gewünschte Artikel“ angelegt, obwohl es eigentlich nur Suchanfragen waren. Deshalb also die Integration in die Suche.

Der Vorteil: Ist die Funktion zur Erstellung neuer Seiten in die Suche integriert, werden Nutzer gezwungen noch einmal zu überprüfen, ob es den Artikel mit dieser Bezeichnung bereits gibt  – so wird auch das doppelte Anlegen von Inhalten weitestgehend vermieden.

Unterhalb der Trefferliste in der Titelsuche, erscheint also die Möglichkeit „Seite erstellen“.

Seite über das Titelsuchfeld neu erstellen
Seite über das Titelsuchfeld neu erstellen

Auch in der erweiterten Suche steht diese Möglichkeit, als einfacher Textlink angeboten, zur Verfügung.

Der Nachteil: Die Funktion ist etwas versteckt – insbesondere Wiki-Neulinge wissen zuerst nicht, wo sie nach der „Seiten erstellen“-Funktion suchen müssen.

2. URL

Eine Seite über die URL anzulegen ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, sollte aber eine vorherige Recherche voraussetzen. Ersetzen Sie einfach das letzte Wort in der URL durch ein neues und betätigen Sie die Enter-Taste. Schon gelangen Sie zu der neu zu erstellenden Seite.

Wikiseite erstellen-URL-markiertWikiseite erstellen-URL

Der Vorteil: Das Ganze geht fix und ist ideal für Wikigärtner, die auch einen guten Überblick über den bestehenden Inahlt haben. Ansonsten kann auf diesen Weg auch immer zurückgegriffen werden, sollte einer der anderen Wege nicht funktionieren – ein idealer Workaround.

Der Nachteil: Es kann dazu führen, dass vorher nicht überprüft wird, ob nicht doch dieser oder ein ähnlicher Inhalt unter einem leicht veränderten Titel bereits existiert z.B. Reisekosten vs. Reisekostenabrechnung. Eine Doppelablage wird wahrscheinlicher. Weiterlesen

Wikis veredeln beim BlueSpice Come Together 2014

Nun schon zum dritten Mal, fand das Kundentreffen „BlueSpice Come Together“ statt. Das Kundentreffen bringt Wikigärtner aus den unterschiedlichsten Bereichen zusammen und ermöglicht nicht nur den Austausch zwischen uns als Hersteller mit unseren Kunden, sondern auch zwischen den Kunden selbst. Dieses Mal durften wir mit unserem Thema „Wikis veredeln“ bei der Fr. Lürssen Werft GmbH & Co. KG zu Gast sein. Am Donnerstag stellten wir zunächst die Neuerungen vor, die sich mit dem Release 2.23 ergeben.

Und dann ging es auch schon ans Eingemachte: Wikis veredeln. Denn die folgenden Fragen sind nicht nur für Wikineulinge, sondern auch für reife Wikis interessant: Wie kann ganz generell ein Wiki inhaltlich und technisch benutzerfreundlicher gestaltet werden? Wie erreicht man eine größere Aufmerksamkeit für zentrale Themen und unterstützt das schnelle Finden aktueller und wichtiger Informationen? Und wie verbessert man mit Inhalten oder Design-Elementen die Benutzerführung?

Eine kurze Zusammenfassung, was wir dahingehend vorgestellt haben:

Das Design spielt eine wichtige Rolle, um für Nutzer das Wiki „attraktiv“ zu machen. Dazu gibt es gerade viele neue Ansätze wie ein Wiki so gestaltet werden kann, dass es nicht immer nach Wiki aussehen muss. So gibt es von Wikimedia gerade das Winter-Theme als Ansatz, Wikiwand als Browserdienst präsentiert Wikipedia in neuem Licht und auch wir haben uns natürlich Gedanken gemacht, wie man Inhalte, Menüs etc. in BlueSpice neu anordnen kann.

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Wiki and beyond – Neues aus der Medienwerkstatt

Auch wenn man selbst nicht auf der Cebit ist: Der März ist für Hallo Welt! immer der Monat, an dem wir neue Projekte starten und der Öffentlichkeit vorstellen. Welche Eisen haben wir im Feuer? Was bringt das Jahr 2014?

Projekte im Bereich freien Wissens

Seit einiger Zeit rückt die Entwicklung neuer Plattformen in den Vordergrund: Wir möchten neue Wikis für freies und vertieftes Wissen schaffen. Dabei müssen wir einige technische Grenzen überschreiten und Finanzierungsmodelle neu denken. Ganz konkret entwickeln wir gerade in diesen drei Projekten unser Know-how weiter:

  • MusikWiki: Hier entsteht ein neuer Ort für die kollaborative Arbeit an Notenmaterial. Die Alpha-Version ist in der kommenden Woche fertig, um dann Kooperationspartner und die Finanzierung zu organisieren. Die Auftaktveranstaltung in Form eines Symposions in Alteglofsheim findet am kommenden Montag, den 17. März, statt. Kommen Sie doch einfach vorbei!
  • BlueForge – das Wiki für Software in professionellem Einsatz. Das Projekt hat ein neues Layout erhalten und wird mit frei editierbaren Funktionsmatrizen weiter ausgebaut. Die entscheidende Frage hier war jedoch, wie wir das Projekt öffnen, einen selbsttragenden Wachstums- und Aktualisierungsprozess anstoßen können. Der Plan steht jetzt und wird in die Tat umgesetzt. Das Projekt wurde in diesen Tagen personell verstärkt. Und Ende des Jahres berichten wir hier über den Stand der Dinge.
  • Brain2Share – ein neuartiges Wiki als qualifiziertes Verzeichnis für die interessanten Quellen im Web. Brain2share basiert technologisch auf einem Wiki und macht das Sammeln und Ordnen von Quellen unglaublich einfach. Im Laufe des Jahres werden Sie es ausprobieren können: Wir  arbeiten noch der Closed Beta-Version. Die Plattform selbst, soll aber dieses Jahr online gehen.

Entwicklungen rund um BlueSpice

Schwerpunkt unserer Arbeit bleibt jedoch unsere Enterprise Wiki Distribution:

  • Der BlueSpice Shop: In Kürze kann man die neuen, aber auch „alten“ Pakete im BlueSpice Shop erwerben und herunterladen. Sie installieren die Software selbst und bekommen sie dafür zu einem günstigeren Preis. Für nächste Woche planen wir das Roll-out mit den ersten Paketen.
  • Neue Pakete für BlueSpice: Nach dem Release der Version 2 stehen nun neue Pakete im Vordergrund. Es wird das Paket [rent a link] geben, das die Möglichkeit eröffnet, Werbebanner zu schalten und Verzeichniseinträge anzulegen, das ist besonders interessant für Wikibetreiber, die mit ihrem Wiki Geld verdienen möchten. Dazu kommt das Paket [guided editing] das vor allem Laien mit vorgegebenen Eingabemasken beim Editieren unterstützt, mit dem man aber auch Formulare erstellen kann. Und nicht zuletzt [rated comments] mit dem man ganz im Stile Amazons Artikel bewerten und rezensieren kann.
  • Amazon Web Services: Wir sind mit den Amazon Web Services ein weiteres Cloud-Projekt angegangen, das sich vor allem an kleine Unternehmen wendet. Wir arbeiten noch an den Angebotsdetails. Sie können aber schon einmal gespannt sein.

Interessenten und Kunden individuell unterstützen

Wiki ist ja bekanntlich nur zur Hälfte eine technische Angelegenheit. Die andere Hälfte besteht im Arbeiten mit Menschen und Inhalten. Daher organisieren wir auch dieses Jahr wieder zahlreiche Gelegenheiten zum direkten Austausch:

  • Kostenlose Webinare zu den Themen: Wissensmanagement, Organisationshandbücher, Betriebshandbücher (mit Anwendungsfällen aus Gesundheitswesen, Industrie und Energie)  und Wissensplattformen für Kunden, Partner und Fans
  • Im Herbst wird es für BlueSpice Kunden auch wieder das Angebot geben, bei der Veranstaltung „BlueSpice Come Together“ teilzunehmen und sich mit anderen Wiki Maintainern auszutauschen. Die Veranstaltung war bereits 2012 und 2013 ein Erfolg.
  • Wissen für Wiki-Gärtner: Mit einigen Blogbeiträgen wollen wir Wiki-Gärtner unterstützen. Wir starten mit einer kleinen Reihe zum Thema „Qualität in Wikis“.
  • BlueSpice richtig (aus-)nutzen: BlueSpice bietet viele Möglichkeiten das Wiki individuell auszubauen und anzupassen. Da verliert man schnell den Überblick, welches Paket nun für welchen Zweck geeignet ist. Damit man die verfügbaren Funktionen von BlueSpice voll und ganz ausnutzen kann, stellen wir auch die Pakete und Lösungen im BlueSpice Blog vor. Aber auch Erfahrungsberichte werden wieder dabei sein, um einige Best Practices vorzustellen.

 

 

Die Wissensplattform der DESERTEC Foundation – ein Wiki zur Unterstützung von Wissenstransfer und Kooperation einer NGO

Öffentliche Wikis stellen die Betreiber vor viele Herausforderungen. Aktive Mitglieder zu rekrutieren oder für eine neue Plattform zu begeistern gehört ebenso zu den Aufgaben wie auf der rein technischen Seite der Umgang mit Spam. Die DESERTEC Knowledge Platform gehört zu den öffentlichen Wikis, die die Öffentlichkeitsarbeit unterstützen sollen. Ein weltweites Projekt der DESERTEC Foundation, das zusammen mit der Hallo Welt! – Medienwerkstatt GmbH umgesetzt wurde.

Doch lesen Sie mehr über das Projekt von Andreas Huber, Mitglied des Management Teams der DESERTEC Foundation. Er schreibt über seine Erfahrungen mit der Wissensplattform:

Nachhaltige Zukunft gestalten – Die DESERTEC Foundation

deserteclogo_02Die DESERTEC Foundation ist eine zivilgesellschaftliche globale Initiative zur Gestaltung einer nachhaltigen Zukunft. Sie wurde am 20. Januar 2009 als gemeinnützige Stiftung gegründet und ging hervor aus einem Netzwerk von Wissenschaftlern, Politikern und Ökonomen aus der Mittelmeerregion, die gemeinsam das DESERTEC-Konzept entwickelten. Wir arbeiten an der schnellen weltweiten Umsetzung des DESERTEC-Konzepts, einer Lösung, die Klimaschutz und Energiesicherheit mit Entwicklungs- und Sicherheitspolitik verbindet. Mit rund 30 Mitarbeitern und regionalen Netzwerk-Koordinatoren sowie einer großen Gemeinschaft von Unterstützern sind wir rund um den Globus aktiv.

Die Knowledge Platform – Wissen möglichst einfach zur Verfügung stellen

Startseite der DESERTEC Knowledge Platform
Startseite der DESERTEC Knowledge Platform

Eine Herausforderung ist die Sammlung und Bereitstellung des Wissens der Menschen aus den einzelnen Disziplinen verteilt auf dem ganzen Globus. Da das DESERTEC-Konzept die Nutzung aller Arten von erneuerbaren Energien zum Ziel hat und gleichzeitig politische, ökologische, ökonomische und zivilgesellschaftliche Bereiche berührt, ist es wichtig, den Menschen eine einfache Möglichkeit zu schaffen, der Gemeinschaft ihr Wissen zur Verfügung zu stellen. Zu diesem Zweck wurde die DESERTEC Knowledge Platform gegründet. Verschiedene Plattformen und Software wurden anhand der identifizierten Anforderungen analysiert. Für uns am wichtigsten, war der weltweite Support bzw. die weltweite Verbreitung der Software. Die später ausgewählte Software MediaWiki stellt dies mit der Umsetzung der Wikipedia eindeutig unter Beweis. Da wir uns jedoch Verbesserungen in der Nutzerfreundlichkeit wünschten und auch einige zusätzliche Funktionen benötigten basiert die  DESERTEC Knowledge Plattform auf BlueSpice for Mediawiki und wurde mit der Unterstützung von Partnern wie Hallo Welt! realisiert.

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