Browse Tag by QM

Ein Wiki als die zentrale Lösung für das Qualitätsmanagement – eine Innovation für Unternehmen

Die Leser dieses Blogs wissen, dass Wikis sehr oft eingesetzt werden, um das Qualitätsmanagement (QM) in Unternehmen zu organisieren. Dass man hier ein Wiki und speziell eine MediaWiki-Lösung einsetzt, hat zahlreiche gute Gründe. Wir möchte in diesem Beitrag ein paar weitere Beispiele bringen, wie man sich das konkret vorstellen kann.

Als technologische Basis nehmen wir wieder unsere MediaWiki Distribution BlueSpice mit den neu dazugekommenen semantischen Erweiterungen, die uns helfen, Metadaten zu verarbeiten. Wir kommen gleich darauf zurück, warum das wichtig ist.

Ausgangslage

Doch zunächst in ein paar kurzen Punkten, welche Probleme wir eigentlich lösen wollen:

  • Doppelablage: Zu verhindern ist, dass mehrere Versionen unserer Prozessbeschreibungen im Unternehmen kursieren
  • Schwere Zugänglichkeit durch Word-Dokumente: Die QM-Dokumente liegen bislang in irgendeinem Fileordner, in einem Dokumentenmanagement-System oder noch in einem Datenbanksyetm wie Lotus Notes und niemand findet die Dokumente oder hat schnellen Zugriff.
  • Nur eine Abteilung kümmert sich darum: Es sind zwar nur wenige für den Prozess zuständig, aber alle die betroffenen Unternehmenseinheiten sollen in die Prozessentwicklung eingebunden werden.
  • Aktualisierung und Pflege ist sehr aufwendig: Die QM-Dokumente durchlaufen einen zu langen Redaktionsprozess, weil Dokumente per Mail an Verantwortliche geschickt werden, die diese erst Tage später bearbeiten, Rückfragen entstehen, der Status unklar ist und zwischenzeitlich auch keine praktikable Übergangslösung publiziert werden kann, um den Betrieb zu sichern.

Was ist zusätzlich für das Qualitätsmanagement entscheidend?

  • Versionierung und Nachverfolgung aller Änderungen (Revisionssicherheit)
  • Freigaben und Berechtigungsmöglichkeiten für Zusammenarbeit und Zugriffsbeschränkungen
  • Überblick über die Prozesse und Querverbindungen innerhalb der Prozesse
  • Zentraler Zugriff und schnell und unkompliziert Änderungen vornehmen

Zentrale Ablage für alle Mitarbeiter jederzeit verfügbar

Wikis erfüllen von Haus aus schon viele Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem.

  1.  Sie bieten einen zentralen Ablageort, sodass Doppelablagen vermieden werden.
  2.  Zudem kann online von überall darauf zugegriffen werden.
  3. Über eine State-of-the-art-Volltextsuche (z.B. Apache Lucene) sind die Inhalte schnell und einfach auffindbar.
  4. Die Inhalte lassen sich bei Bedarf von mehreren Abteilungen in Kooperation bearbeitet werden. Dabei stellen Workflows und Freigabemechanismen, sowie die Versionierung der Änderungen sicher, dass die Änderungen beispielsweise den Anforderungen der ISO9001-Zertifizierung entsprechen. Ein Wiki wie BlueSpice bietet eine Auswahl von sehr einfachen bis komplexen Begutachtungs- und Freigabeverfahren, die je nach Unternemenskultur und branchentypischen Anforderungen sinnvoll kombiniert werden können.

Dokumente qualifizieren und verfolgen

Semantische Funktionen bieten dabei einen zusätzlichen Mehrwert.
Technisch gesagt: es lassen sich mit semantischen Attributen wichtige Metadaten eines QM-Dokumentes kennzeichnen.
Einfacher gesagt:  Sie hinterlegen in einem Dokument Zusatzinformationen wie Verfasser, verantwortliche Abteilung, Gültigkeitsangaben u.v.a.m. Und sie können an einer anderen Stelle diese Informationen abfragen: „Gib mir alle Prozessbeschreibungen im Gültigkeitsbereich Deutschland, die den Standort Frankfurt betreffen.“

So erhalten Sie über Querverbindungen einen Überblick über alle für die Fragestellung wichtigen Dokumenten des Qualitätsmanagements, oder Sie können sich eine Überblicksliste mit allen Dokumenten erstellen und diese nach den für Sie wichtigen Kriterien filtern lassen. Ein Klick auf den Dokumentsnamen führt Sie dann direkt zu dem Dokument im Wiki.

Überblick über die QM-Dokumente
Überblick über alle QM-Dokumente

Definieren Sie, wenn Sie das QM-System im Wiki starten, welche Metadaten eines Dokumentes für Sie wichtig sind – zum Beispiel Ersteller des Dokumentes, den Prüfer, den zugehörigen Bereich in der ISO 9001-Norm und ob es ein gelenktes Dokument ist. Diese Informationen erscheinen unterhalb des Textabschnitts des QM-Dokumentes. Weiterlesen

Geschäftsprozesse, Produkte und Services mit dem Wiki einführen und aktualisieren

Viele Firmen nutzen Wiki Software von Anfang an als Wissensmanagementplattform, doch meist stellt sich innerhalb kurzer Zeit heraus, dass das Wiki noch an vielen anderen Stellen Probleme lösen kann. Beispielsweise wird es zunehmend auch als Qualitätsmanagementsystem (QMS) wichtig. Geschäftsprozesse, Dienstleistungen und Produkte werden hier aufgeschrieben und verbreitet. Das Wiki ist dabei Plattform, um beispielsweise die Prozesse fortlaufend und möglichst transparent zu optimieren und zu ergänzen, im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Es ist Nachschlagewerk und Hilfsmittel für interne Fortbildungsmaßnahmen. BlueSpice pro, als speziell für Unternehmen entwickelte Wiki Engine, bringt alle nötigen Voraussetzungen mit, um ein Unternehmen zu organisieren. Doch wie geht man am besten vor?

Zuerst Struktur oder zuerst Inhalte?

Zunächst gibt es das Henne-Ei-Problem: Schreibt man zuerst die Artikel oder baut man zuerst die Struktur und füllt dann die Artikel mit Inhalten? Die Antwort ist „beides“.
Man kann zum Beispiel mit Beschreibungen von Abläufen beginnen, die man im Wiki als Artikel anlegt. Um die Übersicht nicht zu verlieren, ist es hilfreich, all diese Abläufe auf einer Extraseite zu sammeln und zu sortieren.

Das Einführen von neuen Geschäftsprozessen ist leider nicht in wenigen Tagen erledigt. Von daher ist es ratsam, Schritt für Schritt vorzugehen. Legen Sie eine Grundstruktur für die Prozesse an, die in naher Zukunft bearbeitet werden sollen. Dazu sollte aber im Vorfeld schon eine Idee von den künftigen Strukturen als Grundlage bereitstehen. Man kann sich z.B. an standardisierten Gliederungen orientieren oder diese sogar übernehmen (eine solche Struktur und Inhalte für ITIL-Handbüchern gibt es z.B. hier). Der Vorteil von diesen Standardisierungen liegt vor allem in der enormen Zeitersparnis und darin, dass diese Gliederungen eine gute Vorbereitung für eine spätere Zertifizierung darstellen.
So oder so geht es darum, dass Seiten für Prozessbeschreibungen angelegt werden, die demnächst mit Inhalten gefüllt werden. Damit diese Prozesse für alle Mitarbeiter sofort sichtbar sind, sollten diese in der Navigation ihren festen Platz bekommen.

Klassische Aufteilung: Allgemeine WIssensdatenbank und Organisationsbeschreibungen in der Navi
Klassische Aufteilung: Allgemeine Wissensdatenbank und Organisationsbeschreibungen links in der Navigation

Über eine Buchfunktion, wie in BlueSpice dem Bookmaker, können im Wiki hierarchische Strukturen angelegt und als Handbuch exportiert werden. Weiterlesen

MediaWiki für Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen – ein Erfahrungsbericht

MediaWiki hat sich längst zum Standard-Wiki in Unternehmen gemausert. Nur der Gesundheitssektor hinkte etwas hinterher. Aber jetzt erobert sich die Software auch dort ihren festen Platz. Arztpraxen, Apotheken und Krankenhäuser nutzen MediaWiki als Tool zur Qualitätssicherung. Wie das konkret funktioniert, zeigt der Gastbeitrag von Maik Arlt, VAMED Deutschland.

Aufgaben und Anforderungen innerhalb des Gesundheitssektors

Moderne Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen benötigen eine moderne Infrastruktur. Nur wenn im Hintergrund alles reibungslos funktioniert, können sich Ärzte und Pflegekräfte ganz auf ihre Arbeit konzentrieren. VAMED unterstützt die Betreiber von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen dabei, dieses Ziel zu erreichen.

Bei unserer Arbeit verfolgen wir einen ganzheitlichen Ansatz: Wir haben stets das Zusammenspiel aller Abläufe bei der Patientenversorgung im Blick. Dementsprechend verfügen unsere Mitarbeiter über ein umfassendes Fachwissen und langjährige Erfahrungen. Diese reichen von der Wartung sowie Instandhaltung der Medizin-, Informations- und Krankenhaustechnik über die Sterilgutaufbereitung und das Facility Management bis hin zur kompletten technischen Betriebsführung.

Wir betreiben Qualitätsmanagementsysteme, die nach DIN EN ISO 9001 und DIN EN ISO 13485 zertifiziert sind und deren Dokumentationsgrundlage Mediawiki bildet.

Wie wird die Dokumentation umgesetzt? Und warum mit MediaWiki? 

Weiterlesen

ISO 9001 Qualitätsmanagement mit MediaWiki – Ein Erfahrungsbericht der BerlinApotheke

Die BerlinApotheke ist ein Verbund aus vier Apotheken in Berlin.
Wachsende Aufträge, Kundenzahlen und eine wachsende Anzahl von Beschäftigten, die sich untereinander nicht mehr kannten, erforderten eine Neustrukturierung der Aufgaben- und Kompetenzbereiche.

Wiki wird zentrale Wissensplattform unserer Filialen

Das für die Neustrukturierung eingeführte Content Management System erwies sich bald als unpraktisch. Die BerlinApotheke etablierte schließlich auf Basis der Software MediaWiki eine allgemeine Wissensplattform. Mit dem Wiki ließen sich jetzt die Workflows dynamisch optimieren. Der offene Prozess der Wissenssammlung im Wiki machte die Unternehmensorganisation transparent und förderte die interne Kommunikation. Weiterlesen