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Tagging und Kategorien: Probleme der Verschlagwortung im Web

Bunter Stempelhalter
Thamizhpparithi Maari, A rubber stand, CC BY-SA 3.0, via Wikimedia Commons

Fast alle Web-Plattformen bieten heute kollaborative Tagging- oder Kategoriesysteme zur Auszeichnung ihrer Informationen an. Wie funktionieren diese Systeme grundsätzlich?

Tagging ist eine intellektuelle Verschlagwortung und Interpretation des Materials, die durch eine gewaltig große Anzahl von Nutzern zu einer effektiveren Suche führt. Ein Nutzer trägt beispielsweise zum Tagging-System bei, indem er für Inhalte, wie z. B. Wikiseiten Schlagworte wie „Tierschutz“, „Marder“, „Otter“ oder „informativ“, sogenannte Tags, vergibt, unter denen der Artikel dann von ihm selbst und von anderen gefunden werden soll.

Dabei können beliebig viele Schlagwörter ganz frei ohne zuvor festgelegte Regeln vergeben werden. Dies schließt allgemeine Kategorien wie »Rezept« und »Fußball«, aber auch beschreibende und subjektive Attribute wie »German« oder »cool« mit ein.

Bei einer großen Anzahl von Nutzern ist es wahrscheinlich, dass sie sich auf sinnvolle und schlüssige Zuordnungen einigen, so dass sich also nach einiger Zeit ein Schlagwortsystem ergibt, das einen für Recherchezwecke brauchbaren Kernbestand an Begriffen enthält. Diese durch gemeinschaftliches Indexieren erstellten Sammlungen von Tags heißen auch Folksonomien.

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Im Gespräch mit der IHK Regensburg – ein Wiki zur internen Kommunikation und online Dokumentation

IHK Regensburg
Standort der IHK Regensburg für Oberpfalz / Kelheim.
IHK_Logo Rgbg_4c Oberpfalz-Kelheim-180px „Das ist eine Superfunktion, die zeig ich den anderen auch.“

Dr. Christian Götz ist Abteilungsleiter für Presse und Öffentlichkeit der IHK Regensburg. Vor über sechs Jahren hatte er die geniale Idee an der IHK Regensburg ein internes Firmenwiki als Kommunikations- und Wissensplattform einzuführen. Seitdem hat er es geschafft, viele Kollegen und Kolleginnen für das Wiki zu begeistern, unter anderem auch Frau Annabell Alexander und Frau Petra Martensen. Die drei erzählen uns von ihren Erfahrungen und Herausforderungen seit der Einführung des Wikis im Jahr 2010.

Wer sind Sie eigentlich?

Die Industrie- und Handelskammer Regensburg für Oberpfalz und Kelheim, kurz IHK Regensburg, ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Die IHK Regensburg erfüllt aber nicht nur die vom Gesetzgeber übertragenen Aufgaben, sondern bietet vor allem Serviceleistungen für Unternehmen und Gewerbetreibende. Sie vertritt das Interesse der regionalen Wirtschaft.

Mit Geschäftsstellen in Amberg, Cham, Weiden, Neumarkt i.d. OPf., Schwandorf und Kelheim hat die IHK Regensburg ca. 79.000 Mitgliedsunternehmen und 150 hauptamtliche Mitarbeiter. Fachkräftesicherung mit Schwerpunkt Aus- und Weiterbildung, Standortentwicklung sowie Markterschließung im Ausland sind die Kernthemen der IHK.

Zu welchem Zweck wird das Wiki bei der IHK Regensburg eingesetzt?

Wie Sie sehen, hat die IHK Regensburg sehr viele unterschiedliche Themen- und Aufgabenbereiche und ist dezentral organisiert. Bei einer solchen Aufgabenvielfalt, regionalen Verteilung und Reichweite ist eine optimale flächendeckende Kommunikation und ein gewährleisteter Informationsfluss unabdingbar. Diese Reichweite war einer der Hauptgründe, warum wir uns für ein Wiki als Kommunikations- und Dokumentationsplattform entschieden haben. Weiterlesen

Wissen der Organisation sammeln und verteilen: Wissensmanagement und QM bei der ASIS GmbH – ein Use Case

Teil der Schleifmittelwechselstation von ASIS GmbH
Teil der Schleifmittelwechsel-station von ASIS GmbH

Die Firma ASIS GmbH aus dem schönen Landshut ist im Bereich Automatisierungstechnik tätig. Der Schwerpunkt des Mittelständlers liegt dabei auf der Oberflächentechnik für die Automobilindustrie. So entwickelt und produziert ASIS mit derzeit um die 120 Mitarbeitern u.a. Lackier- und Schleifanlagen.

Ich habe mit Jana Timinger, Technische Redakteurin bei ASIS GmbH, darüber gesprochen, wie sich Wissens- und Qualitätsmanagement u. a. durch das Wachstum der Firma verändert haben.

Frau Timinger, ASIS hat in den letzten Jahren einige Veränderungen durchlebt, welche Herausforderungen sind daraus entstanden?

Wir sind innerhalb von wenigen Jahren von 70 auf 120 Mitarbeiter gewachsen. Zudem haben wir zwei Standorte und viele Mitarbeiter, die viel außer Haus auf Baustellen oder beim Kunden unterwegs sind. Hier ist es immer wieder Thema, wie wir die Zusammenarbeit über die Entfernung hinweg gut organisieren können, zum Beispiel bei Projekten, bei denen Planer mehrerer Standorte zusammenarbeiten. Generell gesagt: wie kriegen alle Mitarbeiter wichtige Informationen regelmäßig mit und wie können Dokumente zentral zugänglich und wieder auffindbar machen? Unsere bisherige Ablagestruktur war hierfür nicht ideal.

Was war der Auslöser, dass Sie sich auf die Suche nach einem System für die Lösung dieser Herausforderungen gemacht haben? Und was waren Ihre Anforderungen an das System?

Anstoß war ursprünglich das Qualitätsmanagement. Dort hatten wir Dokumente in so einer Art Intranet. Das war nicht sonderlich komfortabel und wir waren damit sehr unzufrieden, weil es viel Doppelablage gab und die Dokumente für die Mitarbeiter nicht gut zugänglich waren. Außerdem hatten unsere Fachabteilungen den Wunsch Wissen zentral festhalten zu können, so dass es für alle in der Abteilung, aber auch firmenweit zugänglich ist. Denn Word-Dokumente irgendwo auf dem Server gehen einfach viel zu schnell unter – sie sind kaum noch auffindbar.

Nun findet die ganze Qualitätsmanagement-Dokumentation im Wiki statt und wir haben für die einzelnen Abteilungen Unterportale eingerichtet, in denen die Fachabteilungen relevante Informationen und Neuigkeiten einstellen und hervorheben können.

Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki
Das Portal des Qualitätsmanagements im Wiki

Und wir hatten vorher ein Organisationshandbuch in Word mit firmeninternen Regelungen, Bildern von Mitarbeitern und dergleichen – das ist auch komplett ins Wiki übergegangen.

Die Anforderung an eine neue Lösung war vor allem, dass es leicht zugänglich sein muss für alle, die lesen müssen. Die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten und Informationen sollte deutlich besser werden (z. B. durch eine Volltextsuche) und ganz besonders wichtig war auch, dass redundante Datenablage zukünftig verhindert werden sollte. Und wir sollten erreichen, dass alle, die aktiv sein möchten, ohne Hindernisse mitarbeiten können.

ASIS setzt nun seit Sommer 2014 die Wiki-Software BlueSpice ein. Welche Abteilungen sind denn involviert und wer ist für das Wiki und dessen Inhalte verantwortlich? Weiterlesen

Wissensportal für Serviceprozesse und Fachwissen – Kooperation mit marillabax

Seit Beginn 2015 können wir mit marillabax einen Servicespezialisten als Partner bei uns begrüßen. Mit marillabax entwickelt Hallo Welt! ein Wiki, das nicht nur funktionell, sondern vor allem inhaltlich auf die Bedürfnisse von Service und Support abgestimmt ist. Das Ergebnis, das auf der CeBIT 2015 vorgestellt wird, nennt sich b-know. Frau Bax erläutert:

Wenn Unternehmen von Service und Support sprechen, dann meinen sie sehr oft ihre telefonische oder E-Mail-basierte Hotline oder den Servicetechniker der vor Ort Probleme behebt. Damit wird Service immer noch als eine notwendige, aber nicht immer geliebte Kostenstelle betrachtet. Erfolgreiche Unternehmen machen jedoch vor, dass Service durchaus mehr sein kann als ein Kostentreiber, nämlich eine kundenorientierte Abteilung, die durch ihre Arbeit Differenzierung im Wettbewerb sicherstellt und gleichzeitig für das Unternehmen wertschöpfend ist. Um dahin zu kommen bedienen sich viele Unternehmen aufwendiger Beratungsprozesse oder teurer Schulungsmaßnahmen.

b-know ist ein internes Wiki-basiertes Wissensportal für alle Service- und Supportprozesse und das notwendige Fachwissen. Mit Hilfe von b-know werden Unternehmen in die Lage versetzt, Ihren gesamten Service zu strukturieren, kundenorientiert aufzustellen, allen Beteiligten schnell und einfach Fachwissen/ Handbücher oder FAQs bereit zustellen – Wissensmanagement zu Ende gedacht.

Wissensmanagement im Service
Wissensmanagement im Service

b-know wird für drei Industrien: IT-Unternehmen, IT-Organisationen und Maschinenbau vordefinierte Templates als Grundlage und Best Practises mitbringen, die einfach an die vorhandenen Prozesse angepasst werden können. Neue Prozesse und neues Wissen kann leicht integriert werden. Durch den Einsatz von b-know können Unternehmen ihre Serviceorganisation deutlich effizienter, strukturierter und mit einem höheren Qualitätsanspruch ausrichten und sorgen so für Kosteneinsparungen und zusätzliche Umsätze im Service- und Support-Umfeld. b-know basiert auf der Wiki-Plattform „BlueSpice“ von Hallo Welt! und wird durch die spezifischen Servicehandbücher von marillabax angereichert.

Auf der CeBit wird diese Lösung am Stand von Hallo Welt! im Open Source Park in Halle 6, H16 (115) präsentiert und kann vor Ort live getestet werden. Darüber hinaus stehen die marillabax Serviceexperten am Montag 16. März und Dienstag 17. März 2015  für intensive Gespräche zur Verfügung. Bei Interesse kann b-know direkt auf der CeBit erworben werden und steht schon am nächsten Tag im Unternehmen zur Verbesserung des Service zur Verfügung.

Update 31.  Juli 2015: Das ITIL-Handbuch kann nun auch direkt über den Shop erworben werden.

Eine gute Nachricht: Das Buch „Enterprise Wikis“von Seibert, Preuss und Rauer

Endlich mal wieder ein Wiki-Buch! Nach unzähligen „Alle wichtigen Social Media-Anwendungen und wie man’s richtig macht in 200 Seiten“-Werken präsentieren die Autoren ein Buch, das sich dediziert mit der Einführung von Wikis im Unternehmenskontext beschäftigt.  Man hat es also mit Experten zu tun, die – wie sie selber schreiben –  schon über zweihundert Wiki-Projekte in Firmen geleitet haben.

Eines dieser Projekte (oder eine Mischung aus mehreren?) wird im Buch als Muster durchexerziert: Von der Entscheidungsfindung bis hin zur Pflege des Wikis wird die fiktive Capitol AG (übrigens: heute startet die neue Stromberg-Staffel) bei der Implementierung ihrer neuen Wissensmanagementplattform begleitet. Demnach ist das Buch in folgende Teile gegliedert:

  • Unternehmenskommunikation: Wie ein Wiki Unternehmen verändert
  • Technologische Aspekte der Wiki-Einführung und eine skeptische IT-Abteilung
  • Organisatorische und kulturelle Aspekte
  • Wiki-Nutzung ankurbeln

Die Hauptrollen spielen die Autoren selbst und als Mitarbeiter der Capitol AG so genannte „Personas“ , typische Charaktere, die sicherlich schon jedem im Arbeitsalltag begegnet sind, wie zum Beispiel Marc Microsoft oder Gerd Gebichnichther.

Die locker erzählte Geschichte ist flüssig zu lesen – ich habe im Urlaub zwei Tage dazu gebraucht – und wird immer wieder sowohl mit theoretischem als auch mit praktischem Fachwissen gespickt. So werden z. B. 111 Gründe für ein Enterprise-Wiki aufgelistet oder Bezüge zu relevanten Studien hergestellt.

Obwohl es ein Kapitel gibt, das sich mit der Technik des Wikis auseinandersetzt, handelt es sich nicht um eine Bedienungsanleitung für eine bestimmte Wiki-Software. Die Autoren versuchen weitestgehend zu abstrahieren, was ihnen jedoch nicht in Gänze gelingt. Sowohl die Wahl der Begrifflichkeiten und der empfohlenen Plugins als auch das Wiki-Symbol in den Infografiken und das ständige Hadern mit der Wikipedia (ist sie nun ein gutes Vorbild für ein Firmenwiki oder nicht?) machen klar: Hier dreht es sich um Confluence. Dadurch nimmt der Ratgeber aber keinen Schaden, die Tipps und Tricks lassen sich auch auf andere Wiki-Systeme übertragen.

Bezüglich der Zielgruppe muss ich den Angaben des Klappentextes etwas widersprechen.  Für „Ernst Entscheider“ und „Nina Nochniegemacht“ ist das Buch garantiert eine großartige Einführung, die nicht zu tief ins Detail geht und einen guten Überblick bietet.  Für Berater und erfahrene Wikianer jedoch, die selbst bereits Wiki-Projekte durchlaufen haben und nach weitergehenden Informationen suchen, bleibt das Buch zu stark an der Oberfläche. Aber selbst für diese Gruppe bietet es den Mehrwert einer amüsant geschriebenen Zusammenfassung mit Wiedererkennungseffekt.

Martin Seibert, Sebastian Preuss und Matthias Rauer (2011): Enterprise Wikis – Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen, Gabler Verlag, Wiesbaden.