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Im Gespräch mit der IHK Regensburg – ein Wiki zur internen Kommunikation und online Dokumentation

IHK Regensburg
Standort der IHK Regensburg für Oberpfalz / Kelheim.
IHK_Logo Rgbg_4c Oberpfalz-Kelheim-180px „Das ist eine Superfunktion, die zeig ich den anderen auch.“

Dr. Christian Götz ist Abteilungsleiter für Presse und Öffentlichkeit der IHK Regensburg. Vor über sechs Jahren hatte er die geniale Idee an der IHK Regensburg ein internes Firmenwiki als Kommunikations- und Wissensplattform einzuführen. Seitdem hat er es geschafft, viele Kollegen und Kolleginnen für das Wiki zu begeistern, unter anderem auch Frau Annabell Alexander und Frau Petra Martensen. Die drei erzählen uns von ihren Erfahrungen und Herausforderungen seit der Einführung des Wikis im Jahr 2010.

Wer sind Sie eigentlich?

Die Industrie- und Handelskammer Regensburg für Oberpfalz und Kelheim, kurz IHK Regensburg, ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Die IHK Regensburg erfüllt aber nicht nur die vom Gesetzgeber übertragenen Aufgaben, sondern bietet vor allem Serviceleistungen für Unternehmen und Gewerbetreibende. Sie vertritt das Interesse der regionalen Wirtschaft.

Mit Geschäftsstellen in Amberg, Cham, Weiden, Neumarkt i.d. OPf., Schwandorf und Kelheim hat die IHK Regensburg ca. 79.000 Mitgliedsunternehmen und 150 hauptamtliche Mitarbeiter. Fachkräftesicherung mit Schwerpunkt Aus- und Weiterbildung, Standortentwicklung sowie Markterschließung im Ausland sind die Kernthemen der IHK.

Zu welchem Zweck wird das Wiki bei der IHK Regensburg eingesetzt?

Wie Sie sehen, hat die IHK Regensburg sehr viele unterschiedliche Themen- und Aufgabenbereiche und ist dezentral organisiert. Bei einer solchen Aufgabenvielfalt, regionalen Verteilung und Reichweite ist eine optimale flächendeckende Kommunikation und ein gewährleisteter Informationsfluss unabdingbar. Diese Reichweite war einer der Hauptgründe, warum wir uns für ein Wiki als Kommunikations- und Dokumentationsplattform entschieden haben. Weiterlesen

Wissen der Organisation sammeln und verteilen: Wissensmanagement und QM bei der ASIS GmbH – ein Use Case

Teil der Schleifmittelwechselstation von ASIS GmbH
Teil der Schleifmittelwechsel-station von ASIS GmbH

Die Firma ASIS GmbH aus dem schönen Landshut ist im Bereich Automatisierungstechnik tätig. Der Schwerpunkt des Mittelständlers liegt dabei auf der Oberflächentechnik für die Automobilindustrie. So entwickelt und produziert ASIS mit derzeit um die 120 Mitarbeitern u.a. Lackier- und Schleifanlagen.

Ich habe mit Jana Timinger, Technische Redakteurin bei ASIS GmbH, darüber gesprochen, wie sich Wissens- und Qualitätsmanagement u. a. durch das Wachstum der Firma verändert haben.

Frau Timinger, ASIS hat in den letzten Jahren einige Veränderungen durchlebt, welche Herausforderungen sind daraus entstanden?

Wir sind innerhalb von wenigen Jahren von 70 auf 120 Mitarbeiter gewachsen. Zudem haben wir zwei Standorte und viele Mitarbeiter, die viel außer Haus auf Baustellen oder beim Kunden unterwegs sind. Hier ist es immer wieder Thema, wie wir die Zusammenarbeit über die Entfernung hinweg gut organisieren können, zum Beispiel bei Projekten, bei denen Planer mehrerer Standorte zusammenarbeiten. Generell gesagt: wie kriegen alle Mitarbeiter wichtige Informationen regelmäßig mit und wie können Dokumente zentral zugänglich und wieder auffindbar machen? Unsere bisherige Ablagestruktur war hierfür nicht ideal.

Was war der Auslöser, dass Sie sich auf die Suche nach einem System für die Lösung dieser Herausforderungen gemacht haben? Und was waren Ihre Anforderungen an das System?

Anstoß war ursprünglich das Qualitätsmanagement. Dort hatten wir Dokumente in so einer Art Intranet. Das war nicht sonderlich komfortabel und wir waren damit sehr unzufrieden, weil es viel Doppelablage gab und die Dokumente für die Mitarbeiter nicht gut zugänglich waren. Außerdem hatten unsere Fachabteilungen den Wunsch Wissen zentral festhalten zu können, so dass es für alle in der Abteilung, aber auch firmenweit zugänglich ist. Denn Word-Dokumente irgendwo auf dem Server gehen einfach viel zu schnell unter – sie sind kaum noch auffindbar.

Nun findet die ganze Qualitätsmanagement-Dokumentation im Wiki statt und wir haben für die einzelnen Abteilungen Unterportale eingerichtet, in denen die Fachabteilungen relevante Informationen und Neuigkeiten einstellen und hervorheben können.

Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki
Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki

Und wir hatten vorher ein Organisationshandbuch in Word mit firmeninternen Regelungen, Bildern von Mitarbeitern und dergleichen – das ist auch komplett ins Wiki übergegangen.

Die Anforderung an eine neue Lösung war vor allem, dass es leicht zugänglich sein muss für alle, die lesen müssen. Die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten und Informationen sollte deutlich besser werden (z. B. durch eine Volltextsuche) und ganz besonders wichtig war auch, dass redundante Datenablage zukünftig verhindert werden sollte. Und wir sollten erreichen, dass alle, die aktiv sein möchten, ohne Hindernisse mitarbeiten können.

ASIS setzt nun seit Sommer 2014 die Wiki-Software BlueSpice ein. Welche Abteilungen sind denn involviert und wer ist für das Wiki und dessen Inhalte verantwortlich? Weiterlesen

BlueSpice for MediaWiki auf der CeBIT 2015 – ein kurzer Rückblick

Für uns stand auch 2014 wieder die Frage im Raum – CeBIT im kommenden Jahr – ja oder nein? Nach zweijähriger Abwesenheit, haben wir uns wieder dafür entschieden und haben diesmal den Open Source Park als Heimat gewählt. Mit großen Bildern haben wir was für’s Auge mitgenommen, mit den Gummifröschen was für den Gaumen und für’s Geschäft hatten wir die BlueSpice Subskription mit den Service Handbüchern von marillabax dabei.

Unser Stand vor der Öffnung der CeBIT am Montag
Unser Stand vor der Öffnung der CeBIT am Montag

Die Buchfunktion mit Exportmöglichkeiten und die Begutachtungsfunktion mit Wiedervorlage sind nach wie vor ein Dauerbrenner und als Gesamtpaket mit vielen anderen Features wie z.B. das Einfügen von Bildern per Drag and Drop sah man regelmäßig ein Leuchten in den Augen der Besucher. Angefangen von „Tolles Design“ über „Ich habe schon BlueSpice free probiert und das hier setzt noch mal eins drauf – ich bin begeistert“ bis hin zu „BlueSpice setzt ja unter den Wikis absolut eine Marke“ bekamen wir sehr viel positive Rückmeldungen.

Die CeBIT ist für uns auch immer wieder ein Maßstab wie weit das Thema „Einsatz von Wiki Software in Unternehmen“ schon vorgedrungen ist. War früher noch Bestandteil eines jeden Gespräches die Erklärung, was ein Wiki ist, so haben wir das auf der CeBIT 2015 kein einziges Mal getan. Die Themen gingen sofort in die Tiefe und drehten sich meist um konkrete Anwendungsszenarien wie Dokumentation, Handbücher und Wissensdatenbanken/ Knowledge Base. Denn was theoretisch alles mit einem Wiki umgesetzt und verwirklicht werden kann, das ist vielen im Detail nach wie vor noch nicht ganz klar. So schlägt beispielsweise neben den „klassischen“ Themen auch immer wieder Semantic auf.

Im Gespräch mit Besuchern
Im Gespräch mit Besuchern

 

Es gab einige Besucher, die über das Stichwort MediaWiki bei uns gelandet sind. Diese waren sehr erfreut wie viel einfacher so ein MediaWiki zu bedienen ist, wenn man BlueSpice draufsetzt. Sehr gefreut haben wir uns auch über die zahlreichen BlueSpice Fans: Besucher, die bereits BlueSpice einsetzen, erzählten uns von Ihren Erfahrungen und wofür sie das Wiki einsetzen.  Wir sind selbst immer wieder überrascht und erfreut darüber, wo, für was und wie kreativ BlueSpice als Company Wiki eingesetzt wird. Auch der Austausch mit den Standnachbarn wie i-doit, incinga und ancud, war für uns wieder ein wichtiger Bestandteil der CeBIT.

Der ein oder andere Systemwechsler ist im Übrigen ebenfalls bei uns gelandet und verließ den Stand mit einem zufriedenen Lächeln. In Bezug auf Usability von Wiki Software ging ein Besucher sogar soweit zu sagen „Wer Facebook kann, kann auch Wiki“ – schön, denn wir sehen das genauso und werden weiterhin alles daran setzen BlueSpice in seiner Basis und auch die zusätzlichen Funktionen, die es mitbringt, noch einfacher bedienbar zu machen.

Im Übrigen bieten wir im Nachgang zur CeBIT wieder kostenlose Webinare an, in denen wir mit einem Themenfokus Anwendungsfälle vorstellen.

 

BlueSpice ServiceCenter – die Search Extension für schnelleres Finden von relevanten Inhalten im Wiki

document_searchDie Aufgabe des Supports oder eines Service Centers (Call-Centers) ist, schnelle Antworten auf Kundenanfragen zu finden. Das setzt natürlich zunächst eine gute Dokumentation voraus, die später von den Servicemitarbeitern durchsucht werden kann.

Wird ein solches Dokumentations- und Suchportal mit einem Wiki umgesetzt, so reicht meist die Standardsuche nicht aus. Die Verwendung von Wildcards, Kategorien und Facetten zur Definition des Suchbegriffes bzw. zur Einschränkung des Suchergebnisses führt zwar meist zum gewünschten Ergebnis kostet aber viel Zeit. Im Falle von Servicemitarbeitern muss es aber schnell gehen. Weiterlesen

Der Anfang der Schublade – Der Dokumentationsprozess im Firmenwiki

Copyright Card Catalog Drawer
Michael Holley: Swtpc6800, Public domain, via Wikimedia Commons
Eine Dokumentation im Unternehmenswiki hat das Ziel, dass die Mitarbeiter firmeninterne Informationen gezielt wiederfinden. Das Sammeln, Ablegen und Ordnen dieser Informationen ist idealer Weise kein Selbstzweck, sondern in besonderem Maße auf die Suchbedürfnisse der anderen Nutzer angepasst.

Verlassen sich die Wikiautoren allein auf eine technisch gelungene Suchfunktion, anhand der die Artikel im Volltextmodus gefunden werden können, verzichten sie auf viele wichtige Wiki-Funktionen und Methoden, die dem Suchenden das Auffinden von relevanten Informationen erheblich erleichtern, z. B. das Anlegen von Begriffsklärungsseiten (Disambiguierung) oder Weiterleitungen bei synonymen Begriffen.

Genau mit diesen Methoden der Wissensrepräsentation werde ich mich in den folgenden Blogartikeln beschäftigen. Die Reihe orientiert sich an dem Namen von David  Weinbergers „Das Ende der Schublade“ und möchte die (Gegen)-These vertreten, dass selbst im Web 2.0- Zeitalter mit seinen hochgelobten Tagging—Systemen, die quasi unkontrolliert von einer Massen von Usern aus einem sehr subjektiven Blickwinkel erstellt werden, inhaltlich geplante und zentral gepflegte Ordnungssysteme in vielen Organisationen eine nicht zu unterschätzende Rolle spielen.

Das heißt jedoch nicht, dass ich eine Rückkehr in das Bibliothekszeitalter propagiere, in dem ein einsamer Dokumentar über seine von oben vorgegebene, starre Signaturordnung wacht. Im Gegenteil: Das Spannende an der Ordnung im Wiki ist die Tatsache, dass nicht nur die Erstellung des Inhalts in die Hände von „Amateuren“ gegeben wird, sondern auch das Handwerk des Bibliothekars mit all seinen komplexen Aufgabestellungen. Und die Realität zeigt, dass es in den meisten Fällen gut funktioniert!

Die Wikigärtner in den jeweiligen Unternehmen eignen sich aus einer sehr praktischen Perspektive Kenntnisse der Ordnungslehre, Sprachwissenschaft und Computerlinguistik an, um der Informationsflut Herr zu werden und werden damit zu Experten für die Wissens-, Informations- und Kommunikationsstrukturen in ihrer Organisation.

Den Einstieg in dieses Thema widme ich der grundlegenden Fragestellung,  wie eine (ideal)-typische Erstellung eines Wikiartikels aussehen könnte.
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Dokumentation mit BlueSpice for MediaWiki erstellen – Hinweise und Tipps für Online-Handbücher

Inzwischen sind Dokumentationen mit Wikis kein Neuland mehr. Auf der Suche nach Online-Dokumentationen, die auf einer Wiki-Engine beruhen, findet man so einiges. Vor allem die Softwareschmieden selbst scheinen hier eine Vorreiterrolle zu besitzen. Viele der Dokumentationsplattformen machen sich den kollaborativen Charakter des Wikis zu nutze und beziehen die Community mit ein. Aber nicht nur öffentliche Dokumentationen, auch interne Dokumentationen setzen vermehrt auf die spezifischen Wikistrukturen, um beispielsweise Handbücher zu erstellen. BlueSpice (for MediaWiki) bietet spezifische Werkzeuge, um Sie bei der Erstellung von Dokumentationen zu unterstützen. Vorneweg sei bemerkt, dass viele Funktionen bereits in der kostenlosen Version BlueSpice free enthalten sind, andere wiederum sind in der Subskription BlueSpice pro enthalten oder als Einzelpakete im Shop erhältlich (Selbstinstallation). Der Unterschied zu vergleichbaren proprietären Systemen besteht in der Flexibilität, denn Sie können das System bei Bedarf beliebig customizen. Zudem gibt es bei BlueSpice keine Bepreisung nach Nutzern, die Autorenschaft wächst einfach automatisch und kostenlos mit. Auch gibt es bei BlueSpice keinen Vendor-Lock-in, das heißt Ihre Daten bleiben bei Ihnen und sind weiterhin verfügbar, auch wenn Sie sich dazu entschließen sollten den Vertrag zu kündigen.

Nun aber zurück zu den eher inhaltlichen Aspekten einer Dokumentation, die vor allem in der Planungs- und Entscheidungsphase die Argumentation beeinflussen. Wir hangeln uns an verschiedenen Fragestellungen entlang: Weiterlesen

Wissensmanagement und Handbücher im Finanzsektor: Ein Wiki mit Blog für die Kreissparkasse Saalfeld-Rudolstadt

 „Endlich mehr Zeit fürs Geschäft durch Web 2.0 – Die Kreissparkasse Saalfeld knackt ihre Wissenssilos und findet einen neuen Umgang mit Regeln“ von Christian Sauer (Zusammenfassung des Erfahrungsberichtes von Nathalie Köpff).

Es ist ein alter Hut, dass Vieles in Deutschland überreglementiert ist. Statt die Kreativität und unternehmerisches Denken und Handeln zu fördern, geht durch zu viele Regelungen der Überblick verloren und es entstehen Redundanzen; im Extremfall sogar Widersprüche. Bei der Einführung von Web 2.0 geht es also unter anderem darum Wissenssilos aufzubrechen, neu erworbenes Wissen von Mitarbeitern zu teilen und zwar an einem zentralen, für alle zugänglichen Ort z.B. im Intranet. Mitarbeitern soll eine Informationsplattform zur Verfügung gestellt werden, die sie zur aktiven Mitarbeit motiviert und einen erkennbaren Mehrwert schafft.

Online Organisationshandbuch und freie Dokumentation

Die Hauptseite der S-Pedia verweist auf wichtige Neuerungen

Das Wiki der Kreissparkasse Saalfeld-Rudolstadt vereint beide Anforderungen. Der eine Teil des Wikis genügt den gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Revisionsanforderungen. Dieser Bereich fixiert die Ordnung des Geschäftsbetriebes schriftlich und ist daher mit Freigabe- und Workflowprozessen ausgestattet. Zum anderen gibt es einen freien Bereich, in dem die Kollegschaft frei dokumentieren kann.  Ein Blog unterstützt dieses System durch eine unverbindlichere Form der Informationsweitergabe.

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Da würden sich die Wichtel freuen: ein fix und fertiges Wiki zur Dokumentation im Weihnachtsangebot

Dokumentieren mit dem neuen BlueSpice docu

Das „BlueSpice docu“ Weihnachtspaket

Unsere Wiki-Handbuchlösung  BlueSpice docu macht die Erstellung von Firmenhandbüchern, Qualitätshandbüchern, Ablaufbeschreibungen und Team-Seiten einfacher, interaktiver und schneller als je zuvor. Mit den neuen Oracle- und Postgres-Anbindungen fügt sich die Software nahtlos in jede IT-Landschaft ein. Sie bietet darüber hinaus Enterprise Content und Search-Funktionen, die sonst nur mit teurer Spezialsoftware erhältlich sind.

 

Einige Neuerungen im Überblick:

  • Noch einfachere Verwaltung des Systems
  • Erweiterte Enterprise-Suche
  • Individuelle Anpassungsmöglichkeiten
  • Rationelleres Arbeiten durch bereichsspezifische Seitenvorlagen
  • Bessere Zusammenarbeit im Autorenteam durch Interaktions- und Kommentarfunktionen direkt auf der Seite
  • Neues, klares und noch übersichtlicheres Design

Wir gewähren  15% Jahresschluss-Rabatt, wenn Sie sich noch vor Ende des Jahres für den Erwerb von BlueSpice docu entscheiden!

Informieren Sie sich hier!

Ihr Kontakt:

Dr. Michael Scherm
+49 (0) 941 – 66080 -197

Living documents – Die Einführung eines Wikisystems für Online-Betriebshandbücher auf dem IOM SUMMIT 2011

Den Betrieb großtechnsicher Anlagen sichern heute Online-Handbücher auf MediaWiki-Basis.Foto: Philipp Hertzog, (Lizenz: CC)

Vom 28. – 29. September 2011 findet in Köln das IOM SUMMIT von Kongress Media statt. Der führende Fachkongress für Intranet, Dokumentenportale und Enterprise 2.0 wartet diesmal mit 17 Erfahrungsberichten und 4 Seminaren auf.

Mehr als 20 Referenten aus verschiedenen Unternehmen stellen ihre Projekte vor. Man erfährt aus erster Hand Hintergründe über Intranet-Governance von Airbus, Social Networking bei Bigpoint, Micro-Blogging bei der Deutschen Bank, Kollaborationsmanagement bei Celesio oder Wissensmanagement bei Bilfinger Berger.

Case: TenneT TSO

MediaWiki in der Praxis: Carsten Walsch zieht Bilanz
MediaWiki in der Praxis: Carsten Walsch zieht Bilanz

Nicht verpassen sollte man den Slot mit Carsten Walsch (TenneT TSO GmbH). Auch wenn der Vortragstitel leider etwas fad wirkt: „Unterstützung der Arbeit an lebendigen Dokumeten bei der Tennet TSO“. Vorgeschlagen hatten wir eigentlich den Titel dieses Blogbeitrags: „Living Documents“. Das trifft es!

Worum gehts? Als einer der vier Übertragungsnetzbetreiber in Deutschland betreibt TenneT TSO ein Höchstspannungsnetz mit einer Leitungslänge von 10.700 km und 115 Umspannwerken. Das Unternehmen betreibt Spitzen-Technik, bündelt Experten-Know-How und hat höchste Anforderungen an die Qualitätssicherung. Der effiziente

Netzbetrieb basiert auf hausinternen Standards und Regelungen für die Errichtung und den Betrieb der Netzanlagen. Diese Standards sind in verschiedenen Handbüchern dokumentiert, die Handbücher werden ständig weiterentwickelt.

Im Jahr 2010 stellte TenneT TSO seine Handbücher auf ein ausgebautes MediaWiki um und konnte so u.a. den redaktionellen Aufwand erheblich reduzieren. Carsten Walsch zieht auf dem IOM SUMMIT Bilanz. Doch man kann schon jetzt sagen, dass man professionelle Online-Handbücher auf MediaWiki-Basis weit mehr können und können müssen, als das MediaWiki, das man von der Wikipedia her kennt. Lassen Sie sich überraschen!

 

Neue Webinare: Online-Handbuch BlueCraft

Anlagenbeschreibungen, Betriebshandbücher, Qualitätshandbücher u.v.m. lassen sich mit Wikis schnell und einfach aktuell halten. BlueCraft ist das Online-Betriebshandbuch auf Wikibasis. Erfahren Sie in einer Live-Demonstration (via Netviewer) mehr darüber und auch über praktische Funktionen wie z.B. den PDF-Export.

Radovan Kubani und Richard Heigl führen Sie gut gelaunt durch das System. Weiterlesen

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