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Wissen der Organisation sammeln und verteilen: Wissensmanagement und QM bei der ASIS GmbH – ein Use Case

Teil der Schleifmittelwechselstation von ASIS GmbH
Teil der Schleifmittelwechsel-station von ASIS GmbH

Die Firma ASIS GmbH aus dem schönen Landshut ist im Bereich Automatisierungstechnik tätig. Der Schwerpunkt des Mittelständlers liegt dabei auf der Oberflächentechnik für die Automobilindustrie. So entwickelt und produziert ASIS mit derzeit um die 120 Mitarbeitern u.a. Lackier- und Schleifanlagen.

Ich habe mit Jana Timinger, Technische Redakteurin bei ASIS GmbH, darüber gesprochen, wie sich Wissens- und Qualitätsmanagement u. a. durch das Wachstum der Firma verändert haben.

Frau Timinger, ASIS hat in den letzten Jahren einige Veränderungen durchlebt, welche Herausforderungen sind daraus entstanden?

Wir sind innerhalb von wenigen Jahren von 70 auf 120 Mitarbeiter gewachsen. Zudem haben wir zwei Standorte und viele Mitarbeiter, die viel außer Haus auf Baustellen oder beim Kunden unterwegs sind. Hier ist es immer wieder Thema, wie wir die Zusammenarbeit über die Entfernung hinweg gut organisieren können, zum Beispiel bei Projekten, bei denen Planer mehrerer Standorte zusammenarbeiten. Generell gesagt: wie kriegen alle Mitarbeiter wichtige Informationen regelmäßig mit und wie können Dokumente zentral zugänglich und wieder auffindbar machen? Unsere bisherige Ablagestruktur war hierfür nicht ideal.

Was war der Auslöser, dass Sie sich auf die Suche nach einem System für die Lösung dieser Herausforderungen gemacht haben? Und was waren Ihre Anforderungen an das System?

Anstoß war ursprünglich das Qualitätsmanagement. Dort hatten wir Dokumente in so einer Art Intranet. Das war nicht sonderlich komfortabel und wir waren damit sehr unzufrieden, weil es viel Doppelablage gab und die Dokumente für die Mitarbeiter nicht gut zugänglich waren. Außerdem hatten unsere Fachabteilungen den Wunsch Wissen zentral festhalten zu können, so dass es für alle in der Abteilung, aber auch firmenweit zugänglich ist. Denn Word-Dokumente irgendwo auf dem Server gehen einfach viel zu schnell unter – sie sind kaum noch auffindbar.

Nun findet die ganze Qualitätsmanagement-Dokumentation im Wiki statt und wir haben für die einzelnen Abteilungen Unterportale eingerichtet, in denen die Fachabteilungen relevante Informationen und Neuigkeiten einstellen und hervorheben können.

Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki
Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki

Und wir hatten vorher ein Organisationshandbuch in Word mit firmeninternen Regelungen, Bildern von Mitarbeitern und dergleichen – das ist auch komplett ins Wiki übergegangen.

Die Anforderung an eine neue Lösung war vor allem, dass es leicht zugänglich sein muss für alle, die lesen müssen. Die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten und Informationen sollte deutlich besser werden (z. B. durch eine Volltextsuche) und ganz besonders wichtig war auch, dass redundante Datenablage zukünftig verhindert werden sollte. Und wir sollten erreichen, dass alle, die aktiv sein möchten, ohne Hindernisse mitarbeiten können.

ASIS setzt nun seit Sommer 2014 die Wiki-Software BlueSpice ein. Welche Abteilungen sind denn involviert und wer ist für das Wiki und dessen Inhalte verantwortlich? Weiterlesen

ISO 9001 und AZAV Zertifizierung mit einem Wiki – Qualitätsmanagement im Berufsförderungswerk Berlin-Brandenburg

BFWBB-LogoAnke Berkemeier ist stellvertretende Abteilungsleiterin in der Abteilung Integration und Qualifizierung. Zudem betreut und entwickelt sie als Qualitätsmanagementbeauftragte das Wiki, das im Berufsförderungswerk (BFW) Berlin-Brandenburg e.V. im Rahmen des Qualitätsmanagements und der ISO 9001:2008 bzw. AZAV-Zertifizierung eingesetzt wird.

Frau Berkemeier, Sie sind nicht umsonst Qualitätsmanagementbeauftragte des BFW Berlin-Brandenburg, denn durch Ihre vielfältigen Aufgaben haben Sie Überblick über die wichtigsten Prozesse. Was genau sind denn Ihre Tätigkeiten?

Ich kümmere mich um die Qualifizierung (Umschulung) von Erwachsenen, d.h. die Entwicklung von Maßnahmen sowie die Ressourcenverwaltung. Außerdem arbeite ich in verschiedenen Arbeitskreisen (z.B. Öffentlichkeitsarbeit) mit. Eine Hauptaufgabe besteht darin, neue Berufsbilder zu recherchieren, die wir in unser Portfolio mit aufnehmen können. Darunter fallen nicht nur Qualifizierungen, die in der verkürzten Regelzeit von 24 Monaten absolviert und mit einer IHK-Prüfung beendet werden, sondern auch besondere, auf die speziellen Anforderungen des Arbeitsmarktes ausgerichtete kürzere, Qualifizierungen. Ganz neu bieten wir in Kooperation mit einem externen Träger die Ausbildung zur Medizinischen Schreibkraft an. Vorhandene Maßnahmen zu überprüfen und weiterzuentwickeln fällt ebenfalls in meinen Tätigkeitsbereich. In der Ressourcenverwaltung geht es dann um Beschaffung, aber auch um Projektplanung und Koordinierung von Umbaumaßnahmen in der Abteilung. Zusätzlich zu diesen Aufgaben wurde mir vom Geschäftsführer des Vereins das Qualitätsmanagement übertragen, denn durch die anderen Aufgaben und meine Mitwirkung in der Unternehmensleitung des Vereins kann ich dieses gut informiert weiterentwickeln.

Seit wann wird das BFW Berlin-Brandenburg e.V. QM-zertifiziert und welche Rolle spielt das Wiki dabei?

Seit 2006 sind wir ISO-zertifiziert und seit 2013 auch nach AZAV-zertifiziert. Die ISO-Zertifizierung belegt, dass wir unsere internen Vorgehensweisen und Verfahren ständig überprüfen und überarbeiten um unsere Ziele weiterentwickeln und unsere Qualitätsstandards zu verbessern.
Die AZAV-Zertifizierung bescheinigt, dass wir als BFW Berlin-Brandenburg e.V. zugelassener Träger für Maßnahmen der Weiterbildung im Auftrag der Agentur für Arbeit gemäß § 178 SGB III sind. Dies bedeutet aber auch, dass wir jederzeit von den Prüfstellen der Arbeitsagenturen (AMDL) überprüft werden können, ob wir nach wie vor die festgeschriebenen Anforderungen erfüllen. Das bedeutet, neben vielen anderen Dingen, dass wir z.B. verpflichtet sind, Nachweise über Fortbildungsmaßnahmen unserer Mitarbeiter und Praktikumsbesuche unserer Teilnehmer zu erbringen. Dies ist einer der Gründe, weshalb die Dokumentation und Verbesserung von Verfahren und dergleichen im Qualitätsmanagement eine so wichtige Rolle spielt.

Seit 2010 nutzen wir zur Unterstützung des Qualitätsmanagements und der Dokumentation ein Wiki der Hallo Welt! – Medienwerkstatt GmbH . Da das System browserbasiert ist, ist es einfach und für jedermann zugänglich. Das wurde seit der Einführung auch so kommuniziert, daher ist die Akzeptanz hoch. Seit März 2014 haben wir nun eine neue Version – das BlueSpice-Wiki, welches wir über ein Cloud-Angebot nutzen.

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Seite aus dem QMH mit Formular

Wie laufen die Audits bei Ihnen ab?
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Qualitätssicherung mit BlueSpice for MediaWiki – Teamwork

Wissen wird zwar nicht nur im Qualitätsmanagement gesammelt, aber hier spielt die Qualitätssicherung eine besonders wichtige Rolle. Nutzt man ein Wiki als Tool, so hat man in der Software selbst die Möglichkeit die Qualitätssicherung zu organisieren. Oft reicht es, wenn man einem Wiki-Artikel einen festen Ansprechpartner gibt, dies lässt sich mit der Funktion „verantwortliche Redakteure“ in BlueSpice realisieren. Um jedoch im Team das Bearbeiten und Freigaben von Artikeln, Bildern und Dateien zu organisieren und vorzunehmen, gibt es das Paket Teamwork, das in BlueSpice pro enthalten ist.

Begutachtungen im Team organisieren
Begutachtungen im Team organisieren

Die Qualitätssicherung im Wiki betrifft hier also explizit nicht nur einen Redakteur, sondern das koordinierte Zusammenspiel von mehreren Verantwortlichen. Es können Zeiträume und Abläufe definiert werden, in denen die Gutachter agieren sollen.

Das dahinterstehende System von wenn-dann-Beziehungen ist komplex, kann aber eben auch auf das jeweilige Unternehmensumfeld angepasst werden.

Nehmen wir als Standardprozess, es gibt eine Änderung in einem Artikel, die im Anschluss von Mitarbeitern der verschiedenen Fachabteilungen begutachtet und entweder angenommen, abgelehnt oder delegiert werden kann. Wir gehen davon aus, dass am Ende eine Begutachtungs-Workflows immer noch eine letzte Freigabe erfolgen muss, um der Arbeitsanweisung den Status „freigegeben“ und damit Gültigkeit zu verleihen.

Diesen Standardprozess gehen wir nun anhand eines Beispiels durch:

Zu Beginn des Jahres 2013 hat Frau Mehring die Seite „Reisekostenabrechnung“ für das Organisationshandbuch erstellt. Sie hat über die Reminder-Funktion den Artikel in die Schleife der Wiedervorlage gesetzt, weil sie wusste, dass Mitte des Jahres über eine neue Regelung entschieden werden soll. Nach fünf Monaten erscheint der Hinweis „veraltet“ beim Aufrufen des Artikels. Frau Mehring ist allerdings gerade in Mutterschutz. Weiterlesen

MediaWiki für Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen – ein Erfahrungsbericht

MediaWiki hat sich längst zum Standard-Wiki in Unternehmen gemausert. Nur der Gesundheitssektor hinkte etwas hinterher. Aber jetzt erobert sich die Software auch dort ihren festen Platz. Arztpraxen, Apotheken und Krankenhäuser nutzen MediaWiki als Tool zur Qualitätssicherung. Wie das konkret funktioniert, zeigt der Gastbeitrag von Maik Arlt, VAMED Deutschland.

Aufgaben und Anforderungen innerhalb des Gesundheitssektors

Moderne Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen benötigen eine moderne Infrastruktur. Nur wenn im Hintergrund alles reibungslos funktioniert, können sich Ärzte und Pflegekräfte ganz auf ihre Arbeit konzentrieren. VAMED unterstützt die Betreiber von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen dabei, dieses Ziel zu erreichen.

Bei unserer Arbeit verfolgen wir einen ganzheitlichen Ansatz: Wir haben stets das Zusammenspiel aller Abläufe bei der Patientenversorgung im Blick. Dementsprechend verfügen unsere Mitarbeiter über ein umfassendes Fachwissen und langjährige Erfahrungen. Diese reichen von der Wartung sowie Instandhaltung der Medizin-, Informations- und Krankenhaustechnik über die Sterilgutaufbereitung und das Facility Management bis hin zur kompletten technischen Betriebsführung.

Wir betreiben Qualitätsmanagementsysteme, die nach DIN EN ISO 9001 und DIN EN ISO 13485 zertifiziert sind und deren Dokumentationsgrundlage Mediawiki bildet.

Wie wird die Dokumentation umgesetzt? Und warum mit MediaWiki? 

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ISO 9001 Qualitätsmanagement mit MediaWiki – Ein Erfahrungsbericht der BerlinApotheke

Die BerlinApotheke ist ein Verbund aus vier Apotheken in Berlin.
Wachsende Aufträge, Kundenzahlen und eine wachsende Anzahl von Beschäftigten, die sich untereinander nicht mehr kannten, erforderten eine Neustrukturierung der Aufgaben- und Kompetenzbereiche.

Wiki wird zentrale Wissensplattform unserer Filialen

Das für die Neustrukturierung eingeführte Content Management System erwies sich bald als unpraktisch. Die BerlinApotheke etablierte schließlich auf Basis der Software MediaWiki eine allgemeine Wissensplattform. Mit dem Wiki ließen sich jetzt die Workflows dynamisch optimieren. Der offene Prozess der Wissenssammlung im Wiki machte die Unternehmensorganisation transparent und förderte die interne Kommunikation. Weiterlesen