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Personen- und Mitarbeiterdaten im Wiki verwalten

Wer arbeitet eigentlich bei uns? Und welche Aufgaben und Kompetenzen hat dieser Mitarbeiter?
Wer sind die neuen Mitarbeiter auf dem Gang oder haben die nur von einer anderen Abteilung zu uns gewechselt?

Um diese Fragen zu beantworten, halten viele Unternehmen Stammdaten in einem Authentifizierungssystem vor. Für weitergehende Informationen wie Zuständigkeiten oder Expertise ist dort aber kein Platz. Dabei geht wichtiges Wissen verloren. Das ist ein Problem für Unternehmen mit mehreren Standorten, aber auch schon hemmend für kleinere mit nur 15 Mitarbeitern.

Wiki als Lösung

Größere Unternehmen installieren dann eine Art internes Facebook – ein Social Network. Oder sie parken die Informationen in Portallösungen, die aber oft umständlich gepflegt werden.

Viel einfacher und effizienter ist der Einsatz eines Wikis.
Im Firmen-Wiki, das sowieso schon die zentrale Knowledgebase des Unternehmens ist, liegen auch die Profilinformationen richtig. Die Mitarbeiter

  • kommen schnell an den Kontakt (Telefonnummer, E-Mail) einer Person,
  • sehen Vertretungen (z.B. im Urlaubsfall) auf einen Blick,
  • identifizieren standortübergreifend Ansprechpartner für Themenbereiche.

Vor allem aber können Mitarbeiter, Abteilungen und Arbeitsgruppen Einträge selbst gestalten und erweitern: Die Basisinformationen werden mit etwas Anpassung aus einem zentralen Authentifizierungssystem gezogen und daneben bietet das Wiki viel Platz für Zusatzinformationen.

Wieder ist ein MediaWiki (z. B. BlueSpice mit Semantic-Erweiterungen) die beste Wahl.  Es lassen sich Formulare erstellen, um die Profilinformationen zu verwalten. Jeder Mitarbeiter füllt diese aus und die eingetragenen Informationen können auf der Metaebene zur Verfügung gestellt werden.

Profilinformationen über ein Semantic-Formular eintragen
Profilinformationen über ein Semantic-Formular eintragen

Profilinformationen abfragen und im Wiki darstellen

Egal, ob aus den Informationen eine Telefonliste generiert wird oder eine Liste mit Ansprechpartnern für einen Bereich samt deren Vertreter – alle Informationen, die in den Profilen hinterlegt sind, können nach Bedarf kombiniert, abgefragt und dargestellt werden.

Ein Beispiel: In einer mittelständischen Firma, die über zwei Standorte verteilt ist, wird kurzfristig eine Person gesucht, die am Standort Regensburg ist und sich tiefergehend mit dem CRM auskennt (z. B. Konfiguration von Berichten). Eine entsprechende Abfrage der Metadaten nach dem Standort und der Kompetenz liefert passende Ansprechpartner.

Abfrage von Kompetenzen mit Semantic MediaWiki
Abfrage von Kompetenzen mit Semantic MediaWiki

Das Schöne daran: Die Zeit für die Suche nach Wissen und Ansprechpartnern wird erheblich reduziert, denn das System muss nicht gewechselt werden. Es gibt einen zentralen Ort für Mitarbeiter, nämlich das Wiki, um schnell auf die allgemeine Wissensbasis, Dokumentation, aber eben auch auf das Metawissen über Mitarbeiter zugreifen zu können. Auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist das ein entscheidendes Plus, denn diese können sich selbstständig und in kürzester Zeit alle Informationen beschaffen und Verantwortlichkeiten identifizieren, die sie für einen reibungslosen Einstieg in die Firma benötigen.

Weitergehende Verknüpfungen von Informationen sind dahingehend realisierbar, dass Mitarbeiter einem Projektkalender zugeordnet werden können und neben Kompetenzen und Zuständigkeiten werden Verfügbarkeiten sichtbar.

Ein Wiki als die zentrale Lösung für das Qualitätsmanagement – eine Innovation für Unternehmen

Die Leser dieses Blogs wissen, dass Wikis sehr oft eingesetzt werden, um das Qualitätsmanagement (QM) in Unternehmen zu organisieren. Dass man hier ein Wiki und speziell eine MediaWiki-Lösung einsetzt, hat zahlreiche gute Gründe. Wir möchte in diesem Beitrag ein paar weitere Beispiele bringen, wie man sich das konkret vorstellen kann.

Als technologische Basis nehmen wir wieder unsere MediaWiki Distribution BlueSpice mit den neu dazugekommenen semantischen Erweiterungen, die uns helfen, Metadaten zu verarbeiten. Wir kommen gleich darauf zurück, warum das wichtig ist.

Ausgangslage

Doch zunächst in ein paar kurzen Punkten, welche Probleme wir eigentlich lösen wollen:

  • Doppelablage: Zu verhindern ist, dass mehrere Versionen unserer Prozessbeschreibungen im Unternehmen kursieren
  • Schwere Zugänglichkeit durch Word-Dokumente: Die QM-Dokumente liegen bislang in irgendeinem Fileordner, in einem Dokumentenmanagement-System oder noch in einem Datenbanksyetm wie Lotus Notes und niemand findet die Dokumente oder hat schnellen Zugriff.
  • Nur eine Abteilung kümmert sich darum: Es sind zwar nur wenige für den Prozess zuständig, aber alle die betroffenen Unternehmenseinheiten sollen in die Prozessentwicklung eingebunden werden.
  • Aktualisierung und Pflege ist sehr aufwendig: Die QM-Dokumente durchlaufen einen zu langen Redaktionsprozess, weil Dokumente per Mail an Verantwortliche geschickt werden, die diese erst Tage später bearbeiten, Rückfragen entstehen, der Status unklar ist und zwischenzeitlich auch keine praktikable Übergangslösung publiziert werden kann, um den Betrieb zu sichern.

Was ist zusätzlich für das Qualitätsmanagement entscheidend?

  • Versionierung und Nachverfolgung aller Änderungen (Revisionssicherheit)
  • Freigaben und Berechtigungsmöglichkeiten für Zusammenarbeit und Zugriffsbeschränkungen
  • Überblick über die Prozesse und Querverbindungen innerhalb der Prozesse
  • Zentraler Zugriff und schnell und unkompliziert Änderungen vornehmen

Zentrale Ablage für alle Mitarbeiter jederzeit verfügbar

Wikis erfüllen von Haus aus schon viele Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem.

  1.  Sie bieten einen zentralen Ablageort, sodass Doppelablagen vermieden werden.
  2.  Zudem kann online von überall darauf zugegriffen werden.
  3. Über eine State-of-the-art-Volltextsuche (z.B. Apache Lucene) sind die Inhalte schnell und einfach auffindbar.
  4. Die Inhalte lassen sich bei Bedarf von mehreren Abteilungen in Kooperation bearbeitet werden. Dabei stellen Workflows und Freigabemechanismen, sowie die Versionierung der Änderungen sicher, dass die Änderungen beispielsweise den Anforderungen der ISO9001-Zertifizierung entsprechen. Ein Wiki wie BlueSpice bietet eine Auswahl von sehr einfachen bis komplexen Begutachtungs- und Freigabeverfahren, die je nach Unternemenskultur und branchentypischen Anforderungen sinnvoll kombiniert werden können.

Dokumente qualifizieren und verfolgen

Semantische Funktionen bieten dabei einen zusätzlichen Mehrwert.
Technisch gesagt: es lassen sich mit semantischen Attributen wichtige Metadaten eines QM-Dokumentes kennzeichnen.
Einfacher gesagt:  Sie hinterlegen in einem Dokument Zusatzinformationen wie Verfasser, verantwortliche Abteilung, Gültigkeitsangaben u.v.a.m. Und sie können an einer anderen Stelle diese Informationen abfragen: „Gib mir alle Prozessbeschreibungen im Gültigkeitsbereich Deutschland, die den Standort Frankfurt betreffen.“

So erhalten Sie über Querverbindungen einen Überblick über alle für die Fragestellung wichtigen Dokumenten des Qualitätsmanagements, oder Sie können sich eine Überblicksliste mit allen Dokumenten erstellen und diese nach den für Sie wichtigen Kriterien filtern lassen. Ein Klick auf den Dokumentsnamen führt Sie dann direkt zu dem Dokument im Wiki.

Überblick über die QM-Dokumente
Überblick über alle QM-Dokumente

Definieren Sie, wenn Sie das QM-System im Wiki starten, welche Metadaten eines Dokumentes für Sie wichtig sind – zum Beispiel Ersteller des Dokumentes, den Prüfer, den zugehörigen Bereich in der ISO 9001-Norm und ob es ein gelenktes Dokument ist. Diese Informationen erscheinen unterhalb des Textabschnitts des QM-Dokumentes. Weiterlesen

Eindrücke von der SMWCon Fall 2013

Seit meinem Besuch auf der SMWCon in Berlin ist nun fast eine Woche vergangen. Zeit genug, um die Eindrücke der Konferenz zu verarbeiten und zu teilen.

Eins vorweg: Benedikt Kämpgen, Yuri Katkov und Karsten Hoffmeyer und ihr Team haben ganze Arbeit geleistet! Es war mein erster Besuch einer SMWCon, daher kann ich keinen Vergleich zu vorherigen Veranstaltungen dieser Reihe ziehen, aber ich war sehr zufrieden mit dem „Line up“ der Talks. Viele hochkarätige Sprecher machten die Konferenz für mich zu einem inspirierenden Ereignis.

Den zwei Konferenztagen vorgeschaltet war ein „Tutorial day“ an dem interessierte Entwickler Anleitung zur Arbeit mit Semantic MediaWiki und MediaWiki im allgemeinen erhalten konnten. Obwohl es aufgrund der sehr großen Teilnehmerzahl stellenweise recht kuschelig wurde konnte man eine Menge Know-How von professionellen MediaWiki-Entwicklern abgreifen. Ich selbst habe hauptsächlich am „Developer track“ teilgenommen und dadurch leider so manches interessantes Thema des „User track“ verpasst. Aber man kann sich ja dummerweise nicht zweiteilen.

Während der zwei „Conference days“ konnte ich dann wichtige Informationen über die weitere Entwicklung von SMW, den Stand beim Wikidata Projekt und Business Process Management mit SMW sammeln. Weitere Highlights waren mit Sicherheit Joel Natividad’s NYCPedia Showcase, die Breaking News Detection von Thomas Steiner (Google),  sowie Bernhard Krabina über SMW im Public Sector. Sehr gefreut habe ich mich auch darüber, dass Wojtek Breiter vom KIT sich in seiner Diplomarbeit mit ACL-Konzepten/Erweiterungen für (Semantic) MediaWiki auseinandersetzen möchte. Ich erwarte deine Ergebnisse mit großer Spannung, Wojtek!

Auch nicht unerwähnt sollte natürlich bleiben, dass ich zusammen mit Markus ebenfalls einen Talk beigesteuert habe. Ich hoffe wir konnten mit unseren Erfahrungen aus dem FeatureMatrix Projekt anderen Wikidata-Interessierten ein wenig weiterhelfen.

Ich freue mich schon auf die nächste SMWCon!

W3C WebPlatform: HTML 5 und mehr – das wird richtig groß!

Das wird was richtig Großes: Gestern ging die WebPlatform.org des W3C an den Start und Hallo Welt! ist mit von der Partie!

Die WebPlatform soll eine zentrale Ressource für Webentwickler werden. Neben einem Referenzteil für HTML, JavaScript, CSS, DOM, Barrierefreiheit und mehr, gibt es Tutorials. Zudem werden in einem speziellen Bereich die wichtigsten Konzepte rund ums Web erklärt. Dass das W3C, das hinter dem Projekt steht, es ernst meint, zeigen die Partner, die mit im Boot sind. Es haben sich die prominentesten Größen des WWW zusammengefunden: Adobe, Apple, facebook, Google, hp, Microsoft, Nokia, mozilla und Opera.

Obwohl schon viele Inhalte eingepflegt oder aus Quellen wie der MSDN importiert wurden, ist bei so einem großen Anspruch noch enorm viel Arbeit zu tun. Daher ist die WebPlatform auch mit Social Tools gespickt, um Interessierte zum Mitmachen anzuregen:

Auf MediaWiki basierende Startseite der WebPlatform
Auf MediaWiki basierende Startseite der WebPlatform

Die zentrale Seite ist – wie könnte es anders sein – ein MediaWiki. Bearbeiten kann jeder, man muss sich nur einen Account zulegen.

Für schnelle Fragen gibt es einen Chat. Einfach einen Nickname angeben, verbinden und schon ist man live dabei.

Bewährt hat sich daneben für etwas komplexere Problemstellungen eine Frage-Antwort-Seite, die man unter dem Link Forum findet. Hier werden den Fragen Tags zugeordnet, die Anzahl der Antworten ist sichtbar und die Antworten können bewertet werden. Auf der rechten Seite findet sich außerdem die Möglichkeit Fragen und Antworten über unterschiedlichste Abfragen vorzusortieren.

Forum auf WebPlatform.org
Forum auf WebPlatform.org

Ein Blog mit Beiträgen der Partner rundet das Angebot ab.

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Semantische Wikis und ihr Einsatz im Unternehmen. Ein Interview.

Sie lesen einen Text und verstehen sofort, dass „Franz“ ein Vorname ist. Ein Computer hat bei derselben Aufgabe Schwierigkeiten: Er kann „Franz“ nicht mit der Bedeutung „das ist ein Vorname“ zusammenbringen. Sie müssen dem Begriff „Franz“ schon noch die Information mitgeben, dass es sich hier um einen Vornamen handelt. Stellen Sie sich vor, alle Dokumente im Web hätten diese Zusatzinformationen: Sie könnten die gewünschten Inhalte viel besser finden und vor allem viel besser auswerten.

Das ist sehr vereinfacht gesagt, die Grundidee des „semantischen Webs„. Es gibt zahlreiche Projekte, die das World Wide Web in ein semantisches Web weiterentwickeln wollen. Um die Wikipedia-Software MediaWiki hat sich dazu eine besonders aktive Entwicklercommunity gebildet. Eines der Projekte, das freie SemanticMediaWiki, gehört zu den Vorreitern der Entwicklung. Aus diesem Umfeld entstehen  auch zahlreiche Anwendungen für Unternehmen. Wir sprachen mit unserem Partner Alexander Gesinn von gesinn.it über praktische Einsatzmöglichkeiten und Erfahrungen.

Wikiartikel mit semantischen Annotationen - in der rechten Informationsbox.
Wikiartikel mit semantischen Annotationen – in der rechten Informationsbox.

Warum sollte ich ein semantisches Wiki nutzen?

Grundsätzlich geht es um die Entlastung der sogenannten Informationsarbeiter, also den Menschen, die den Hauptteil Ihrer Arbeitszeit den Computer nutzen. Wer kämpft nicht mit Unmengen an E-Mails, der Suche in Archiven und Ordnerstrukturen oder ärgert sich über notwendige Umformatierung vorhandener Informationen? Während traditionelle Wikis nur Texte enthalten, die Computer weder verstehen noch auswerten können, fügen semantische Wikis über eine formularbasierte Eingabe automatisch semantische Annotationen hinzu. Diese semantischen Annotationen machen es dem Computer möglich, uns bei der Beantwortung unserer Fragen zu unterstützen und Fakten zu verarbeiten. Das bedeutet bessere Suchergebnisse, automatisch aktualisierte Tabellen, Grafiken, Texte, und Vernetzung von Informationen. Ein semantisches Wiki speichert zusätzlich zu den Textinformationen strukturierte Daten ab – ähnlich einer Datenbank. Weiterlesen