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Wissen der Organisation sammeln und verteilen: Wissensmanagement und QM bei der ASIS GmbH – ein Use Case

Teil der Schleifmittelwechselstation von ASIS GmbH
Teil der Schleifmittelwechsel-station von ASIS GmbH

Die Firma ASIS GmbH aus dem schönen Landshut ist im Bereich Automatisierungstechnik tätig. Der Schwerpunkt des Mittelständlers liegt dabei auf der Oberflächentechnik für die Automobilindustrie. So entwickelt und produziert ASIS mit derzeit um die 120 Mitarbeitern u.a. Lackier- und Schleifanlagen.

Ich habe mit Jana Timinger, Technische Redakteurin bei ASIS GmbH, darüber gesprochen, wie sich Wissens- und Qualitätsmanagement u. a. durch das Wachstum der Firma verändert haben.

Frau Timinger, ASIS hat in den letzten Jahren einige Veränderungen durchlebt, welche Herausforderungen sind daraus entstanden?

Wir sind innerhalb von wenigen Jahren von 70 auf 120 Mitarbeiter gewachsen. Zudem haben wir zwei Standorte und viele Mitarbeiter, die viel außer Haus auf Baustellen oder beim Kunden unterwegs sind. Hier ist es immer wieder Thema, wie wir die Zusammenarbeit über die Entfernung hinweg gut organisieren können, zum Beispiel bei Projekten, bei denen Planer mehrerer Standorte zusammenarbeiten. Generell gesagt: wie kriegen alle Mitarbeiter wichtige Informationen regelmäßig mit und wie können Dokumente zentral zugänglich und wieder auffindbar machen? Unsere bisherige Ablagestruktur war hierfür nicht ideal.

Was war der Auslöser, dass Sie sich auf die Suche nach einem System für die Lösung dieser Herausforderungen gemacht haben? Und was waren Ihre Anforderungen an das System?

Anstoß war ursprünglich das Qualitätsmanagement. Dort hatten wir Dokumente in so einer Art Intranet. Das war nicht sonderlich komfortabel und wir waren damit sehr unzufrieden, weil es viel Doppelablage gab und die Dokumente für die Mitarbeiter nicht gut zugänglich waren. Außerdem hatten unsere Fachabteilungen den Wunsch Wissen zentral festhalten zu können, so dass es für alle in der Abteilung, aber auch firmenweit zugänglich ist. Denn Word-Dokumente irgendwo auf dem Server gehen einfach viel zu schnell unter – sie sind kaum noch auffindbar.

Nun findet die ganze Qualitätsmanagement-Dokumentation im Wiki statt und wir haben für die einzelnen Abteilungen Unterportale eingerichtet, in denen die Fachabteilungen relevante Informationen und Neuigkeiten einstellen und hervorheben können.

Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki
Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki

Und wir hatten vorher ein Organisationshandbuch in Word mit firmeninternen Regelungen, Bildern von Mitarbeitern und dergleichen – das ist auch komplett ins Wiki übergegangen.

Die Anforderung an eine neue Lösung war vor allem, dass es leicht zugänglich sein muss für alle, die lesen müssen. Die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten und Informationen sollte deutlich besser werden (z. B. durch eine Volltextsuche) und ganz besonders wichtig war auch, dass redundante Datenablage zukünftig verhindert werden sollte. Und wir sollten erreichen, dass alle, die aktiv sein möchten, ohne Hindernisse mitarbeiten können.

ASIS setzt nun seit Sommer 2014 die Wiki-Software BlueSpice ein. Welche Abteilungen sind denn involviert und wer ist für das Wiki und dessen Inhalte verantwortlich? Weiterlesen

MediaWiki installieren – Schritt für Schritt vorgehen

Ich will hier kurz die meist gestellten Fragen rund um die Installation von MediaWiki beantworten. Aber zunächst eine Gegenfrage: Wozu soll das Wiki dienen? Soll es nur eine Testinstallation sein oder produktiv eingesetzt werden?

Installation als lokales Testsystem

Zu Testzwecken empfehle ich MediaWiki lokal auf dem eigenen Rechner zu installieren. Die Installation eines Wikis läuft immer gleich ab. Zuerst müssen Sie die Umgebung , in der das Wiki läuft, schaffen und anpassen, also vor allem den Webserver und gegebenenfalls die Datenbank einrichten. Dann kopieren Sie die Dateien der Wikisoftware an den richtigen Ort und stellen eine oder mehrere Konfigurationsdateien von Hand oder automatisch auf die Systemumgebung ein. Hier sind vor allem die Angabe von Pfaden, Sprache und Verbindung zur Datenbank wichtig.

Für ihre lokale Installation können sie die Umgebung XAMPP verwenden. Eine Installationsanleitung dazu findet man auf der Seite mediawiki.org. Ich kenne kleine Unternehmen, die Ihr Wiki nur mit XAMPP betreiben und im Intranet zur Verfügung stellen.

Installation als Produktivsystem

Für den Produktivbetrieb in Unternehmen und Organisationen empfehle ich aber eine Installation in einer professionellen Umgebung. Weiterlesen

Die perfekte Ablauforganisation. Wikis als Organisationshandbücher in Banken und Versicherungen.

Vor allem im Finanzsektor gelten aus guten Gründen strenge Regeln und Pflichten bei der Dokumentation und bei Qualitätssicherungsmaßnahmen. Die Prozesse  und Regelungen werden innerhalb des Unternehmens abteilungsübergreifend erarbeitet und in Organisationshandbüchern festgeschrieben. Und Revisoren überwachen ihre Einhaltung.

In einem Finanz-Unternehmen scheint zunächst kaum Platz für Web 2.0 oder selbstverantwortliches, kollaboratives Arbeiten. Dennoch hätten viele Mitarbeiter gerne eine Plattform, die wie die Wikipedia einfach zu bedienen ist.

Deswegen sind speziell konfigurierte Enterprise-Wikis ideale Werkzeuge, um die Inhalte eines Organisationshandbuchs benutzerfreundlich aktuell zu halten und online bereitzustellen.

Das Online-Handbuch BlueCraft erweitert die Wikipediasoftware MediaWiki

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